Teams de Microsoft, négligé par erreur

Les PME boudent Teams en Suisse semble-t-il? A raison?

Pascal Kotté
Mar 8 · 10 min read

En fait Teams est très mal adapté pour les “grandes organisations” et plutôt OK pour les plus petites structures. Mais cela nécessite un bon accompagnement pour celles dont les collaborateurs ne sont pas déjà des “digital addicts”!

Tendance

Comme il est inutile de refaire ce qui existe déjà voici un article de référence sur la question, mais que j’ai pris la peine de traduire en français.

Mais en résumé, même si Teams est plus simple à mettre en oeuvre et à utiliser que SharePoint, avec des fonctions intégrantes à la fois du Skype à la mode Zoom, et avec du collaboratif #Slack. Mais c’est finalement moins facile à exploiter, même si c’est censé être intégré…

Donc il vaut mieux se reposer les bonnes questions : De quoi ais-je besoin, nécessairement, accessoirement, futilement ? http://callme.kotte.net — D’où est-ce que je pars, avec quels existants, techniques et culturels: Human 1st.

Usages pour passer de SharePoint à Teams

Traduction de: Microsoft Teams and SharePoint integration: How to adopt Teams when you already use SharePoint

Par Quinn Mason, Publié le 7 novembre 2019

Nous avons parlé à Michal Pisarek , six fois MVP Microsoft SharePoint et fondateur d’Orchestry Software, de la façon de déployer des équipes lorsque vous avez des sites d’équipe SharePoint existants.

En seulement deux ans, Microsoft Teams a pris d’assaut le monde de la productivité, dépassant Slack lorsque Microsoft a estimé à 13 millions d’utilisateurs Teams par jour l’ été dernier.

Une partie de cette popularité est due au fait que Teams est bien plus qu’une simple application de chat. La véritable puissance de Teams réside dans son intégration avec le reste d’Office 365 et son émergence en tant que centre de collaboration à guichet unique.

Donc, pour tirer pleinement parti des équipes, vous devez comprendre comment elles interagissent avec l’ensemble des applications et outils de productivité cloud de Microsoft. Plus important encore? Vous devez comprendre comment il interagit avec SharePoint.

Si vous utilisez déjà SharePoint et utilisez activement des sites d’équipe existants, vous devez savoir certaines choses si vous envisagez de déployer des équipes très prochainement.

Qu’est-ce qu’un site d’équipe SharePoint?

Avant de plonger dans Microsoft Teams, nous devons mettre les choses au clair. Pour embrasser le lieu de travail moderne, vous devrez passer du SharePoint classique au SharePoint moderne . Et pour passer à la modernité, vous devrez vous mettre à plat.

En effet, Microsoft Teams ne fonctionne qu’avec des sites de niveau supérieur. Si SharePoint est déjà établi et que votre infrastructure comprend de nombreux sous-sites, ces sous-sites ne fonctionneront pas avec Teams. Il existe un moyen de restructurer logiquement, avec des sites concentrateurs, mais cela se produit du côté de SharePoint.

L’expérience moderne de SharePoint Online propose deux modèles pour créer un nouveau site. Selon la destination du site, vous pouvez choisir de créer soit:

  • Site d’équipe. Centrés sur la collaboration et soutenus par les groupes Office 365, les sites d’équipe sont généralement organisés par département ou projet et rassemblent un groupe de personnes travaillant ensemble vers un objectif final commun.
  • Site de communication. Axés sur la diffusion d’informations à un public plus large, les sites de communication peuvent être utilisés pour partager des informations avec une organisation entière.

«Un site d’équipe SharePoint Online est essentiellement un espace de travail en ligne où vous pouvez vous rendre pour collaborer au sein de votre organisation», explique Michal Pisarek à ShareGate. «Au lieu d’avoir vos documents stockés dans des partages de fichiers et des conversations par courrier électronique, SharePoint vous permet de tout consolider en un seul endroit en ligne sécurisé.

En plus de vous permettre de stocker et de collaborer sur des documents, les sites d’équipe SharePoint incluent également des fonctionnalités avancées pour gérer votre contenu, telles que vous permettre de créer et d’organiser des listes d’informations.

Microsoft Teams vs SharePoint

Donc, si le don de SharePoint réside dans la gestion de vos documents ( comme nous l’a dit Sue Hanley, MVP de Microsoft ), comment les équipes Microsoft s’intègrent-elles dans tout cela?

Les équipes c’est:

  • Un outil de chat, avant tout.
  • Un pôle de productivité , représentant une nouvelle façon de collaborer.

Les équipes ne sont pas:

  • Un endroit pour stocker des fichiers. Les fichiers que vous voyez stockés dans l’onglet Fichiers n’y sont pas stockés. Il affiche les fichiers de votre équipe qui sont stockés sur le site d’équipe de votre équipe dans SharePoint.

Pour être clair, Microsoft Teams et SharePoint sont deux plates-formes complètement différentes avec des capacités et des utilisations différentes, donc comparer les deux n’est pas vraiment précis. Il est cependant important de comprendre comment les deux s’intègrent.

Stockage de fichiers dans Teams

Lorsque les gens déploient des équipes, il y a beaucoup de confusion quant à l’endroit où ils devraient travailler sur les fichiers et où ils sont stockés car ils voient l’onglet Fichier dans les équipes.

Bon à savoir:

  • Microsoft Teams et SharePoint sont unis par un groupe Office 365
  • Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe dans Teams, vous créez également un nouveau groupe d’équipe Office 365, calendrier, planificateur et site d’équipe SharePoint
  • Pour chaque canal que vous créez dans Teams, un dossier dans une bibliothèque de documents SharePoint est automatiquement créé pour vous
  • Lorsque vous cliquez sur l’ onglet Fichiers dans un canal dans Teams, les fichiers que vous voyez sont stockés dans une bibliothèque de documents sur un site d’équipe SharePoint

Lorsque vous créez une nouvelle équipe dans Microsoft Teams, vous créez automatiquement un site d’équipe SharePoint associé (ainsi qu’un groupe Office 365, un bloc-notes OneNote et des liens avec d’autres applications cloud Office 365). Si vous ne faites pas attention, vous pourriez vous retrouver avec 2 000 sites d’équipe SharePoint dont vous n’aviez aucune idée (histoire vraie).

Je pense que la plus grande idée fausse que les gens ont est que Teams fait tout lui-même — tout le stockage de fichiers, et si vous utilisez des vidéos, il fait tout le stockage vidéo, et tout ce genre de choses. De nombreuses organisations pensent qu’elles peuvent déployer des équipes sans déployer SharePoint, et ce n’est évidemment pas le cas.

Pisarek dit qu’il a même rencontré des entreprises qui souhaitent déployer des équipes parce qu’elles détestent SharePoint. À ce stade, il doit expliquer que si vous n’avez pas activé SharePoint Online, les utilisateurs Teams ne seront pas toujours en mesure de partager des fichiers dans l’application. (Sauf si vous utilisez le chat en tête-à-tête, auquel cas vous utilisez réellement OneDrive Entreprise, vous devrez donc l’activer.)

Plus qu’une application autonome

Mais Pisarek dit que vous ne devez pas laisser les utilisateurs trop gênés par l’endroit où les choses sont stockées.

“Si une organisation déploie des équipes, j’encouragerais vos utilisateurs à utiliser des équipes comme point d’entrée principal dans le reste d’Office 365. Vous n’avez pas vraiment besoin de dire à vos utilisateurs où ces éléments sont stockés, ils s’en moquent vraiment. Je pense que tant qu’ils peuvent accéder à leurs documents — et ils peuvent le faire par le biais des équipes — alors je pense qu’ils sont vraiment heureux. “

Pour les personnes qui ne sont pas très techniques, Office 365 peut être source de confusion pour travailler avec. Dans le passé, les utilisateurs devaient naviguer entre plusieurs applications avec des capacités différentes, parfois superposées. Désormais, Teams aide à tout assembler. N’oubliez pas: c’est un outil de chat, mais il fonctionne également comme un centre de collaboration.

Selon Pisarek, la véritable puissance des équipes est qu’elle simplifie toute l’expérience pour les personnes travaillant avec Office 365.

J’aime voir les équipes comme une fenêtre sur le monde. Il vous montre tout — pas seulement SharePoint Online, mais toutes les applications Office 365 — dans une seule vitre.

Intégration de Microsoft Teams et SharePoint: meilleures pratiques

Chaque fois que vous créez une nouvelle équipe dans Microsoft Teams, vous créez automatiquement un site d’équipe SharePoint. Mais si vous utilisez déjà SharePoint, vous souhaiterez probablement intégrer les deux applications d’une manière qui s’appuie sur, et non sur des doublons, ce que vous avez déjà.

Alors, quelles sont les meilleures pratiques à suivre si vous avez déjà SharePoint et décidez de déployer des équipes?

Organisez vos fichiers dans SharePoint

Si SharePoint va stocker et gérer tous les documents de vos équipes, c’est une bonne idée de vous assurer que tout est organisé avant de faire entrer les équipes dans le mélange.

«Du point de vue de SharePoint, il s’agit simplement de s’assurer que les gens utilisent certaines des fonctionnalités les plus avancées des bibliothèques de documents. Donc, des choses comme la gestion des versions, peut-être des métadonnées sous forme de colonnes.»

Si vous ne profitez pas des capacités de gestion de contenu plus avancées de SharePoint, explique Pisarek, vous utilisez essentiellement SharePoint comme un partage de fichiers dans le cloud. Ce qui est bien, en soi. Mais alors, vous ne retirez pas tout ce que vous pourriez être des équipes.

“Vous dites essentiellement aux gens:” Arrêtez, essayez d’envoyer moins de courriels. Au lieu d’utiliser plusieurs outils différents, essayez maintenant d’utiliser cet outil appelé Teams et voyez si vous pouvez le faire fonctionner. “ Donc, avoir tout correctement organisé du côté de SharePoint aidera à déployer cette façon de travailler très nouvelle et très différente. “

Créer une équipe Microsoft à partir d’un site SharePoint existant

Si vous avez un site d’équipe existant pour un département ou un projet dédié, vous l’utilisez probablement pour stocker des documents et des communications. Mais vous vous rendez peut-être compte que vous souhaitez davantage de fonctionnalités de chat ad hoc, ce que Teams va vous permettre de faire.

“Dans ce cas, vous pouvez créer une nouvelle équipe associée à ce site d’équipe”, explique Pisarek. “Cela vous donnera la possibilité de gérer vos fichiers SharePoint via Microsoft Teams. Et la puissance de cela est que vous déplacez toutes les informations et toutes les conversations que vous avez dans Microsoft Teams et que vous les combinez avec SharePoint Online. “

La façon la plus simple de procéder? Vous pouvez créer une équipe dédiée à partir du site d’équipe SharePoint existant.

Voici comment:

  1. Accédez à la page d’accueil du site d’équipe SharePoint existant. Assurez-vous que le site est défini sur privé s’il ne l’est pas déjà (cela permet à un groupe Office 365 de lui être attribué).
  2. Vous devriez voir une icône Microsoft Teams dans le coin inférieur gauche de l’écran. Cliquez sur Créer une équipe .
  1. Une fois votre équipe créée, une invite devrait s’afficher indiquant succès! Cliquez ici pour accéder à votre équipe. En cliquant dessus, vous accédez à l’application Microsoft Teams, où vous pouvez commencer à collaborer dans votre nouvelle équipe associée.
  2. Votre site d’équipe SharePoint devrait maintenant inclure un nouveau lien Équipes dans la navigation du site à gauche.

Créer une équipe à partir d’un site d’équipe SharePoint existant signifie que vous construisez sur les ressources dans lesquelles vous avez déjà investi, sans recommencer à zéro. Cette méthode peut également aider à minimiser la création d’équipes en double et inutiles si elle est associée à un plan de gouvernance avant-gardiste. Ce qui nous amène à notre prochain point.

Planifiez à l’avance la gouvernance d’Office 365

L’étape la plus efficace que vous pouvez prendre pour vous assurer que le déploiement de vos équipes et l’intégration SharePoint sont un succès?

“En général, je pense que la meilleure pratique que vous pouvez avoir pour Teams ou SharePoint est un bon plan de gouvernance en place. Je pense que c’est la chose la plus importante”, explique Pisarek.

Je pense que la meilleure pratique unique que vous pouvez avoir pour Teams ou SharePoint est un bon plan de gouvernance.

Une stratégie de gouvernance vraiment réussie prévoit à chaque étape du déploiement de vos équipes: avant, pendant et après son déploiement.

“Avoir tout un tas de formation et d’adoption à l’avance, ainsi que des stratégies de gouvernance en cours, est super important.”

Vous pourriez envisager:

Conseillers Numériques Suisses Romands

Le réseau des experts indépendants du digital pour des…

Medium is an open platform where 170 million readers come to find insightful and dynamic thinking. Here, expert and undiscovered voices alike dive into the heart of any topic and bring new ideas to the surface. Learn more

Follow the writers, publications, and topics that matter to you, and you’ll see them on your homepage and in your inbox. Explore

If you have a story to tell, knowledge to share, or a perspective to offer — welcome home. It’s easy and free to post your thinking on any topic. Write on Medium

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store