Dossier technique eLearning.QuickLearn.ch

Digital learning, ou pas?

Entreprises, Écoles, pour digitaliser et diffuser la connaissance!

Si vous êtes juste un apprenant et non pour enseigner, c’est ici: Et on en profite pour faire un tour d’horizon des solutions et architectures du “digital learning”

• http://digital.quicklearn.ch

MOOC, eLearning et alternatives

DOSSIER TECHNIQUE — METHODOLOGIE

Cette méthode est aussi similairement réappliquée par nos conseillers numériques pour d’autres domaines, pour trouver la bonne chaussure numérique dans un collectif, le logiciel qui sera le mieux ajusté, sans y laisser des plumes…

Pour les entreprises, comme pour les écoles,

Il est difficile de rester campé sur ses habitudes et de rejeter en bloc la modernité numérique. En tout cas, c’est dangereux pour votre avenir.

Photos by Museums Victoria, Mikael Kristenson, Smartworks Coworking, Priscilla Du Preez, Austin Distel on Unsplash

Warning: Nous ne pensons pas chez les conseillers numériques pertinents, ni les experts éclairés du monde informatique, que le digital learning est une substitution aux experts enseignants. Nous estimons que c’est une opportunité pour conserver des savoirs historiques, en plus de faciliter et élargir les apprentissages vers plus de personnes à nombre d’enseignants constant, voir même grandissant. C’est même un de nos critères pour le Social Learning cf. notre groupe de réflexion QuickLearn, exemple:

Ubicast LAB Suisse romande

Cela ne veut pas dire que nous ne craignions pas, que nos sociétés hyper-spéculatives, ne vont pas le faire: Inonder le marcher avec des bonnes formations numérisées, et détruire la qualité de la formation, mettre les experts trop expérimentés au chômage, mais avec un peu de chance, au prix d’un plus grand nombre d’apprenants… Enrichir “quelques” au détriment d’un plus grand nombre, et de la qualité, cela ressemblerait bien à notre société moderne!

Pourquoi le QI régresse ?

Mais pour le moment, la question que doit se poser un RH ou un CXO, c’est, dois-je intégrer la dimension numérique dans ma stratégie de formations (qu’elles soient à usage externe pour une école, ou interne en entreprise)

Alors c’est quoi les bonnes questions à se poser, puis à poser aux fournisseurs de solutions?

Une très vague idée en quoi cela consiste exactement? Mais c’est important de passer en digitalisation, alors donc on va le faire… Directement: Appel d’offres!

• Very BAD Idea: Très mauvais plan… D’abord:

1. Au sein de sa propre organisation, identifier les personnes avec des compétences en andragogie (c’est la pédagogie pour adultes), ou en pédagogie si les apprenants ont moins de 16 ans, et en prendre plusieurs si possible: Le plus résistif au changement, et le plus dynamique et demandeur d’évolutions, en particulier (mais max 5 ou 6).
2. Trouver le médiateur interne, ou externe adapté pour gérer les situations explosives (m’appeler au besoin http://callme.kotte.net).
3. Faîtes une étude interne (1 simple questionnaire par email, m’appeler si besoin) pour identifier qui a suivi des formations en utilisant des outils numériques ou du eLearning (y compris via des activités externes ou antérieures), et demander lesquelles (son site web), durées et coûts, et quelles notes il leur donne de 1 à 3 étoiles (ergonomie, efficacité). Et poser la question fermée: “Notre organisation devrait-elle mettre en place des solutions de digital learning” (oui/non/peut-être), puis la question ouverte: “Pourquoi?”. Me transmettre le résultat, je le décortiquerai gratuitement (en échange des plateformes découvertes), sous réserve d’avoir fait moi le questionnaire (il est prêt).
4. Prendre 1 (ou 3 selon la taille de votre organisation) parmi les plus super-utilisateurs du eLearning. Puis 1 (ou 2) parmi les plus résistifs au digital, learning en particulier.
5. Y ajouter 1 à 3 cadres concernés et responsables (RH, Direction des formations, CIO, Knowledge manager, etc…) [cela lui coûtera 1 journée]
6. Important: Essayer de conserver une relative parité Masculin/féminin

• Vous avez la force de frappe nécessaire, le résultat de l’étude lancée, et le groupe de travail pour plancher dessus. Si l’étude mentionne 80% de non, lire les raisons, et se poser la question avant d’aller plus loin.

Pour les entreprises (pas pour les écoles): Si l’étude donne 80% oui, c’est cool, mais 80% de ces 80% (soit 64%+20% les “non”=84% de votre effectif total) c’est à dire les 9 dixièmes de l’entreprise n’iront pas utiliser la plateforme mise en place (non c’est une approximation empirique basée sur retour d’expériences, et ni un axiome, ni une étude). Quand 16% des employés vont spontanément sur le eLearning corporate, c’est un très beau succès, et cela peut redescendre vite. Donc on en profitera pour leur demander pourquoi ils n’y vont pas, alors qu’ils avaient dit que ce serait une bonne idée, et de donner les stats d’utilisations effectives (Le biais de culpabilisation pour faire passer de 16% à 30% d’utilisation). Ensuite, toutes les explications des processus internes doivent être digitalisés, afin “d’obliger” les salariés à utiliser la plateforme et s’y habituer. Cela entre doucement par la suite dans la culture générale de l’entreprise, et la culturation numérique des employés démarre. Après, ils seront les premiers à se moquer des autres entreprises, qui font sans! Mais si le eLearning n’est pas socialement, et sociétalement accompagné correctement, il va faire “flop”! Mais c’est une autre histoire…

Planifier une journée de travail pour ce groupe:

1. Matinée avec coach interne, ou externe, pour exposer l’état de l’art et le jargon de base dans le monde du “digital learning”: On vous le fait en 3h30, avec ce support: https://medium.com/p/a2cab1399fe0
2. Repas collectif et festif pour digérer la matinée et se questionner. Mais surtout pour établir un peu plus de complicité dans ce groupe.
3. Après-midi pour définir les opportunités et risques: Pour une mise en application en interne (à usages externes, ou pas), et de quoi? Pour faire quoi? Avec qui et pourquoi? Avec quels “bénéfices” attendus (et pas seulement financiers)? Et avec quels risques? Pourquoi il faut le faire? Quels risques si on ne le fait pas? Quels sont les savoirs à véhiculer? Qui les produits? Comment? Leurs cibles? Leurs supports? Et les autres questions que les participants voudront bien se poser, et retenues par le groupe.
4. Soirée apéro festif: Conclusion de la journée: Oui/non, et pour déployer quels types de formations en mode “digital learning” de quels modalités? A exposer aux CEO ou aux mandants!

Bon, maintenant, on peut poser les bonnes questions aux fournisseurs, puis demander à voir les “démos”… Il faudra revoir le questionnaire suivant en conséquence, qui sera aussi utilisé lors du brainstorm de l’après-midi.

A poser aux fournisseurs

Se faire aider par une association de veille collaborative comme www.CloudReady.ch pour assurer une liste de fournisseurs innovants, ou classiquement reconnus sur le marché (les fameux Gartner, top 10, 2 chances sur 3 que vous ne les utiliserez finalement pas). Parfois, la liste de prix est affichée, et parfois aucun prix n’est annoncé, mais on vous proposera le RdV pour faire la démo, de suite, avant de vous dire “combien” (donc cher! Mais négociable)…

Chez ICT-a.ch, on aime bien monter un QCM aux fournisseurs, en mode web, pour les empêcher de nous inonder avec leur beaux dépliants remplis de rêves.

1. Est-ce que la plateforme qui publie les contenus en “digital learning” peut-elle être hébergée, chez nous (On-premise)? A quel prix initial, et récurrents (pour 20 utilisateurs simultanés, 50 ,100, 200, 500: fournir les paliers si disponibles)
2. Pour une solution installée sur nos propres serveurs, ou bien via des serveurs livrés clefs en main? Avec quelles options de maintenances et de support?
3. Quels services sont-il inclus dans ce prix?
4. Quels services éventuels sont-il exclus de ce prix?
5. La solutions repose-t-elle sur un ensemble de programmes libres, disponibles sur un dépôt ouvert (Open source, Github: fournir la ou les URL)? Ou partiellement?
6. La solution (si fermée) est-elle assujetti à une garantie de libération des codes sources des programmes en cas de liquidation de la société, ou d’abandon de la solution? (Les coordonnées du Notaire, ou cabinet avocats, qui peut le confirmer)
7. Proposez-vous une solution en hébergement Cloud? A quels prix? Conditions contractuelles et délais de résiliations? (fournir URL, ou PDF)
8. Est-ce que cet hébergement permet-il une customisation et une disparition de vos propres marques et domaines, au profit des nôtres, à quels prix supplémentaires (éventuels)?
9. A l’inverse si nous hébergeons toutes ou partie des formations d’accès payantes sur votre propre place de marché (marketplace), en assurez-vous la facturation, par quelles solutions de ePaiements, et quelles parts financière conservez-vous?
10. S’il existe plusieurs modèles financiers, merci des nous les transmettre.
11. Est-ce que vous proposez des formations toutes faîtes sur les sujets génériques suivants (s’il y en a)? [à compléter]
12. Est-ce qu’une sélection de vos formations sélectionnées par nous peut s’intégrer dans notre portail destiné à nos apprenants?
13. Quels tarifs pour l’accès à vos formations (pour 20, 200, 500, personnes)
14. Quels tarifs pour une mise à disposition de NOS formations, à toutes les personnes gratuitement, mais limitées à une identification par email sur une liste de nom de domaines autorisés?
15. Si impossible, comment devrons-nous gérer la création des apprenants autorisés, sous quelles formes déclaratives, et quelle charge de travail pour le faire?
16. Quels tarifs pour mettre en ligne certains modules de NOS formations gratuitement pour tout public cette fois, mais en mentionnant nos marques, logos et URL, tout en vous laissant y adjoindre les vôtres.
17. Même question, mais sur nos propres domaines, et sans rendre visible votre propre marque?
18. Y a-t-il des limites pour ces formations publiques (durées, volumes de stockages)?
19. Y a-t-il des coûts associés aux volumes des formations stockées?
20. Est-il possible d’exporter et recopier chez nous nos formations hébergées chez vous (ou sur votre serveur chez nous)? En masse et facilement? Quels formats supportés? Et à l’import?
21. Quels accessoires et outils recommandez-vous pour les formateurs afin de digitaliser leurs formations? Quels prix (si les votre)? Pour 1 kit formateur, 10, 20, 50, 100 formateurs (si avec fourniture de studios matériels, ils seraient mutualisés, 1 à 10).
22. Quelle est la durée d’apprentissage moyen pour un formateur, non averti digital à la base, pour devenir capable de mettre en ligne sa formation?
23. Quel service d’accompagnement est-il prévu, quel prix, et pouvons-nous voir le eLarning destiné à cet apprentissage? (URL et codes d’accès si besoin)
24. Blended learning? Pédagogie inversée? Types d’exercices et Options d’enrichissement disponibles?
25. Tests et validation de connaissance avec édition de certificats de participations (PDF)?
26. Social learning? Accompagnement des apprenants, inter-actions possibles et facilités entre eux, et avec le formateur de leur classe? Directement sur le contenu pour suggestions d’enrichissement
27. Fonctionnalités LMS? (Gestion des cohortes et des formateurs).
28. Gestion financière? Quels options disponibles? Pour NOS formations éventuellement vendues et suivies par vos propres usagers (marketplace), avons-nous un relevé avec leurs identités basiques (nom, prénom, email, modules suivis)?
29. Option marketplace, si la réponse est non pour la fourniture des identités, qui assure les audits de contrôles (Organisation, et dernier rapport à fournir)? Sinon, serez-vous d’accord de recevoir nos propres auditeurs?
30. Customisation des portails d’apprentissages: Permettre de gérer des catalogues de plusieurs dizaines de formations, à travers nos propres pages web, avec filtrages facilités.
31. Suivi des apprenants: Conserver un historique des apprentissages, pour l’apprenant? Et pour ses formateurs et coach, afin de lui préparer un “fil directeur” de formations (cahier et liste de formations à suivre)
32. [autres questions? A y réfléchir ensemble, commentaires welcome]

Et on peut même faire le RFI (Request For Information) en mode électronique et en anonymisant le client, pour qu’il puisse avoir “la paix”!

Ensuite seulement vient le temps des démos

Une analyse faîte avec l’assistance de nos conseillers numériques indépendants des éditeurs/intégrateurs usuels, pour écarter les solutions “hors budget”, et conserver tous les candidats “nombreux” qui peuvent faire l’affaire. Préparation d’une grille bayésienne d’évaluation (simplifiée), exposant le coût de la solution pour le groupe avec la liste des vidéos de démos des solutions retenues (ou du RdV démo “en ligne” éventuellement souvent “imposé” par le vendeur). Simple email au groupe, avec questionnaire QCM (Questionnaire à Choix Multiples). (3-4h de travail, on a déjà les éléments de base et les outils pour)

Sur la sélection des finalistes issu du QCM/RFI

Partager la vidéo de la démonstration 😀, ou démo live par le fournisseur planifiée? (pas pratique 🤨). Permettre un vote du groupe, avec la grille d’analyse bayésienne annexée, via un simple formulaire “en ligne”.

Le résultat est communiqué au groupe, et pour les personnes ayant sélectionné fortement une autre solution que celle retenue, on lui proposera d’essayer celle(s) retenue(s) et la sienne de son propre choix, s’il le désire, en plus.

Si le résultat est serré sur 2 ou 3 solutions

Alors on ne sépare pas le groupe en 3 parties pour tester! On va leur demander de tester, les 3! C’est plus lourd, mais c’est inutile autrement. On ne peut pas départager sans toucher les 3, ou les 2 retenues.

En plus, pour jouer les utilisateurs et les formateurs, on peut le faire collectivement, c’est plus sympa. Et du coup on apprend plus vite (CoLearning)

Validation par la mise en service effective, d’un échantillon

On teste la ou les solutions, en mode simulation complète

Si la solution ressort du lot sans hésitation, elle est testée et validée, elle seule, à fond. Si elle déçoit, on va alors essayer la suivante. Sinon, c’est bon. Mais cela doit quand même passer par la séance de confirmation.

On en profite pour compléter le module d’apprentissage de digitalisation pour et par les formateurs. Le test des plateformes va se faire plutôt en mode collectif, avec distribution du travail et implication des autres pour “jouer” les formateurs et les apprenants (dans leurs rôles effectifs, mais pas seulement). Sauf si une seule personne souhaite creuser une solution, sans être suivi par une seconde, ce qui est mauvais signe. On tentera de l’en décourager, mais il doit rester libre.

Sélection confirmation

Validation d’une solution

Le groupe se retrouve pour une séance de validation collective, avec une mode de décision démocratique par consentement. Il est demandé (en amont) si les personnes qui avaient testé un autre choix que ceux retenus, souhaitent assurer une démonstration/présentation de “leurs” solutions, ou pas (on se donne l’opportunité que la personne abandonne l’idée). Il faut rallonger la durée en conséquence, au besoin.

Le cadre de bientraitance et de l’organisation de cette séance, est posé par le coach médiateur, et tout le monde est informé du mode opératoire.

Les démos éventuelles des solutions alternatives conservées sont faîtes, puis un tour de questions et de clarifications va suivre chaque démos (par tours de table, jusqu’à un tour vide de questions).

Il n’y a pas de débat, ni décision, ni j’aime ou j’aime pas!

On pose des questions, le démonstrateur répond, le collectif peut aider à compléter la réponse,

C’est tout…

Une démonstration de la, ou les versions sélectionnées, après celles alternatives, sont réalisées pour les décideurs invités à cette occasion (le moins possible), et pour rafraîchir les mémoires.

Des tours de questions/clarifications se répètent de même façon.

On vote pour la solution, par pondération ternaire: Avec un tableau des solutions présentées, et 3 lignes pour chaque: 1, 0 et -1. Les participants posent 1 gommette pour chaque solution présentée: Dans la case de leur choix. Une solution ouvrant largement au biais cognitif de conformisme mais cela peut être une stratégie volontaire. Toutefois, attention aussi aux personnes sujettes au biais de réactance.

Expliciter que le vote ‘-1’ signifie qu’il ne sera pas supporté de devoir subir cette solution. 0 veut dire: “je peux vivre avec!” (consentement). On peut mettre 3 +1, mais cela ne fera guère avancer la chose toutefois. On encourage au moins un 0.

Parfois, les gommettes portent les initiales du votant! (ou par couleurs, c’est rigolo)

On fait le total, ou pas si cela saute aux yeux, pour chaque solution: Et on espère bien ne pas avoir de vote (-1) pour la solution qui totalise la victoire. Ni on discute, ni on ergote.

On n’anticipe pas un problème, si non vital, on attend qu’il vienne!

Si c’est le cas, on demande qui avait voté “contre” cette solution. Et on lui demande expressément s’il peut nous expliquer pour quelle raison il ne voulait absolument pas cette solution. Le collectif fait un tour de table pour déterminer si cette crainte pourrait être justifiée, et peut remettre en cause son propre choix. Si c’est le cas, la ou les personnes peuvent déplacer leur gommettes (ou bien on refait un vote). Si cela ne change pas le résultat, on essaye de voir si des mesures de réductions sont possibles (mitigation), et il est demandé à la personne, si elle pourra vivre avec cette solution malgré tout. Si elle persiste, on lui demande alors si cela peut affecter son engagement auprès de la société? Si elle persiste, le manager doit trancher.

Il est normalement très peu probable d’en arriver là, avec ce processus. Sauf si la personne cherche à se faire virer, ce qui peut s’arranger facilement!

Evidemment, si c’est tout vu!

Si une seule solution a été retenue, si aucune démonstration alternative n’est demandée. Alors, le vote et ce processus deviennent totalement inutile. Ouf!

Attention, on fait quand même cette séance de présentation et validation collective (mais sans le vote). On va collecter les listes d’inquiétudes et demandes d’améliorations souhaitées au représentant de la solution, avec une demande de suivi (demander la référence du “feature request” et si accessible en ligne, ex. Github)

Dans ce dernier cas seulement, on peut inviter le vendeur de la solution à venir recevoir sa commande et de prévoir une bouteille de champagne (si la loi l’autorise, hors enceinte entreprise si besoin) et on invite le groupe à se retrouver ensemble pour la partie suivante, avec le vendeur (uniquement dans le cas il ne restait qu’une seule solution, 20–40% de chance…).

Célébration

Une fois que le choix est fait, il faut fêter cela, immédiatement, collectivement, en se réjouissant de cette évolution importante pour l’organisation, la compagnie. Apéro et dégustation fine, et si des personnes ont pris du temps pour montrer leur solution alternative préférée non retenue, les en remercier, chaleureusement (1 bouteille en cadeau? Ou autre…).

Ce ne sont pas les personnes d’accord qui font progresser nos intelligences, mais ceux qui ne sont pas d’accord! Prenez soin de vos oppositions et opposants.

Coûts effectifs du travail pour faire le bon choix

Les coûts externes, se montent à normalement 2 jours, avec un coach. Si il doit accompagner les personnes, durant les évaluations: Il faut ajouter un paquets d’heures à distance pour une assistance avec téléconférence (partage d’écran), selon le nombre de personnes. Estimation: 0 à 2h pour les plus digital agiles, 4h à 6h pour les plus rétifs ou inquiets. Soit avec un groupe de 3 à 12 personnes: Total de 2 à 5 jours, 7 max, car on collectivise les actions de support. Sauf s’il faut faire de l’accompagnement individuel (coaching), alors cela peut passer à 9 jours ou plus. Mais bon, est-ce utile?

Les coûts internes, se montent à 3 jours par personne dans le groupe: Donc de 15 à 45 jours (4000 CHF/€ à 15 KF/K€?)

• min 2 personnes formateurs (max 5–6)
• min 2 personnes apprenants (max 3–5)
• min 1 personne responsable des formations (max 3)
• Un repas de midi
• Un apéro festif fin de journée

Franchement, au vu de la perte financière lors de la mise en place de SOOC (50 à 100 KF + 10 à 50KF/an) que personne ne va utiliser, ni mettre à jour, c’est “peanuts”! Alors ne vous privez pas de passer de bons moments à partager et collaborer.