OKR’s de Design
Um passo em busca da unidade
Há pouco mais de um ano, quando comecei minha jornada na Contabilizei, não fazia ideia de como era a estrutura de design. E logo após entendê-la, vi que não era muito diferente do que a gente vê de mais comum principalmente em startups que estão começando: Número de profissionais inferior ao ideal; Atribuições não muito claras; Zero voz estratégica; Sem liderança técnica.
Mas para mim, o principal problema era a falta de alinhamento entre os próprios designers. Vou explicar o por quê:
Um grande número de startups adota o já conhecido conceito de squads, onde um time multidisciplinar se junta para trabalhar em um objetivo em comum dentro da empresa. E geralmente esses squads possuem seus próprios OKR’s, muitas vezes um tanto desafiadores, justamente para dar mais espaço para inovação diante de cenários adversos e impedir que acabe sendo feito apenas o "arroz com feijão".
Dado este fato, quem já trabalha no modelo de squads sabe que é quase inevitável a profundidade em que é preciso se dedicar dentro desse cenário, fazendo com que qualquer outro tema que não seja relacionado ao squad se torne secundário e não priorizado.
Com design não era diferente, como não existiam processos ou objetivos que norteassem o trabalho do designer para implementar dentro do squad, cada projeto era feito a seu modo, conforme a visão do designer ali inserido. E aqui eu nem estou falando de aspectos visuais, e sim da falta de uma visão holística sobre qual é a missão do design dentro da empresa.
Dito isto, comecei a pensar de que modo nós poderíamos primeiramente trilhar um objetivo em comum, independentemente da distância física ou da peculiaridade do squad de cada um, e logo me veio um exercício conduzido com maestria pela minha querida amiga Adriane Quintas no tempo em que eu fazia parte do Olist, onde fomos responsáveis por definir em conjunto os OKR’s do time de design. Então entrei em contato e ela prontamente me disponibilizou as ferramentas sugeridas para eu tentar conduzir este exercício na Contabilizei também. Sou muito grato até hoje por isso, compartilhar conhecimento pode parecer uma coisa banal e simples, mas sinto que isso tem diminuído, talvez por conta desse senso de competição que ainda existe no universo de design, infelizmente.
Hora de trabalhar
Com as ferramentas em mãos, propus para o time (8 pessoas na época) que dedicássemos uma manhã para fazer este exercício, com o seguinte intuito:
- Direcionar a equipe a objetivos em comum
- Entender o propósito do design na Contabilizei
- Mostrar que zelamos pela nossa área, independente de liderança
- Sair do exercício com ações práticas e cronogramas
Aqui vou descrever como as etapas foram conduzidas:
1- O que queremos como time
Para conseguirmos assimilar os sentimentos dos designers dentro da empresa, começamos o dia com a etapa Sabe/Sente/Sonha, na qual escrevemos em post-its e separamos em três colunas para expressar o que vemos sobre o passado, presente e futuro do design ali dentro.
2- Mapa de afinidade
Ao final da primeira atividade, nos dedicamos aos resultados da coluna Sonha, juntando os post-its que se correlacionavam em grupos e nomeando esses grupos de forma a tangibilizar valores que para nós deveriam ser defendidos.
3- Matriz IBM 1 - 3 - 9: Parte 1
A Matriz 1 - 3 - 9 consiste em uma tabela em que são definidos o Propósito, Objetivos e Atitudes. Nessa primeira parte o foco foi a categoria Objetivos, e a ideia era selecionar pelo menos 3 dos valores construídos no mapa de afinidade (por meio de votação) e nomeá-los de forma a criar os 3 objetivos que queremos alcançar como time de design.
4- Matriz IBM 1 - 3 - 9: Parte 2
Definidos os Objetivos, passamos para a fase de definir as Atitudes, que basicamente seria o que de fato a gente precisaria fazer para alcançar aquele objetivo. Então, por meio de discussão entre os participantes, definimos 3 atitudes para cada objetivo, totalizando 9 atitudes que tomamos como essenciais para que os objetivos fossem cumpridos.
5- Matriz IBM 1 - 3 - 9: Parte 3
Baseado em tudo o que construímos em relação a Objetivos e Atitudes, qual seria o Propósito do design dentro da empresa? A última etapa da Matriz consistia em sintetizar em uma frase qual seria o grande motivador para que o design exista e se sustente, tendo em vista as outras categorias já definidas.
6- Validação
Com o exercício se aproximando do final, dedicamos alguns minutos para repassar tudo o que definimos na Matriz e fazer uma validação final, caso houvesse algo questionável e fosse necessária uma alteração.
E tá pronto o sorvetinho!
Bônus - O que defendemos?
A manhã já havia acabado e precisávamos encerrar, porém existia mais uma última atividade que acabamos por não fazer, porém insiro aqui pois seria de igual importância. A atividade consiste em, baseado em nossa estrutura de OKR definida e principalmente nosso Propósito, escrever e separar post-its em colunas que representam:
- O que o time de design da Contabilizei É
- O que o time de design da Contabilizei NÃO É
- O que o time de design da Contabilizei FAZ
- O que o time de design da Contabilizei NÃO FAZ
Essa atividade é ótima tanto para conseguirmos nos mostrar diante dos outros setores da empresa e eles entenderem qual é nossa função lá dentro quanto para repassar a palavra a outros designers que eventualmente entrem no time. Como falei, não chegamos a fazer essa atividade naquela manhã, mas é essencial que façamos.
Bom, esse foi o primeiro passo para uma unificação maior entre os designers da empresa do ponto de vista estratégico. Outras iniciativas estão sendo feitas, relacionadas a processos e padronizações. Não tenho um encerramento com um resultado maravilhoso para mostrar nem sair dizendo que foi um case de sucesso, pois ainda estamos no meio do processo, o time é extremamente pequeno e trabalhar em uma startup requer bastante resiliência para saber que nem sempre aquilo que você quer vai acontecer exatamente na hora que você quer. É tudo muito mutável, dinâmico. Inclusive nesse momento estamos até revendo alguns pontos do nosso OKR que hoje sequer fazem sentido. Por exemplo, não tivemos o cuidado de verbalizar todas as Atitudes, o que seria o ideal pois é literalmente o que o time precisa FAZER para alcançar os objetivos, então acaba ficando um pouco vago.
Novamente o meu agradecimento super especial a Adriane Quintas por ter me dado esse insumo. Espero ter adaptado esse exercício pra realidade aqui da Contabilizei com pelo menos 10% do êxito em que você conduziu aí no Olist.
Da mesma forma em que eu fui ajudado, espero que esse texto ajude alguma equipe que esteja passando por um momento parecido.
Em breve, espero publicar outro texto com o Case de Sucesso. =)
