Gestão escolar eficiente: dicas para garantir resultados positivos

Se você é diretor, coordenador ou supervisor de escola, ou convive com um, sabe que a gestão escolar é uma atividade que exige muitos talentos.

É necessário saber lidar com pessoas, pensar no crescimento dos negócios, estar à frente dos concorrentes, ter alunos e professores satisfeitos e gerar resultados positivos no fim do mês.

Fazer tudo isso e ainda dar andamento às demandas que surgem ao longo do dia é um verdadeiro desafio.

Um gestor escolar faz malabarismo com as 8 horas diárias de trabalho e, geralmente, leva trabalho para casa ou prolonga a permanência na escola para dar conta de todas as atividades.

Nesse jogo de cintura diário, algumas ações que são fundamentais para o sucesso da instituição de ensino e para uma boa gestão escolar podem ficar um pouco esquecidas e com menos tempo de dedicação do que seria necessário ou desejado pelos gestores.

A pesquisa Gestão Educacional, realizada pela AOG Consultoria Educacional, mostra que apenas 11% do tempo dos gestores escolares é dedicado ao planejamento de médio e longo prazo.

A maior parte do tempo é dedicada a tarefas operacionais (39%), seguida por apagar incêndios (34%) e orientar a equipe escolar (16%). A pesquisa foi realizada em 2016 e ouviu cerca de 1.600 pessoas, entre diretores, coordenadores e supervisores de instituições de ensino.

Diante disso, como ter uma gestão escolar eficiente?

O caráter multitarefa de um gestor escolar não deve ser encarado com naturalidade. Afinal de contas, estar sobrecarregado no ambiente de trabalho não é bom pra ninguém e esse não é um indicador de sucesso, mas de desequilíbrio na priorização e realização de tarefas.

O gestor escolar deve ter uma rotina de trabalho equilibrada para que consiga resultados bons e consistentes. Para isso, a gestão escolar deve passar por um processo interno de profissionalização para que seja eficiente e garanta resultados positivos ao longo do tempo.

O grande desafio para uma gestão escolar eficiente é ter processos bem definidos e que sejam seguidos por todas as pessoas envolvidas na escola, inclusive os próprios gestores. Esse é o grande diferencial de gestores escolares que obtém sucesso. Nesse post falaremos sobre:

• Sucesso na gestão escolar;
• Implantação de processos na instituição de ensino.

Afinal de contas, o que é o sucesso na gestão escolar?

O sucesso é algo relativo para as escolas. Uma instituição pode definir que seu sucesso será aumentar em 10% o número de matrículas no próximo semestre. Mas para outra escola, o sucesso pode ser diminuir a inadimplência em 15% até o fim do ano letivo.

Mas uma coisa é fundamental, ter um indicador de sucesso bem definido e claro. Assim, será possível executar seu trabalho com objetividade e sabendo onde e como se quer chegar com uma gestão escolar eficiente.

Se você não sabe ou ainda não tem seus indicadores de sucesso definidos, daremos alguns exemplos de como todo o trabalho e esforço dedicados pela equipe de gestão escolar podem ser medidos.

Analise o tempo dedicado pela equipe para cada atividade diária

É possível anotar em uma planilha por um período pré-determinado todas as atividades que são realizadas durante o dia e o tempo exigido para a realização de cada uma delas.

Verifique se o tempo pode ser otimizado

Passado o período para anotação na planilha, que pode ser de uma ou duas semanas, verifique o que toma mais tempo da sua equipe e se essas atividades podem ser otimizadas de alguma maneira:

• É possível adiar sua realização para priorizar outras demandas?
• Com a ajuda de um profissional de outra área ela poderia ser realizada em menos tempo?
• Existe uma maneira mais fácil de realizar essa atividade?
• Existe um processo definido para que essa atividade seja realizada?

Faça uma comparação com anos anteriores

Para começar um trabalho de gestão escolar eficiente é necessário fazer uma comparação de dados do ano atual com períodos anteriores.

Alguns números que podem ser verificados são: quantidade de matrículas e rematrículas, taxa de inadimplência e dados sobre a satisfação dos alunos.

Se durante a análise você verificar que a taxa de matrícula está caindo nos últimos três anos ou semestres, é necessário focar no trabalho de captação de alunos para reverter a situação. Esse já pode ser um indicador de sucesso para sua escola.

Mas, se você identificar que a inadimplência da escola está aumentando, pode direcionar suas forças para que esse número diminua. Neste caso, esse será seu indicador de sucesso e o resultado que deve ser acompanhado com mais cuidado.

Esse tipo de ação pode ser encarado como uma burocratização do trabalho da gestão escolar, mas, na verdade, é uma forma de identificar onde a escola está falhando e como ela deve reagir para melhorar os resultados.

Implantando processos para uma gestão escolar eficiente

Depois de verificar o esforço gasto para a realização das atividades, possibilidades de otimização do tempo e quais indicadores serão usados para medir o sucesso do trabalho da equipe de gestão escolar, é necessário criar e implantar processos para cada tarefa.

Durante a análise dos dados você descobrirá se existem ou não processos definidos na sua escola. Pode ser que os processos já existam mas, talvez, eles não sejam seguidos.

Neste caso, faça com que as pessoas cumpram cada uma das etapas do processo já desenhado. Se alguma falha for identificada, faça ajustes, mas não deixe de exigir seu cumprimento.

Se ainda não houver processos para todas as atividades ou para nenhuma delas, faça uma reunião com a equipe de gestão escolar e comecem a definir um passo a passo para a realização de cada tarefa diária.

A pesquisa da AOG Consultoria Educacional também mostra que muitos processos de grande relevância para a instituição de ensino são deixados de lado devido ao grande volume de trabalho de todos os dias.

Para 98% dos entrevistados a cobrança de inadimplentes é muito importante. Mas apenas 64% admite ter um processo implantado para que essa cobrança seja realizada.

Outro exemplo está relacionado a taxas de matrícula e rematrícula. Cerca de 92% dos entrevistados responderam que esse é um dado muito importante e somente 42% têm um acompanhamento desses números.

Fica claro que as instituições de ensino percebem a importância desses processos, mas falham na implantação e acompanhamento dos resultados. Esse pode ser o diferencial para que uma escola conquiste suas metas de matrícula e rematrícula todos os anos.

Faça o acompanhamento de todos os indicadores que foram escolhidos para medir o sucesso do trabalho da sua equipe de gestão escolar e tenha sucesso nos seus negócios.

Conte sempre com um parceiro que ajude na obtenção de resultados melhores e que possa contribuir com a realização de algumas atividades que tomem muito tempo.