„Zähme das Biest“ oder: Wie Projektmanagement das Agentur-Leben leichter macht
Spitze, ein neuer Kunde! Tausend Ideen, Kampagnen, Kooperationen, Foto- und Videoshoots und am besten SOFORT. Aber halt: Ohne Plan? Wer möchte? Niemand? Okay, dann ich. Ein Lobgesang auf das Projektmanagement.
Wer schon einmal in einem kleinen Team gearbeitet hat (vor allem in der Kreativ-Branche), kennt das Problem. Alle sprudeln über vor Ideen. Aber wenn es darum geht, diese Ideen zu ordnen, dann wird es ganz schnell leise am Tisch.
Seit ich mein Studium „Content Strategie“ begonnen habe, bin ich diejenige, die erstmal den Laptop aufklappt und ein Excel-Sheet anlegt. Titel: „Projektplan xy“. Ich bin zur Mini-Projektmanagerin geworden (einer von vielen Hüten, die man in kleinen Teams aufhat). Und ich kann sagen: Es macht wirklich Spaß. Du hast zwar am Ende des Tages nicht 10 Facebook-Posts ausgespuckt, aber du hast den Überblick. Und einen Plan. Du weißt, was gerade läuft, wann die nächsten großen Dinge anstehen, wie wir zeit-, budget- und leistungstechnisch dastehen. Und das ist ein gutes Gefühl. Hier mein kleiner Lobgesang aufs Projektmanagement.
In unserer Präsenzwoche zum Studium hatten wir eine Vorlesung zu Projektmanagement von Stefan Pollach. Er hat es uns von der Pieke auf beigebracht — in nur einem Tag. Am besten lässt es sich für mich mit diesem Dreieck erklären:
Ziele, Leistungen, Ressourcen und ein bisschen Feingefühl
Am Anfang stehen, ganz klar, die Ziele. Über die muss ich mir klar werden und sie genau definieren, damit ich später auch prüfen kann, ob ich sie erreicht habe.
Dazu gibt es 3 Stellschrauben. An denen kann ich drehen, um das Projekt am Laufen zu halten. Sind etwa die Termine fix, kann ich nur an den Ressourcen und den Leistungen schrauben, um meine Ziele zu erreichen. Habe ich begrenzte Ressourcen (Budget und Mitarbeiter), muss ich mir hinsichtlich Terminen und Leistungen etwas einfallen lassen. Sind meine Leistungen (eine Website relaunchen, eine Social-Media-Kampagne starten) klar, kann ich Ressourcen und Termine anpassen.
Hinzu kommen externe Faktoren wie Verträge, die Organisation (wer entscheidet mit?) und die Stakeholder (wer ist vom Projekt betroffen?), die den Erfolg des Projektes beeinflussen können. Gibt es jemanden, der zu jedem Schritt eine Mail möchte? Muss eine bestimmte Person auf JEDES Foto mit drauf?
Tja, und das wars dann eigentlich schon. Klingt zu einfach? Natürlich ists damit nicht getan. Denn der schönste Plan geht nur auf, wenn ich ihn auch während des Projektes nicht aus den Augen verliere.
Wie manage ich kleine Projekte?
Eine kleine Übersicht und ein How-To:
- Möglichst konkrete Ziele definieren
- Kennzahlen festlegen, mit denen ich überprüfen kann, ob ich das Ziel erreicht habe
- Sehr wichtig: Nicht-Ziele benennen, diese geben dem Projekt Grenzen (bei einem Website-Relaunch wäre so ein Nicht-Ziel die Social-Media-Interaktionen zu steigern)
- Risiken definieren (und überlegen, wie wahrscheinlich bzw. wie bedrohlich sie sind)
- Gesamtzeitraum und Umsetzungs-Zeitraum festlegen
- Meilensteine überlegen
- Von den Meilensteinen konkrete Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum ableiten
- Stunden festlegen
- Budget festlegen
So weit, so gut. Am Ende muss sich jeder selbst die Rosinen aus dem Projektmanagement-Kuchen picken und entscheiden, wie tiefgreifend man plant. Es grundsätzlich anzugreifen hat sich aber für mich definitiv gelohnt.
