Nosso Onboarding 2.0

Vamos compartilhar neste artigo sobre alguns marcos do nosso projeto de Onboarding 2.0, conduzido por mim e pela Luiza Boldo com apoio do time de Gente & Gestão.

A ideia de rever o processo de onboarding partiu de algumas dores e melhorias que identificamos, foram elas:

• (1) ganhar escala sem sobrecarregar lideranças e times com muitas reuniões de onboarding;
• (2) tornar nosso onboarding mais assíncrono para que as novas pessoas tivessem mais autonomia na absorção dos conteúdos (reforçando conceitos de trabalho remoto;
• (3) aproximar pessoas, afinal de contas, esse último era um dos pontos altos do nosso onboarding, a interação humana.

Principais pontos de mudança e preparação

O processo de construção do projeto, além de passarmos por reflexões importantes por meio de brainstorm e coleta de feedbacks das pessoas envolvidas, foi de muita mão na massa, feito em conjunto.

O primeiro ponto foi entender o objetivo do onboarding. Em seguida passamos para o mapeamento do que era bom e o que precisaríamos melhorar para, enfim, chegarmos no objetivo da nossa reestruturação: ganhar eficiência e escalabilidade no processo de onboarding.

Através desses pontos levantados, surgiram as ideias de como seria o processo na prática, diminuindo a quantidade de reuniões e focando em apresentações assíncronas — vídeos e trilhas de conteúdos gamificadas (facilitando o aumento da quantidade de entradas), programa de Buddy e momentos específicos voltados ao acolhimento das novas pessoas colaboradoras, mantendo assim a força que temos internamente na Convenia, que é o foco em pessoas.

Pré-onboarding

A chegada de uma nova pessoa na empresa é cheia de expectativas, é por isso que preparar com qualidade esse momento anterior é o que vai garantir o sucesso do onboarding.

Para nós, manter a proximidade é um ponto-chave. Assim, mudamos a apresentação da proposta que antes era feita via e-mail, e passamos a agendar uma reunião com a pessoa para apresentação da proposta, ajudando ela a sanar todas as dúvidas possíveis, para que tome a melhor decisão.

Parte da apresentação da proposta

Queremos introduzi-la à cultura de remote first (foco no trabalho remoto), uma vez que por meio do nosso produto Convenia a admissão é 100% digital pela plataforma.

Outro processo muito importante foi a definição de um ponto focal para o pré-onboarding, sendo um documento com instruções iniciais e diretrizes para os próximos passos da admissão, diminuindo possíveis dúvidas e expectativas geradas pela demora na informação.

E para encerrar a etapa do pré-onboarding com chave-de-ouro (ou pizza), enviamos um voucher para que ela peça sua comida favorita, porque sabemos que o final de semana anterior ao início de uma nova jornada de trabalho é cheia de emoções e queremos que as pessoas aproveitem esse momento da melhor maneira.

Primeiro dia

Metaverso

Damos início ao nosso primeiro dia. Sabe aquele ditado ‘a primeira impressão é a que fica?’, pois não é diferente para o primeiro dia de uma nova pessoa na empresa. Pelo menos eu, lembro de todos os meus primeiros dias nos lugares em que passei.

Para nós aqui de Gente & Gestão, queremos que esse dia seja marcante, e não tem marca melhor do que garantir que os valores da nossa cultura estejam presentes ali.

Quando a Convenia assumiu seu compromisso com o regime de trabalho remoto, foi um processo de transformação para todes. O novo desafio que nos propomos com o Onboarding 2.0 no primeiro dia era de garantir uma ótima experiência imersiva em um ambiente digital. Para isso utilizamos o Gather, uma ferramenta em que podemos construir um espaço virtual onde as pessoas podem interagir entre si.

Então, proporcionamos uma manhã inteira com o time de Gente & Gestão em nosso escritório do metaverso.

Essa é a hora em que as pessoas se conhecem e ali fazem suas primeiras conexões, tanto com as pessoas novas quanto com a Convenia.

Por ali, passeamos por alguns ambientes que são representativos para nós:

• um autódromo que apresenta cada etapa da trilha de Onboarding até o final dos 3 meses de experiência;
• um espaço com jogo de xadrez para falarmos sobre nossas conquistas, histórias, quem são os sócios e a estratégia;
• depois, paramos numa cafeteria para tomarmos juntes um café da manhã;
• damos continuidade indo para um espaço com as estações de trabalho para mostrarmos o nosso setup (ferramentas de trabalho);
• e, por último, vamos até a sala em que apresentamos o nosso manifesto da cultura, finalizando a manhã com uma experiência gamificada.

Todos esses momentos são carregados por alguma simbologia que representa a Convenia.

Espaço da Convenia no Metaverso

Reunião de 1:1

Agendamos uma hora para a reunião de 1:1 (one to one) entre a nova pessoa Convenia e sua liderança logo no primeiro dia. Consideramos muito importante pois é um momento de primeira conexão e alinhamento de expectativas de ambas as partes.

Buddy e reunião com buddy

Outra novidade no Onboarding 2.0 foi a inclusão do Buddy — que é o “melhor amigo” da nova pessoa colaboradora. Será aquela pessoa suporte que vai ajudar nas várias dúvidas que podem surgir nesse momento inicial.

Logo no primeiro dia, a pessoa terá um momento com seu buddy (que foi indicado pela liderança) para que possam se conhecer e estabelecer uma relação de confiança e proximidade a partir de então.

Próximos passos do Onboarding

Logo no início do segundo dia de Onboarding, a nova pessoa participa de uma reunião síncrona com o time de Gente & Gestão onde apresentamos as ferramentas e rituais que temos aqui na Convenia. Apresentamos e deixamos disponível a Trilha de Onboarding que contém todas as etapas que a pessoa passará durante os três primeiros meses.

Nossa Trilha do Onboarding é dividida nos seguintes tópicos:

1. Apresentação das áreas: neste tópico deixamos disponíveis os vídeos de apresentação de cada uma das áreas da Convenia. Nestes vídeos, as lideranças apresentam as principais informações e trazem um pouco do contexto e desafios. Nossa preocupação é em trazer informações atemporais para que os vídeos não precisem ser atualizados a todo momento, por exemplo, não incluímos informações sobre os cargos das pessoas nos times.
2. Próximas etapas do Onboarding: aqui incluímos todas as reuniões síncronas que a pessoa vai participar. Assim, acompanhamos o andamento da trilha na medida que estas aconteçam.
3. Materiais de consumo: nessa etapa da trilha, deixamos disponível conteúdos relacionados ao nosso negócio, como artigos, vídeos e estudos de caso. São informações essenciais para sua jornada na Convenia.
4. Desenvolvimento pessoal: nessa trilha, disponibilizamos conteúdos incríveis para o autodesenvolvimento das novas pessoas colaboradoras. Dentre os temas falamos um pouco sobre Carreira, Síndrome do Impostor, Propósito, entre outros.

Além desses tópicos, alinhamos com as lideranças materiais utilizados para o Onboarding específico das áreas para inclusão na Trilha de Onboarding. Nesse direcionamento, garantimos informações importantes para o início de uma nova jornada.

Em todo o projeto de Onboarding 2.0, nossa ideia foi criar um ambiente acolhedor e fazer com que as pessoas tenham autonomia para começarem a dar seus primeiros passos.

O que achou? Você vive algum processo diferente ou ainda melhor?

Nos conte nos comentários!
Abraços, e até a próxima 🙂