По горячим следам: какие сложности возникли при переходе на удалёнку и как их решали
ConvergentHR — единое решение для автоматизации HR-задач
Самоизоляция свалилась на всех нас как снег на голову — многие были не готовы к таким резким изменениям и переходу на удалёнку. Основные сложности легли на плечи HR-отделов и руководителей: оборудование, документооборот, поддержка рабочих процессов.
Организационные моменты и переходный период позади (почти у всех), но это не значит, что можно расслабиться. Управление персоналом на удалёнке может быть сложнее, чем очное. Мы спросили наших коллег из HR, какие трудности у них возникают в связи с новыми условиями и как они с ними справляются.
Сохранить настрой и поддержать
Переход на удалёнку — большой стресс для сотрудников. Особенно для тех, кто никогда не работал из дома. Они как будто снова пришли в компанию, только вместо коллег — не соблюдающие их личные границы домашние, вместо офисного кресла — кровать, а вместо перерыва на кофе — стирка или уроки с детьми. Как поддержать сотрудников?
Соберите обратную связь
Проведите опрос: с чем возникают сложности, как коллеги адаптируются, что им помогает. Особенно ценен опыт тех, кто уже имел опыт работы на удалёнке: иногда они замечают неочевидные вещи, которые будут полезны всем.
Предоставьте гайды и FAQ
Соберите большую и полную библиотеку информации о том, как работать на удалёнке: технические, организационные и административные вопросы. Чтобы облегчить доступ к информации, можно использовать чат-бота: сотрудник сможет найти всё, что ему нужно, общаясь с виртуальным FAQ-менеджером, а не исследуя безжизненный сборник статей. О том, как нам помогает чат-бот, можно почитать здесь.
Оформите рассылку
Сделайте «заботливый» дайджест и регулярно его обновляйте: советы, подборки и статьи из интернета, приложения, которые помогут распределить время и минимизировать стресс. Создайте отдельный канал в мессенджере, чтобы все обменивались находками, или организуйте общую рассылку через чат-бота.
В первые дни карантина мы опубликовали гайд для сотрудников, он короткий, ёмкий и раскрывает лайфхаки, которые уже давно были придуманы до нас айтишниками. Тут можно найти информацию о том, как общаться с коллегами онлайн, как правильно делать перерывы, как выбрать рабочее место дома и так далее.
Полина Русакова, HRD в Best Doctor
На ежедневной основе отдел внутренних коммуникаций рассылает новости, предупредительные меры, начиная, от того, как продуктивно организовать свой рабочий день, заканчивая образовательными ресурсами.
Анна Быстрякова, Process Optimisation Manager in HR в Mars
Сплотить команду и поднять боевой дух
Даже если до удалёнки вы были самой дружной командой, на самоизоляции всё может измениться не в лучшую сторону. Личного общения становится меньше, в том числе и неформального, и сотрудники теряют ощущение сопричастности.
Проведите онлайн-тимбилдинг
Как и в офлайн, сплотить команду поможет тимбилдинг — только проведённый через Zoom или мессенджер. Играйте вместе в онлайн-игры, смотрите вместе кино и осваивайте новые навыки, от профессиональных до обыденных, например, скетчинг или каллиграфию.
Общайтесь лично
Поддерживайте неформальное общение в мессенджерах: создайте специальные каналы для обсуждения новостей, книг или увлечений. Видеоконференции можно использовать для забавной игры: чат-бот каждому выберет человека из команды, с которым нужно созвониться и поговорить на отвлечённые темы.
Адаптируйте мотивационную программу
Если вы уже запустили мотивационную программу, используйте эту платформу для поднятия боевого духа: введите новые цели и задачи, чтобы пробудить в сотрудниках активность. Геймифицированные платформы помогают улучшить показатели, поэтому стоит задуматься о таком стратегическом шаге.
Используйте фирменный стиль
Фирменные цвета и элементы позволяют чувствовать себя частью команды, так что старайтесь использовать их чаще, и на удалёнке, и когда выйдете в офис. Позаботьтесь о сотрудниках на расстоянии, например, подготовьте набор специальных фонов для Zoom в брендированном стиле.
Работа позитивно сказывается на психологическом состоянии в условиях самоизоляции — не даёт раскисать мозгам и унывать. Дома можно ещё зарядку делать регулярно в перерывах между делами.
Илья Чепрасов, HRD в Манго Страхование
Мы проводим киновечера — выбираем фильм и смотрим его все вместе, комментируя происходящие в канале Slack.
Кристал Бойсен, Head of people в Canva
Как помочь новым сотрудникам?
В рекрутинге сейчас две противоположные тенденции: онлайн-магазины и сервисы доставки массово ищут сотрудников, а бизнес в сфере услуг вынужден сокращать штат. Ситуация в мире не повод приостанавливать процесс поиска и найма новых работников — просто делать это нужно особенно аккуратно и вдумчиво.
Оформите в штат
С этим могут возникнуть сложности, если у нового сотрудника нет электронной цифровой подписи. Можно оформить все документы и отправить их с курьером на дом для подписания или подождать окончания карантина. Заранее уточните, есть ли у будущего сотрудника собственный ноутбук, который позволит работать удалённо.
Проведите онбординг
Процесс адаптации будет отличаться — новичку нужно будет уделить больше внимания. Продумайте весь первый день сотрудника: какие документы ему необходимо изучить, с какими проектами познакомиться. Здесь очень поможет внутренняя обучающая система с общими тренингами для всех и узконаправленными для конкретной должности.
Познакомьте с командой
В современных реалиях сложно представить человека всему коллективу очно, поэтому используйте онлайн-коммуникацию. Лучше, если новичок познакомится со своей командой и руководителем по видеосвязи. Для остальных сотрудников сделайте рассылку о новом коллеге на почту или в мессенджере.
Будьте на связи
В первые дни у новичка может возникнуть ощущение покинутости и отстранённости: он приходит в уже слаженную команду, где есть своя атмосфера, и вписаться в неё очень сложно. Проявите внимание: спрашивайте, как у него дела, какие проблемы возникают, но не увлекайтесь микроменеджментом — дайте сотруднику немного самостоятельности.
Наша основная задача — помочь людям адаптироваться к новой реальности.
Полина Русакова, HRD в Best Doctor
На первых этапах я постоянно общаюсь с новыми сотрудниками, спрашиваю, как у них дела. Это занимает больше времени, чем если бы мы работали в офисе. Новичкам сложно, они знакомы только со своей командой, а каждый раз, когда возникают проблемы, им приходится звонить или писать, на что, конечно, тоже тратится много времени.
Светлана Позднякова, HR в Convergent
Как увольнять на удалёнке?
К сожалению, самоизоляция создаёт кризисную ситуацию, поэтому сокращения могут затронуть любого. Даже такое положение дел не повод терять человечность и поворачиваться к сотрудникам спиной.
Проявите заботу
Увольнение в разгар кризиса не самая приятная новость, поэтому подать её стоит аккуратно и обоснованно. Если ваша компания столкнулась с массовыми сокращениями, не поленитесь оповестить об этом каждого сотрудника лично, не допускайте уже совершенных ошибок .
Предложите помощь
Для многих сотрудников период самоизоляции — большой стресс: им приходится работать в новых непривычных условиях и справляться с трудностями помимо работы. Увольнение может стать для них шоком, поэтому дайте им время это осознать и предложите возможную психологическую поддержку.
Поддержите и приободрите
Расскажите сотруднику о следующих шагах: иногда есть возможность устроить работников в партнёрские компании, предоставить дополнительные выплаты или помочь с государственной поддержкой. Но не обещайте того, что не можете точно исполнить, особенно скорого возвращения сотрудника на прежнее место.
Продумайте детали
Если ваш сотрудник перешёл на удалёнку недавно, скорее всего, у него могли остаться какие-то вещи в офисе. Расскажите, как и когда он или она могут их забрать, а также как поступить с корпоративным ноутбуком или другим оборудованием: возможно, снова придётся обратиться к помощи курьеров.
Нынешняя ситуация для многих из нас стала шоком, при этом она заметно ускорила и без того неизбежную диджитал-трансформацию. Всё это не повод отказываться от продуманной HR-политики. Даже наоборот, «друг познаётся в беде», так что станьте для своих сотрудников настоящим другом.
