Круче электронных дневников: 5 стадий цифровизации оценки персонала
C-bot.HR — единое решение для автоматизации HR-задач
Основа любого процесса обучения — это оценка. Нас оценивают в школе, оценивают в университете, оценивают даже в спортзале. В результате мы развиваемся: учимся читать, защищать курсовые и выдерживать пять подходов по пятнадцать на пресс.
Оценка персонала позволяет усиливать команду по тому же принципу. По результатам оценки HR-отдел либо выстраивает процесс обучения сотрудника, либо предлагает ему повышение.
Своевременная оценка и обратная связь являются важным мотивирующим фактором для сотрудников. Так они понимают свои цели и прогресс по ним.
Каким бывает процесс оценки
Оценка может проходить в разных форматах: всё зависит от специфики конкретной компании. Каким-то коллективам больше подходят тестирования, каким-то — живые бизнес-игры. На графике ниже — некоторые популярные методы оценки персонала.
Каждый из этих методов может быть реализован в компаниях по-разному: на бумаге или в цифровом формате. Перевод процесса оценки в digital поможет решить несколько проблем.
Как понять, что процесс оценки требует цифровизации?
Посмотрите на список проблем ниже. Если хотя бы в одной из них вы узнаёте свою ситуацию, пора задуматься о переводе процесса оценки в цифровой формат.
- В каждом подразделении или вообще у каждого наставника свой подход к оценке подопечных.
- Невозможно найти историю оценки по сотруднику.
- Некоторым сотрудникам уже два года не проводилась оценка.
- Сложно разобраться, с кем уже были проведены встречи по итогам оценки, а с кем нет.
- HR и руководство не видят всей картины по проведенным оценкам.
- Сотрудники не понимают, как их будут оценивать, и не могут отследить свой прогресс.
Digital-трансформация процесса оценки происходит постепенно. В зависимости от масштаба и задач компании цифровая оценка персонала может проходить в разных форматах.
5 этапов digital-трансформации оценки персонала
Этап 1. Преимущественно бумажный процесс
HR проводит оценку сотрудников на бумаге. Максимальное присутствие цифры — опросы по электронной почте и последующая архивация результатов. Все процессы проходят вручную и точечно, они не структурированы. Даже представить страшно, сколько рабочего времени HR тратит на обработку бумажных анкет и тестов от сотрудников.
А всё потому, что компания совсем недавно внедрила оценку персонала и еще не перешла на электронные носители. Или же процесс оценки был внедрен ещё в те незапамятные времена, когда аналогов процедурам “на бумаге” не существовало.
Стоит ли говорить, что от бумажной оценки необходимо отказываться в пользу электронных процессов?
Этап 2. Таблицы как универсальный инструмент
Когда-то бог цифрового мира услышал молитвы HR-специалистов, погибающих в обработке анкет сотрудников, и создал Excel. Затем он услышал мольбы уже всего HR-отдела, одновременно работающего с одной и той же таблицей, и создал “облачные” таблицы.
Универсальный инструмент, способный закрыть практически любую задачу: всё зависит от навыков конкретного специалиста. И оценку тоже можно вести в таблицах, причём в рамках любого метода.
Казалось бы, что ещё нужно?
Таблицы хороши ровно до того момента, когда объемы становятся слишком большими. Если количество сотрудников превышает даже 100 человек, возиться с таблицами становится трудозатратно. Под каждого сотрудника нужна своя копия таблицы, все они должны храниться в одном месте. Сложно отслеживать и регулировать права на редактирование оценки между участниками. А если использовать скрипты для обновления таблиц, то всё может тормозить и неверно работать.
Так что решение в таблицах — неплохой способ внедрения оценки на первых порах, но для масштабирования процесса нужно более мощное решение.
Этап 3. Частичная автоматизация оценки
Когда хаос с таблицами достигает кульминации, самое время сделать первый шаг к автоматизации процесса оценки. Система проведения оценки персонала в базовой комплектации — это история ведения оценок с прикрепленными документами.
Теперь у всех наставников в такой системе есть возможность вести план оценки по своим подопечным, а затем подгружать туда результаты. Конечно, всех проблем такая система не решает, но она уже делает процесс прозрачным.
Руководители и HR видят, для кого была проведена оценка, наставники не забывают оценивать подопечных и всегда могут быстро найти прошлые результаты.
Подобная система может стать первым шагом к построению комплексного решения.
Этап 4. Полная автоматизация оценки
Если метод оценки не предполагает большого количества живого общения, его легко полностью автоматизировать. Что это даст?
Процессы оценки персонала связаны, упрощены и стандартизированы. Ручное вмешательство стремится к нулю: сотрудникам достаточно заполнить форму оценки или самооценки, а наставники, руководители и HR получают готовые данные, которые остается только проанализировать. Всё, что для этого нужно — предварительно настроить систему под используемый в компании метод оценки.
Этап 5. Цифровизация всего карьерного пути сотрудника
Автоматизация оценки, как мы уже выяснили, дело благое. Автоматизированный процесс оценки сотрудников становится естественным, не требующим большой концентрации внимания ни от оцениваемого персонала, ни от руководства.
А если применить автоматизацию и к другим HR-процессам? Например:
- Автоматизация онбординга: единая библиотека полезных материалов для новичка, обучающий курс и сбор обратной связи;
- Обучение через онлайн-курсы и тесты;
- Сбор обратной связи;
- Управление кадровым резервом;
- Мотивационные программы и работа с вовлеченностью сотрудников.
В качестве digital-решения могут выступать веб-платформа, мобильное приложение или чат-бот в вашем корпоративном мессенджере. О том, как C-bot решает перечисленные задачи, можно почитать здесь. Выбор инструмента зависит от того, с каких устройств и через какие каналы вашим сотрудникам удобнее заходить в систему.
Опытный HR-специалист может найти решение для цифровизации процессов в своей компании и самостоятельно. Достаточно погрузиться в темы, изучить опыт коллег и представить идеи для внедрения начальству. Какие-то механики можно внедрить в работу компании даже своими силами: например, геймификацию.
Но, как показывает практика, если HR-отдел будет самостоятельно искать и тестировать решения по цифровизации процессов, это приведёт к перерасходу ресурсов компании. Без практического опыта в HR-трансформации такие решения могут оказаться убыточными для компании, и до достижения ощутимого эффекта пройдёт слишком много времени.
Поэтому даже поиск решений по HR-трансформации лучше делегировать. Какой уровень трансформации вы выберете, зависит от количества сотрудников в компании, зрелости общего подхода к HR и имеющегося бюджета. Convergent HR предлагает решения по digital-трансформации разных HR-процессов: подробнее о том, как мы это делаем, можно узнать здесь.
Originally published at https://www.sostav.ru on October 11, 2019.
