Бережливый запуск HR-проектов: как не потратить сразу кучу денег
C-bot.HR — единое решение для автоматизации HR задач
Применяем lean-подход к HR на примере процесса адаптации
Digital-трансформация предполагает нечто глобальное и коренным образом меняющее привычный уклад вещей. Звучит пугающе, да? Выстраивать системы и процессы годами, чтобы сейчас всё сломать, вложить разом миллионы, которые трудно согласовать с руководством, и ждать, когда новая система начнет работать…
Хорошо, что есть другой подход: не ломать то, что уже работает, а постепенно запускать небольшие решения. Это эффективно и экономно, и в итоге приведёт к тем же результатам, что и масштабная digital-трансформация. Сейчас разберём подход lean HR на примере процесса адаптации новых сотрудников.
Lean и agile подходы — это что?
Когда нужно запустить проект постепенно, на помощь приходят концепции lean и agile.
Метод lean startup («бережливый стартап») — это концепция поэтапного запуска на рынке новых продуктов или услуг. Agile — это не столько конкретный метод, сколько философия, согласно которой люди и общение важнее процессов и инструментов, а сотрудничество с клиентом важнее хорошо составленного контракта.
Выпуская новые услуги или продукты на рынок не все сразу, а по одному, начиная с минимального жизнеспособного продукта, компания может обойтись без большого финансирования на старте проекта и, соответственно, без больших рисков. Аналитика на каждом этапе запуска проекта позволяет устранять ошибки сразу, а не когда весь проектный бюджет уже израсходован на единовременный запуск.
Как это применить в HR?
Самые важные принципы из lean и agile подходов эффективны и при запуске HR-проектов.
Быстрое тестирование результата (то есть, создание MVP или минимального жизнеспособного продукта) — принцип lean-концепции. Добавляем к этому постепенную доработку решений из agile и получаем:
- Экономию времени и денег
- Быстрое понимание, правильным ли было решение и стоит ли его дорабатывать
- Живой фидбек сотрудников
- Легкое и естественное внедрение нового в коллектив — а значит, и спасённые нервы HR-отдела
Сейчас мы сравним традиционный подход к запуску HR-проектов с бережливым подходом, основанным на объединении концепций lean и agile на примере процесса адаптации.
Традиционный подход
Что нужно сделать, чтобы запустить масштабный HR-проект привычным способом — сразу?
- Запланировать создание полной автоматизированной системы адаптации с базой знаний, пошаговым изучением и тестами
- Собрать требования со всех подразделений
- Составить детальнейшее ТЗ на систему, учесть все нюансы и пожелания и начать разработку системы
- Начать собирать материалы для адаптации сотрудников всех подразделений
- Пройти через сложный процесс изменений и пережить поток негативных фидбеков от ничего не подозревающих сотрудников
Такой подход предполагает, что этап планирования работ может затянуться на полгода, а то и больше. За это время вы погрязнете в обсуждениях и изменениях, а запуск готового продукта будет постоянно отдаляться.
Потом вы наконец-то перейдёте к разработке, которая займёт ещё несколько месяцев, а то и лет.
В результате, когда будет готова система, скорее всего выяснится, что всё-таки некоторые требования не были учтены или были поняты неверно, что станет причиной для очередных изменений, причём иногда очень значительных. А иногда за это время меняются целые команды, позиционирование или фокус самой компании, что тоже может отразиться на требованиях к продукту.
Срок: от 9 месяцев
Стоимость: от 5 млн.
Итеративный бережливый подход
А как подойти к автоматизации процесса адаптации в рамках lean и agile принципов?
Начните с малого: соберите основные материалы, которые вы обычно отправляете новичкам, и наиболее часто задаваемые вопросы, которые поступают от новичков. Зафиксируйте это всё в одном месте. Например, в таблице на Google Drive, ссылку на которую будете отправлять всем новеньким.
Кстати, к процессу можно привлечь линейных менеджеров и руководителей, которым новички часто задают вопросы по проектам и рабочим процессам. Пусть они тоже добавят в базу самые популярные запросы.
Попробуйте пожить с таким хранилищем материалов. Когда вы поймете, что собранная информация действительно нужна и полезна, можно переходить к более автоматизированным решениям в адаптации. Или когда вам перестанет хватать такого полуручного решения в табличках.
Например, можно запустить довольно простого чат-бота в корпоративном мессенджере, который будет быстро находить ответ на вопрос сотрудника и давать ссылку на документ для изучения.
Такой бот может быть организован в формате «дерева» вопросов-ответов. Сотрудник сможет перемещаться по нему с помощью кнопок.
Более сложный вариант — использование Natural Language Processing (NLP), когда сотрудник просто вводит свой вопрос, и бот находит наиболее подходящий ответ.
Такой простой чат-бот может стоить от 75 тысяч рублей, а внедрение будет довольно быстрым — около 2-х недель.
На этом этапе полезно будет отслеживать статистику: какие вопросы популярнее у новичков, на какие не было найдено ответов — и постепенно расширять библиотеку.
Когда документов станет слишком много, можно подумать о более продвинутой базе знаний. Например, на базе веб-платформы. Такое решение будет стоить уже дороже — около 800 тысяч, и разработка с внедрением займут 1–2 месяца.
Но такая веб-платформа позволит удобно структурировать всю базу знаний, разбив материалы по категориям и темам.
Следующим этапом автоматизации процесса адаптации может стать расширение функционала чат-бота. Например, через него можно реализовать рассылки для новичков с обучающими материалами. Так большой объём информации, который нужен новым сотрудникам в первые недели и месяцы работы, будет подан не сразу, а постепенно, что позволит новичкам легче усвоить материал.
Это ещё плюс 100 тысяч рублей и всего неделя на внедрение.
Когда вы поймете, что процесс адаптации уже вышел на нужный уровень структурированности и автоматизации, можно браться за пошаговую автоматизацию и других HR-процессов.
Важно: все эти небольшие решения не требуют глобального изменения работающей у вас системы или перехода на новую платформу.
Например, если у вас уже используется какая-то обучающая платформа или онлайн-библиотека, где лежат все материалы, чат-бот может отправлять материалы из неё. Сам же бот встраивается в уже имеющийся у вас корпоративный мессенджер.
Сравните сами: или вы разом вкладываете миллионный бюджет и ждёте несколько месяцев, чтобы получить результаты, или вы мгновенно тестируете решение за относительно небольшую стоимость и несоизмеримо малые сроки.
Какие проблемы решает бережливый запуск HR-проектов?
- Автоматизировать лучше, когда зачатки HR-процесса выстроены и работают
Нужно двигаться последовательно: сначала выстроить процесс на коленке, а потом уже зашивать его в систему.
- Коробочные решения часто не подходят, потому что у каждого HR-отдела свои бизнес-процессы
Нельзя так просто взять готовое решение и жить с ним. Нужно потихоньку закрывать конкретные небольшие потребности, так вы создадите решение именно под ваш процесс.
- Сложно принять решение без пилота или демо
Запуск сначала простых решений даст быстрый фидбек, на основе которого можно будет принять решение о запуске следующих этапов автоматизации.
- Часто меняются внутренние HR-процессы
Нельзя долго проектировать и разрабатывать систему: она может устареть, даже не запустившись.
- Долго собирать материалы для базы знаний: нужно прошерстить все процессы, собрать вопросы…
Мы предлагаем начать с малого. Выбрать несколько основных тем, а потом уже собирать фидбек от сотрудников: чего им не хватает? В чат-боте, например, это можно делать автоматически.
В пошаговом внедрении решений главное — понимать конечную цель и ценность, которую вы хотите предоставить вашим сотрудникам. У одной и той же задачи может быть множество способов решения, которые могут сильно отличаться по стоимости и сложности. Так зачем выбирать самые долгие и самые дорогие?
