สวัสดีครับทุกคน วันนี้เราจะมาคุยกันเรื่อง Automation software กันครับ
ทุกวันนี้คอมพิวเตอร์และซอฟท์แวร์ที่รันข้างในมีส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันเรามากขึ้น แม้แต่ในธุรกิจ การใช้ซอฟท์แวร์มาช่วยในการทำงานกลายเป็นทางเลือกของหลายบริษัท เพราะนอกจากจะช่วยลดรายจ่ายแล้ว ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของงานได้อีกด้วย
ส่วนตัว Automation software เป็นซอฟท์แวร์ที่ใช้สำหรับทำงานที่ซ้ำซ้อนและน่าเบื่อแทนเรา โดยหลักการทำงานคือ เริ่มแรกเราต้องสอนวิธีการ,ขั้นตอนทำงานของเราให้กับเจ้าตัว Automation software ซะก่อน จากนั้นเราก็สามารถปล่อยให้มันทำงานของมันไปเองได้ 24 ชั่วโมงต่อ วัน 7 วันต่อสัปดาห์ (หรือไม่ก็แล้วแต่ว่าเราจะให้มันทำงานตอนไหน) ข้อดีของมันก็คือ ทำงานเวลาไหนก็ได้ นานเท่าไรก็ได้ และมีความแม่นยำในการทำงานสูง เหมาะสำหรับทำงานซ้ำๆ เดิมๆ
ตัวอย่างของ Automation software ได้แก่ RPA และ Chatbot
RPA (ย่อมาจาก Robotic Process Automation หรือ ระบบอัตโนมัติ)
ตัว RPA นี้จะช่วยให้ทำงานซ้ำๆ เช่น คลิกตำแหน่งบนหน้าจอ พิมพ์ข้อความแทนเรา ดูเหมือนจะพื้นฐานนะครับ แต่จริงๆ เจ้าตัว RPA นี้สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้ครับ ยกตัวอย่างเช่น การออกรีพอร์ท ถ้าเราลองคิดภาพการทำรีพอร์ทประจำเดือน (ประจำสัปดาห์, ประจำวัน …) เริ่มแรกเราก็จะพยายามรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ที่เราใช้ปกติ จากนั้นเราก็จะเอาข้อมูลมาใส่ใน Excel เพื่อสรุป ใส่สูตรคำนวณ ทำกราฟ ซึ่งจริงๆ ถ้าเราลองคิดดูดีๆ เจ้ารีพอร์ทเนี้ย เราทำเหมือนเดิมทุกเดือน ใช้แหล่งข้อมูลเดิมๆ อาจจะมาจากเว็ปไซต์ หรือ เอกสารภายในของบริษัท แล้วเราก็ค่อยๆ ก็อปเจ้าข้อมูลมาใส่ใน Excel (หรืออื่นๆ, Powerpoint …) ซึ่งไฟล์รีพอร์ทก็อยู่ใน Format เดิม งานซำ้ๆ อย่างนี้ละที่ RPA จะเข้ามาช่วยเรา โดย RPA เนี้ยจะไปคลิก ไปคัดลอก แทนเรา แล้วก็เอาข้อมูลพวกนั้นไปวางตาม Format ของเรา แทนที่เราจะใช้ Resource ไปทำงานพวกนี้เราก็สามารถใช้ RPA แทนได้ ซึ่งจริงการออกรีพอร์ทนี้เป็นแค่หนึ่งตัวอย่างเท่านั้น ตัวอย่างอื่นๆ ก็เช่นออกใบสั่งซื้อ ใบเรียกเก็บเงิน ถ่ายข้อมูลจากเอกสารหนึ่งเป็นอีกอันหนึ่ง ดึงข้อมูลจากเว็ปมาออกรีพอร์ท ถ้างานของเรามีอะไรที่ต้องไปคลิก ต้องไปพิมพ์ ไปก็อปข้อมูล แบบเดิมๆ หรือคล้ายๆ เดิม เราสามารถใช้ประโยชน์จากเจ้า RPA นี้แทนได้
Chatbot (แชทบอท)
ตัว Automation อีกตัวที่จะพูดถึงคือ Chatbot เจ้าแชทบอท เนี้ยจะช่วยเรา engage กับลูกค้าของเรา จะเป็นตัวที่คอยตอบคำถามต่างๆ จากลูกค้า ซึ่งส่วนใหญ่คล้ายๆ กันแทนเรา ยกตัวอย่างง่ายก็เช่น e-Commerce สำหรับคนที่ขายของออนไลน์ คงจะเคยเจอปัญหานี้ ปัญหาที่เราต้องมาคอยตอบราคาของกับลูกค้า วิธีการจัดส่ง การจ่ายเงิน ซึ่งเอาจริงๆ ลูกค้าของเราทุกคนต้องถาม แทนที่เราจะมาตอบให้ทุกครั้ง เราก็ใช้เจ้าตัวแชทบอทนี้ละมาตอบแทนเรา โดยตัวแชทบอทเราสามารถสอนมันได้ว่า ถ้าเจอคำถามประมาณนี้ให้ตอบยังไง และด้วย AI และ Machine learning ทำให้ตัว Chatbot เรียนรู้ได้เอง เมื่อเราสอนมันไปซักพัก มันจะเริ่มเข้าใจว่าคำถามอย่างนี้เนี้ย น่าจะเป็นหมวดหมู่ไหน ต้องตอบว่าอะไร ประโยชน์หลักๆ ของตัวแชทบอท ก็คือมันจะช่วยลดโหลดในการตอบคำถามของลูกค้าแทนเรา ประโยชน์อีกอันก็ตือมันช่วยเพิ่ม engagement ให้กับแบรนด์ของเรา เพราะว่าเมื่อมีลูกค้ามาถามอะไร ถ้ามันเข้าใจ มันก็จะตอบลูกค้าเลย ลูกค้าเมื่อได้คำตอบเร็ว ก็พอใจอยากมาคุยอีก ช่วยเสริมให้เกิด Brand loyalty นอกจากการค้าขายออนไลน์แล้ว Chatbot สามารถเอาไปทำอย่างอื่นได้อีกเช่น รับสมัครงาน, Marketing campaign, ใช้กับ HR ภายในให้พนักงานสอบถามสิทธิประโยชน์ และเรื่องภายในอื่นๆ, ลูกค้าสัมพันธ์ สำหรับสอบถามข้อมูลบัตรสมาชิก ข้อมูลการใช้งานบริการต่างๆ เป็นต้น
สำหรับท่านใดสนใจอ่านเรื่อง Chatbot เพิ่มเติม กดตามลิ้งค์นี้ได้เลยครับ
Automation Software นั้นช่วยจัดการงานซำ้ซากให้เรา ช่วยให้เราสามารถนำทรัพยากรบุคคลของเรา ไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกับธุรกิจของเราจริงๆ
ก็ประมาณนี้ครับสำหรับวันนี้ ถ้ามีอะไรสงสัยทิ้งคำถามไว้ในคอมเม้นได้เลยนะครับ
