Chatbot กับการจัดการภายในองค์กร

เราสามารถนำ Chatbot มาจัดการปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์กรได้หรือไม่

ภายในองค์กรนั้นมีปัญหามากมาย ทั้งในองค์กรขนาดเล็ก ไปจนถึงองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ยิ่งพนักงานในองค์กรมากขึ้นเท่าไหร่ ปัญหาภายในองค์กรยิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยปัญหาในที่นี้จะหมายถึง ปัญหาในการทำงาน การใช้งานระบบต่าง ๆ หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ภายในองค์กร เช่น ระบบ Intranet เชื่อมต่อไม่ได้ เครื่องพิมพ์ของแผนกมีปัญหา หรือ การตรวจสอบห้องว่างเมื่อต้องการจองห้องประชุม เป็นต้น ซึ่งภายในองค์กรจะมีเจ้าหน้าที่ที่ต้องคอยให้ความช่วยเหลือในการตอบและแก้ปัญหาเหล่านี้อยู่ตลอดเวลา ทำให้บางครั้งต้องเเบ่งเวลาการทำงานของตน ไปแก้ปัญหาเหล่านี้ ซึ่งเจ้าหน้าที่นั้นก็มีจำนวนจำกัด อาจทำให้พนักงานนั้น ต้องเสียเวลารอการแก้ไขปัญหานั้น ๆ ทำให้กระบวนการทำงานนั้น หยุดชะงักไป แต่ปัจจุบันเราสามารถนำเทคโนโลยี Chatbot เข้ามาช่วยเเบ่งเบาและลดระยะเวลาการแก้ปัญหาเหล่านี้ได้

Chatbot จะเข้าไปช่วยแก้ปัญหาอย่างไร ?

ปัญหาต่าง ๆ ภายในองค์กรนั้น มีระดับความยากที่ต่างกัน Chatbot นั้นจะเปรียบเสมือนตัวคัดกรองว่าปัญหาไหน ที่พนักงานสามารถแก้ปัญหาเองได้เบื้องต้น หรือปัญหาไหนที่ต้องใช้เจ้าหน้าที่เข้าไปแก้ไขจริง ๆ ซึ่งในส่วนตรงนี้จะช่วยลดงานให้เจ้าหน้าที่ ได้มีเวลาไปจัดการงานในส่วนอื่นได้ พนักงานก็จะสามารถแก้ปัญหา และดำเนินงานของตนเองต่อได้โดยที่ไม่ต้องเสียเวลามารอเจ้าหน้าที่แก้ปัญหาให้

จากในรูปภาพจะเป็นตัวอย่างการการใช้งานของ Chatbot เรื่องการแก้ปัญหาเรื่องการการจองห้องประชุม Chatbot นั้น สามารถที่จะตอบคำถาม หรือเก็บข้อมูลเบื้องต้นแทนเจ้าหน้าที่ได้

Chatbot สามารถทำงานแทนเจ้าหน้าที่ได้จริงหรือไม่

ปัจจุบันคนส่วนใหญ่จะเข้าใจว่า Chatbot นั้นสามารถที่จะทำงานแทนคน หรือว่าเจ้าหน้าที่ได้เลยอย่างสมบูรณ์ ซึ่งนั้นเป็นความเข้าใจที่ผิด เพราะ Chatbot นั้นเป็นเพียงแค่ผู้ช่วยของเจ้าหน้าที่ ที่จะมาแบ่งเบาภาระให้ในส่วนหนึ่ง และในการที่จะพัฒนา Chatbot ให้มีประสิทธิภาพมายิ่งขึ้นนั้น เจ้าหน้าที่จะยิ่งเป็นส่วนสำคัญในการช่วยสอน สิ่งต่าง ๆ ให้ตัว Chatbot มีความฉลาดมากยิ่งขึ้น เพราะฉะนั้นในการทำงานจึงจำเป็นต้องทำงานรวมกับเจ้าหน้าที่ เพื่อให้ Chatbot ได้มีการพัฒนาต่อไปเรื่อย ๆ