8 razones por las que necesitas contar con un Project Manager (PM) en tu empresa

Si tienes dudas sobre si realmente necesitas contratar un Project Manager para tu proyecto o si crees que las responsabilidades principales de Project Management se centran en la creación de tareas y en cómo asignarlas de la mejor manera (lo cual, obviamente, puedes hacer todo tú mismo), entonces este el artículo es para ti.

Tratar de desacreditar la teoría de que tener un Administrador de proyectos es solo otro gasto que realmente puede mermar tu presupuesto, hay siete razones principales por las que tener un Project Manager es obligatorio. Si deseas que un proyecto exitoso se desarrolle dentro del tiempo establecido y de acuerdo con las expectativas del propietario del negocio, sigue leyendo: explicaremos cómo un Project Manager puede ser una respuesta a estas necesidades.

1. PM está traduciendo las necesidades de los clientes al equipo que va a desarrollar el proyecto.

Puede que te sorprenda, pero los clientes y tu equipo de trabajo, en especial si tienes desarrolladores de software obviamente siempre hablan diferentes idiomas. Incluso si tus clientes también hablan otro idioma con más razón, no siempre se entienden bien.

Los clientes y dueños de negocios hablan el idioma de los negocios. Ellos saben todo sobre los procesos comerciales dentro de tu compañía. Saben lo que necesitan tus clientes y cómo debe ser la solución para tu negocio. Y cuando se comunican, usan este conocimiento como punto de partida.

Mientras tanto, la gente más especializada domina el lenguaje técnico y específico. Se comunican fácilmente sobre asuntos técnicos difíciles y pueden brindar conceptos complejos.

Sin embargo, estos son dos idiomas diferentes, y un Gerente de Proyecto es quien traduce las expectativas de los clientes a los desarrolladores de una manera que puedan entender.

Muchos PM tienen experiencia previa en una industria de TI, y es por eso que conocen ambos idiomas y pueden explicar pensamientos e ideas fácilmente.

2. Un PM es el que dirige los talentos.

Para explicarme aquí, usaré el ejemplo de un director de orquesta. No importa cuán talentosos sean los músicos y por cuánto tiempo hayan tocado en esta orquesta, sin una supervisión clara, no es probable que comiencen a tocar al mismo tiempo y mantengan el ritmo durante toda la pieza.

Necesitan un director que los organice y supervise en el camino. Tienen todo el talento necesario para un buen desempeño. Pero esa no es la única clave para el éxito.

El ejemplo más compuesto es cuando se aplica al proceso de desarrollo de software. Los desarrolladores pueden tener una gran experiencia y mucha calidad, pero sin la supervisión correcta, pueden entregar un producto que no cumple exactamente con las expectativas del cliente. Para lograr los resultados deseados, necesitan un supervisor que los ayude en todas las etapas. No porque carezcan de experiencia o conocimiento, sino porque la gestión de proyectos siempre está en el centro de cada negocio exitoso.

3. Un PM asegura la transparencia completa de un proceso.

Una de las principales responsabilidades de un PM es crear informes detallados sobre el progreso que está realizando el equipo en este momento. Esto asegura que un cliente tenga un control total sobre el proceso y comprenda exactamente qué está pagando y si necesita tu ayuda.

Esto es extremadamente útil, especialmente cuando se trata de subcontratar a un equipo de desarrolladores.

4. Project Manager trabaja en una comunicación mejorada. La comunicación es el rey en lo que respecta al trabajo en equipo

Sin un Project Manager o un líder, las posibilidades de una mala comunicación durante los proyectos son bastante altas.

Todos somos personas, pensamos y percibimos las cosas de manera diferente. Por lo tanto, es extremadamente útil tener a una persona a cargo de construir los puentes entre el mensaje de un cliente y la forma en que el equipo lo entiende.

Solo piénsalo: si el propietario de un negocio expresa tu gran idea de negocio a un equipo de cinco talentosas mentes de TI, es probable que todos lo vean y escuchen de manera diferente. Como resultado, cada uno de ellos hará todo lo posible para implementar el concepto y ofrecer una solución comercial de alta calidad solo para descubrir al final que lo que el cliente deseaba era muy diferente de lo que ofrecían.

Por el contrario, es probable que los equipos que tienen un Gerente de proyecto a cargo desarrollen exactamente lo que quiere el propietario de un negocio. Un PM tiene una amplia gama de herramientas para mejorar la comunicación y garantizar que lo que escuchó, comprendió y transmitió a un equipo es lo mismo que un cliente.

No deja margen para la falta de comunicación, y eso es un salto hacia el desarrollo exitoso.

5. Los gerentes de proyecto son responsables de la publicación oportuna del producto.

Tener el producto lanzado a tiempo es lo que cada PM busca. Lo que sea que hayas acordado al principio y sin importar cuánto tiempo dediques al desarrollo del proyecto, se apegará a eso para el lanzamiento inicial.

Además, si en el camino tú como cliente decides que falta algo en tu solución comercial, puedes analizarlo con un PM sin tener que molestar a todo el equipo y agregarlo a las características discutidas.

6. Los PM aseguran que ningún miembro del equipo pierda tu tiempo.

El objetivo de un PM es asegurarse de que el cliente solo esté pagando por el tiempo que un equipo dedica al desarrollo. Sin gastos de espera inactivos.

Por lo tanto, el PM se organiza y busca que el proceso sea fluído de tal manera que todo el equipo está invirtiendo tiempo sabiamente y realizando sus tareas en lugar de esperar a que se le asignen nuevas tareas.

7. PMs se esfuerzan por reducir los riesgos comerciales.

Existen muchos riesgos y riesgos asociados con el proceso de desarrollo, y muchos de ellos pueden evitarse gracias al arduo trabajo de un Gerente de Proyecto experimentado.

Para empezar, un buen PM se encargará de la estimación del tiempo adecuado. Como resultado, reducirá el riesgo de gastos inesperados que surgen al final.

Además, un PM calificado sabe qué metodología se adapta mejor a cada proyecto individual. El problema es que cuando se elige una metodología incorrecta, aumentan los riesgos de los costos adicionales y el tiempo invertido.

8. El PM sabe cómo utilizar las herramientas adecuadas para documentar y aprender de los proyectos

Debes de confiar en alguien, preferiblemente un PM altamente calificado para la supervisión de tu producto. Así definitivamente tendrás el acompañamiento y el resultado que estás esperando, es por eso que también es sumamente importante contar con un Software que unifique todo en el mismo lugar y así el PM pueda hacer el trabajo más fácil y sobre todo dejando TODO documentado, es por eso que herramientas como Coophi (coophi.com) sacarán el máximo beneficio para que tu proyecto y equipo de trabajo estén alineados hacia lo que tu cliente desea.

El mencionar el concepto Project Manager a lo largo de todo éste escrito muy probablemente nos suene a que necesito a alguien al que le voy a pagar sumas exorbitantes de dinero por ser especialista en los proyectos, sin embargo la verdad es que con las herramientas como la que se menciona (Coophi) cada vez es más fácil llevar a cabo tus proyectos y tener los resultados que esperas sin tener a un PM como tal, sino solamente un líder de proyecto que se encargará de llevar el desarrollo de inicio a fin cumpliendo con esos 8 puntos y sin ser un especialista certificado como se sugiere.

Entonces realmente la importancia de tener un orden y un proceso junto con las personas adecuadas, llevarán a que tu empresa genere resultados de éxito.

Por Jorge Sierra CEO Coophi