Las Claves de Coophi para la Administración de Proyectos
¿Estás dirigiendo a otras personas? Si es así, probablemente sepas de primera mano que la gestión de proyectos tradicional está rota. Para administrar realmente un equipo, necesitas un nuevo tipo de herramienta, una creada para administrar personas, no proyectos.
Construimos COOPHI a partir de nuestra propia experiencia frustrante como administradores de proyectos. Estábamos sufriendo de correos electrónicos, reuniones y de estimaciones aleatorias de las tareas y actividades así como muchas veces de los presupuestos, y nadie nunca se sintió al corriente de las cosas. Las herramientas que estábamos usando no ayudaron. En el mejor de los casos, simplemente enumeraron el trabajo que necesitábamos hacer; no crearon la sensación de control y claridad que necesitábamos.
Así que hablamos con cientos de gerentes y aprendimos cómo abordan sus desafíos de gestión superior. Descubrimos tres conceptos básicos que ayudan a los mejores administradores de proyectos de todo el mundo a liderar equipos más felices, más productivos y más exitosos. Estos son los principios sobre los que construimos COOPHI, y hasta abril ya contamos con más de 270 empresas o equipos utilizándonos:
- Establecer metas claras
Las personas necesitan un objetivo para enfocarlos en lo que es importante, motivarlos hacia un resultado concreto y darles una sensación de logro y finalización cuando lo logren. Está bien si su objetivo es tan simple como, “Complete esta lista de tareas para la próxima semana”.
Cuando te las arreglas sin objetivos, simplemente distribuyes una tarea tras otra. Deseas evitar eso, porque hará que la motivación de su equipo decaiga. Piense en escalar una montaña en equipo, pero en lugar de ver el pico, los líderes simplemente les dicen a todos dónde dar el paso siguiente. Así, el equipo pierde la orientación. No saben qué tan lejos tienen que ir, y lo más importante, pierden la motivación cuando la subida se hace particularmente empinada. Suben más despacio o abandonan por completo. La gente siente que su trabajo es un esfuerzo interminable, inútil y agotador, simplemente porque no ven el panorama general.
Para nosotros, la solución es construir una cultura de transparencia y comunicación, y es inherente a nuestro producto. Las listas, las tareas y los canales de comunicación muestran a todos exactamente cómo encaja en el contexto más amplio del proceso, quién es responsable de qué y dónde están las cosas. Incluso la montaña más alta se siente como algo que puedes conquistar con todo tu equipo juntos. - Administrar por tiempo
Perdemos nuestra sensación de control sin una adecuada administración del tiempo. Una jerarquía de proyecto detallada nunca ayuda con la planificación, porque deja fuera el orden de ejecución. El trabajo real siempre se planifica por fechas inicio y fechas finales o límite, por lo que no tiene sentido comenzar con una lista de tareas detalladas. Debes planificar una lista detallada de todas las tareas que completarás por etapas esta semana, la semana próxima, y así sucesivamente. La gestión por tiempo crea un objetivo alcanzable, un sentido de urgencia y obliga al equipo a tomar decisiones inteligentes. Utiliza nuestra multivista que generaliza la gestión del tiempo y el seguimento de tiempo con nuestro Play & Pause, así sin duda tendrás una vista gráfica en nuestro Coophi Gantt y del total de tus tareas en la lista por cada una de las etapas. - Dar reconocimiento
El reconocimiento es la herramienta más poderosa que tienen los líderes, pero lamentablemente, casi todas las herramientas en el mercado la ignoran. ¿Qué sucede cuando se completa una tarea en las herramientas tradicionales de administración de proyectos? ¡Desaparece! Esto es exactamente lo contrario de lo que debería suceder. Un gerente debe decir “buen trabajo”, o al menos reconocer, “hey, ya está hecho”.
¿Has escuchado la gran charla TED de Dan Ariely sobre la ciencia de lo que motiva a las personas? Uno de los principales factores es recibir reconocimiento por su trabajo. COOPHI toma la necesidad de reconocimiento de las personas a un nivel completamente nuevo. Todos ven una lista de tareas por etapa, y cuando una tarea se marca como “hecho”, se vuelve verde y con una palomita. Todo el mundo lo sabe, y el reconocimiento viene dado por todo el equipo, no solo por el gerente. Y no sólo eso sino en nuestro Feed de Actividad Social justamente cuando la gente completa sus tareas le pueden hacer comentarios y pasar imágenes divertidas y GIFS para darle el reconocimiento adecuado! Es instantáneo y poderoso, y todo mundo lo sabe. - Inteligencia Artificial
100% de las empresas realizan proyectos utilizando plataformas para ejecutarlos. Sabemos también que en gestión de proyectos existen metodologías y herramientas que ayudan a facilitar todo, sin embargo sentimos un vacío, una necesidad que aún no se ha cumplido, que es utilizar los datos previos, proyectos previos y todas las acciones en los sistemas para así ejecutarlos después, aprender de esos datos que difícilmente se utilizan, y producir información útil basada en toda experiencia para la mejor toma de decisiones y predicciones en las ejecuciones de los siguientes proyectos propios y no propios creando nuestra propia metodología.
ESO ES COOPHI
