¿Qué herramientas digitales puedo usar para trabajar a distancia? Aquí nuestras recomendaciones.

Introducción

Los tiempos que estamos viviendo son extraños. Hay una sensación generalizada de estrés, angustia, entre otras sensaciones, no solo por la amenaza de la pandemia del COVID-19 sino por la incertidumbre que genera en muchas empresas tener que, obligadamente, incursionar en el terreno desconocido del trabajo a distancia.

Seguramente el trabajo a distancia presenta muchos desafíos, y si lo sabremos nosotros, que fundamos Coorva trabajando desde nuestras casas con no más que una computadora portátil y una conexión a Internet. En la actualidad, contamos con nuestra propia oficina, donde realizamos todo el trabajo comercial, dirección de proyectos y planificación estratégica. Esta oficina llegó como resultado del crecimiento que hemos tenido en los últimos años. Sin embargo, debido a nuestra forma de trabajo enfocada principalmente en talento distribuido, contamos con desarrolladores de software, analistas de calidad, líderes de proyecto y diseñadores gráficos que trabajan a distancia. En este artículo, quiero darles algunas recomendaciones sobre cómo llevar adelante un proceso de trabajo exitoso con trabajadores distribuidos.

Trabajando a distancia

El primer paso es entender el proceso de trabajo, es decir qué actividades necesitas realizar y trasladar al mundo digital. Si en tu empresa realizas reuniones con frecuencia, entonces necesitarás una plataforma de videollamadas. Si vendo productos, tal vez es hora de implementar un e-commerce. Hay varias preguntas a plantear. Algunos ejemplos. ¿Cómo manejo mi empresa? ¿Qué tareas realizo habitualmente? ¿Cuál es mi proceso de ventas? ¿Cuál es mi proceso de compras? ¿Cómo hago la facturación? ¿Cómo voy a digitalizar todos estos procesos?

El segundo paso es elegir las herramientas adecuadas para implementar el proceso de trabajo anteriormente enunciado.

Necesito hacer una reunión grupal con mi equipo. ¿Cómo hago? Bueno, hay varias plataformas de videollamadas disponibles. Por mencionar algunas de renombre, están Hangouts Meet de Google, Skype y Zoom (ésta última ha ganado popularidad en las últimas semanas, aunque se ha hecho fama de tener ciertos problemas de seguridad).

¿Cómo “simulamos” las conversaciones de oficina en las cuales uno levanta la cabeza y le pregunta o comenta algo al compañero, o la compañera, de al lado? Una herramienta de mensajería seguramente nos podrá ayudar. Las plataformas más difundidas que pueden resolver esta cuestión son WhatsApp y Telegram, aplicaciones populares para comunicarse con amigos y familiares. Pero si lo que necesitas es algo más profesional, con funcionalidades orientadas al trabajo, que tal vez ni WhatsApp ni Telegram incluyen, puedes recurrir entonces a Slack. Slack es una plataforma de mensajería muy popular entre profesionales y empresas, y se ha estado utilizando ampliamente en los últimos años.

¿Y si sueles organizar las tareas de la semana con post-its? ¿Dónde pegas esos post-its para que todo el equipo de trabajo los vea?

Para ello, nosotros en Coorva utilizamos Trello. Es una aplicación que simula estos post-its, llamados tarjetas, los cuales se organizan en un tablero. Este tablero tiene columnas para organizar las tarjetas, las cuales puedes asignar a miembros de tu equipo, escribir comentarios, adjuntar archivos, entre otras cosas. Trello es muy popular y esto se debe a que aprender a utilizarlo es muy rápido y sencillo.

¿Cómo intercambio archivos? ¿Cómo hago para que todos mis compañeros tengan acceso a ese archivo de Word o Excel que necesitan para sus tareas? Hay varias plataformas para almacenar archivos en la nube de forma simple. Nosotros utilizamos Google Drive, donde almacenamos documentos, archivos PDF, planillas y otros archivos. Hay alternativas, por supuesto, como Dropbox o bien iCloud para los usuarios de Apple.

Necesito facturar, ¿cómo hago? Bueno, hay varias opciones digitales para ello. Si están en Argentina como nosotros, el sistema web de AFIP les permitirá emitir facturas a sus clientes. Hay plataformas recomendables para gestionar la facturación como son FreshBooks o QuickBooks.

Finalmente, hay casos en que tal vez necesitas llevar un registro de la cantidad de horas trabajadas, por ejemplo si trabajas en proyectos de diseño o software, en modalidad de tiempo y materiales. Entonces, será importante poder llevar un registro de dichas horas. De esta manera, podrás facturarle a tu cliente, o darle un reporte a tu jefe. Nosotros en Coorva utilizamos una herramienta propia que hemos desarrollado adaptada a nuestras necesidades, llamada Coorva Chronos. Sin embargo, hay varias alternativas en el mercado. Una que les puedo recomendar es Toggl. Cumple con su función y es fácil de aprender a utilizarla.

Para más detalle sobre nuestro proceso de trabajo, pueden leer este artículo.

Bonus Track

Trabajar a distancia no es sólo elegir herramientas y adaptar procesos. Hay que tener en cuenta, además, el factor más importante para el éxito o fracaso de cualquier empresa: el factor humano. Hay que estar en contacto con la gente, conversen aunque no sea de trabajo, organicen algún almuerzo virtual (videollamada en la cual cada uno se presenta con su almuerzo listo para comer y conversar de forma distendida). Es fundamental mantener la motivación y el compromiso.

Conclusión

En Coorva, todos estos consejos nos han resultado más que bien en los años que llevamos en el mercado. Y hoy, dadas las circunstancias, estamos sacándole provecho más que nunca a estas habilidades y procesos que hemos desarrollado.

Cada empresa, cada equipo de trabajo, podrá realizar los ajustes que considere para adaptar la metodología a sus necesidades y elegir las herramientas con las que se sientan más cómodos.

Si crees que puedo ayudarte, no dudes en escribirme por correo. Estaré más que encantado de compartir mi experiencia y hacer mi aporte, por más pequeño que sea, en estos difíciles tiempos que corren.

Conoce más sobre nosotros en www.coorva.com.