Priorização
Por que priorizamos
… ou qual o problema que estamos tentando resolver?
Priorizamos por que temos mais possibilidades do que recursos (tempo e energia).
Dinheiro pode aumentar o volume de recursos disponíveis, mas eles ainda serão limitados. Além disso, mais recursos significa maior necessidade de controle e comunicação, o que implica em consumir cada vez mais recursos para poder gerenciá-los.
Então, priorizamos também para que as coisas não fiquem muito complexas e custosas para além do benefício que potencialmente podem trazer.
E, por fim, priorizamos para que a história que estamos contando seja coerente, gere interesse e engajamento. Precisamos escolher aquilo que sinaliza o sentido correto do estamos tentando atingir. Tudo ao mesmo tempo é ruído. Queremos gerar sinal, não ruído.
Priorização não é organização
Vamos direto ao ponto: Priorização é sobre fazer escolhas, não é sobre organização dessas escolhas.
A organização fazemos através de frameworks/métodos, que acabam influenciando em como entendemos e internalizamos a priorização. Por isso, é comum misturar priorização com escolha de uma ferramenta ou com o entregável da ferramenta (ranking, tabela, lista).
Esse processo de organização é secundário. Ele conversa sobre como tornamos a comunicação mais clara e nossas decisões mais transparentes e evidentes. É importante, é necessário, mas não é prioritário.
Priorização é sobre fazer escolhas e conviver/sofrer com elas
Quando priorizamos estamos relegando todo o resto pra depois. Doi aceitar e assumir esse posicionamento, pois há aspectos narrativos que afetam a comunicação e definição da prioridade.
Priorizar é difícil. Toda vez que tomamos uma decisão temos que abraçar o peso da escolha, suas consequências a curto e longo prazo. Carregamos o fardo o que foi selecionado e o peso do que foi despriorizado.
Algumas escolhas são definitivas e outras são reversíveis. Algumas são perenes e outras efêmeras. Entender as características do que estamos decidindo pode tornar mais fácil (mas não menos doloroso) nossa priorização.
Nesse sentido, as ferramentas/frameworks/métodos de priorização servem como suporte a tomada de decisão, filtrando, restringindo e sistematizando. Usamos ferramentas pois ajudam a comunicar, dar senso de justiça (dentro do parâmetros definidos) e sistematizar alguns fatores que são relevantes para nosso contexto de decisão.
Entretanto, ferramentas/frameworks/métodos não tomam a decisão por você. Você é responsável pela decisão, mesmo quando mediada por um método. Esses recursos de apoio não servirão para remover o peso da escolha, somente deixarão mais claro e eficiente o seu processo.
Priorização muda conforme o nível de atuação
Priorização é um assunto que afeta várias camadas de gestão na empresa e, dependendo de quem é o interlocutor, o entendimento sobre o que estamos falando é diferente.
Priorizando no nível Estratégico
- Mercados
- Produtos/Portfolios
- Grandes iniciativas/projetos/frentes de trabalho/programas
- Resultados-chave da empresa/portfolio
- Fluxo financeiro
Priorizando no nível Nível Tático
- Iniciativas
- Projetos
- Pessoas
- Orçamento
- Funcionalidades
- Resultados-chave do produto
Priorizando no nível Operacional
- Histórias de usuário
- Incidentes
- Bugs/erros
- Tarefas
Cada camada tem o seu processo decisório, seus sofrimentos e racionais. As ferramentas que podem apoiar serão diferentes e o resultado por consequência também.
Não existe um nível mais importante e cada um influencia os demais. Não entenda a priorização como uma cascata, por mais que exista uma sensação maior de eficácia quando as priorizações partem do estratégico, impactam no tático e finalmente chegam no operacional. É necessária a interação entre esses níveis para que os vínculos fiquem mais claros e as priorizações tornem-se mais coerentes com o contexto.
Priorização tem que ser entendida (mas não concordada)
Não devemos confundir entendimento e confiança com concordância (muito menos com consenso). A pessoa que possui a responsabilidade deve ter a confiança e apoio dos demais para tomar a decisão, mesmo que não exista anuência de todos os participantes.
A pessoa que toma a decisão é quem:
- Entende as causas e efeitos da decisão;
- Tem responsabilidade direta pelos efeitos;
- Está mais próximo do impacto da decisão, e;
- Tem as ferramentas para articular a decisão.
E evite muitas decisões colegiadas. Esse é um recurso a ser utilizado pontualmente, quando os efeitos da priorização são muito semelhantes entre os participantes do processo.
O conflito, quando mediado e compreendido, é um impulsionador de mudanças. Haver discordância mostra que estamos comprando alguns riscos, dando espaço para criar valor na diferença, na incerteza.
Priorização precisa ser comunicada
Comunicar a prioridade é parte importante do trabalho. As pessoas que estão envolvidas necessitam entender a escolha, o pensamento e o processo que sustentou a decisão:
- Por que isso foi priorizado?
- O que foi despriorizado?
- Quais fatores/variáveis/elementos usamos para definir que isso era prioridade?
- Como isso conecta com a priorização nos níveis acima e/ou abaixo?
Quando a priorização impacta em outras pessoas, elas precisam ser comunicadas, engajadas, envolvidas e ouvidas.
Para que a decisão seja compreendida, é necessário contar a história, construir uma narrativa. Não prenda-se aos fatores numéricos/matemáticos, tratando-os como argumentos supremos. Priorizar envolve sentimentos desde o início, e essa carga e elementos emocionais não devem ser negligenciados.
Perguntas para discussão
- Na sua empresa, como funciona a priorização no nível estratégico?
- Na sua empresa, como funciona a priorização no nível tático?
- Na sua empresa, como funciona a priorização no nível operacional?
- Quais as ferramentas você já testou/usou, por qual motivo e quais os resultados obteve?
- Como você comunica sua priorização?
Três livros
- Thinking in Bets — Annie Duke
- Make time — Jake Knapp, John Zeratsky
- The hard thing about the hard things, Ben Horowitz
Agradecimentos ao Lula Rodrigues e a Eluza Pinheiro por ler, revisar, trazer melhorias e complementos
Originalmente publicado em https://ruckert.com.br/priorizacao