งานหลังบ้านด้านกฎหมายที่ (ไม่อยากทำแต่)ต้องทำ

เรามาจัดระเบียบเรื่องกฎหมายของบริษัทกันเถอะ
วันนี้ CorpJurist ขอชวนพี่น้องชาวสตาร์ทอัพ & SMEs มาคุยเรื่องหลังบ้านกันดีกว่าครับ ในชีวิตของสตาร์ทอัพ & SMEs มีเรื่องต่าง ๆ ให้ทำมากมายก่ายกอง ไม่ว่าจะเป็น คุยกับลูกค้า ทำพรีเซ้นต์ ไปพบนักลงทุน เขียนซอฟต์แวร์ สร้างพาร์ทเนอร์ ฯลฯ แต่เรื่องนึงที่ลืมกันเป็นประจำและไม่ค่อยมีใครใส่ใจกันเลยก็คือ เรื่องเอกสารด้านกฎหมายภายในบริษัท
เอกสารเช่น สัญญาทางการค้า สัญญาห้ามมิให้เปิดเผยความลับ บันทึกความร่วมมือ สัญญาจ้างแรงงาน ข้อตกลงการใช้งาน นโยบายเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว เป็นเอกสารด้านกฎหมายของบริษัทที่มีความสำคัญเนื่องจากเป็นเอกสารที่ระบุความตกลงในเรื่องธุรกิจระหว่างบริษัทและบุคคลภายนอกเอง เอกสารเหล่านี้ หากไม่ได้รับการดูแลอย่างถูกต้องแล้ว จะทำให้มีปัญหาในการบังคับใช้สิทธิของบริษัทต่อบุคคลภายนอก หรือทำให้เกิดความล่าช้าในขั้นตอนของการตรวจสอบก่อนการเข้าลงทุน (Due Diligence) ของนักลงทุนและกระทบต่อการดำเนินกิจการได้นะครับ มาดูกันเลยครับว่า เราควรทำอะไรกันบ้าง
สัญญาทุกฉบับต้องมีการลงนามให้ถูกต้องครบถ้วนทุกฝ่าย
สัญญาทุกฉบับนี้ย่อมผ่านกระบวนการร่างและเจรจาในแต่ละรอบจากคู่สัญญาทุกฝ่าย ซึ่งเป็นเรื่องธรรมดาว่าจะต้องมีส่วนใด ส่วนหนึ่งที่คู่สัญญาแต่ละฝ่ายไม่เห็นด้วยครับ ซึ่งในระหว่างการเจรจานี้ สัญญานั้น ๆ ยังไม่ถือว่ามีผลบังคับใช้ระหว่างคู่สัญญาจนกว่าจะมีการลงนามโดยคู่สัญญาที่เกี่ยวข้อง (จะมีข้อยกเว้นบางประการ ซึ่งจะขอยกเอาไว้ในบทความอื่นนะครับ) หลาย ๆ ครั้งสัญญาที่ร่างกันกลับไม่ได้มีการลงนามให้เรียบร้อยหรือลงนามโดยคนที่ไม่มีอำนาจ ซึ่งจะส่งผลทำให้สัญญาฉบับนั้น ๆ ไม่มีผลบังคับใช้กับคู่สัญญาอีกฝ่ายหนึ่ง หรือทำให้เกิดปัญหาในการบังคับใช้และต้องเสียค่าใช้จ่ายในการดำเนินคดีมากขึ้นครับ
แล้วจะรู้ได้ไงว่าใครเป็นคนมีอำนาจเซ็น?
สำหรับบุคคลธรรมดาการขอสำเนาบัตรประชาชนมาตรวจสอบ (และใส่รายะเอียดในสัญญา) เป็นเรื่องที่ควรทำครับ เพราะจะได้รู้แน่ชัดว่าคนที่เราเจรจาและกำลังจะเซ็นสัญญานั้น เป็นคนเดียวกันหรือเปล่า ส่วนนิติบุคคลสามารถดูได้จากหนังสือรับรองของบริษัทครับ หนังสือรับรองสามารถขอจากคู่สัญญาฝ่ายตรงข้าม หรือไปดูได้ที่ https://datawarehouse.dbd.go.th/ โดยใส่ชื่อ หรือเลขทะเบียนนิติบุคคลของบริษัทไปก็จะสามารถเข้าดูรายละเอียดได้ครับ ในส่วนของนิติบุคคลมีความพิเศษอยู่อีกนิดนึงคือ การลงนามจะมีรายละเอียดว่าต้องใครเซ็นได้บ้าง และประทับตราหรือไม่ หากทำไม่ครบถ้วนจะถือว่าไม่มีผลผูกพันบริษัทและฟ้องร้องให้รับผิดตามกฎหมายไม่ได้นะครับ (หมายเหตุไว้นิดนึงว่า มีข้อยกเว้นแต่ขอไปไว้ในบทความอื่นนะครับ)
มีการติดตามและแจ้งเตือนวันหรือการปฎิบัติสำคัญในการปฎิบัติของสัญญาแต่ละฉบับ
ในสัญญาทุกฉบับจะมีหน้าที่ของคู่สัญญาแต่ละฝ่ายที่ให้ต้องปฎิบัติตาม หลาย ๆ ครั้งมีการกำหนดระยะเวลาในการปฎิบัติเอาไว้ด้วยนะครับ ซึ่งหากเราไม่ปฎิบัติตามภายในระยะเวลาที่กำหนดก็จะตกเป็นฝ่ายผิดสัญญาและอาจจะมีค่าปรับหรือต้องจ่ายดอกเบี้ยได้ครับ การที่มีระบบในการติดตามและแจ้งเตือนเอาไว้ เป็นส่วนที่ทำให้บริษัทสามารถลดความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการผิดสัญญาได้ครับ
แยกโฟลเดอร์ของเอกสารแต่ละอย่างให้ชัดเจน
ในช่วงการตรวจสอบก่อนการเข้าลงทุน (Due Diligence) จะมีการตรวจสอบพวกเอกสารสัญญาต่าง ๆ ของบริษัทเพื่อดูว่ามีความเสี่ยงในทางกฎหมาย (ความรับผิด การถูกฟ้องร้อง การถูกดำเนินคดีเนื่องจากไม่ปฎิบัติตามกฎหมาย ฯลฯ) อะไรบ้าง และสิ่งที่จะใช้เป็นเครื่องชี้วัดส่วนหนึ่งคือ เอกสารสัญญาบริษัทครับ การที่เราเอาสัญญาต่าง ๆ ใส่รวมกันเอาไว้ (หนักกว่านั้นคือ เอาทุกเวอร์ชั่น ทั้งฉบับร่าง ทั้งตัวเซ็นแล้ว ยังไม่เซ็น รวมกันในทีเดียว…) จะทำให้เกิดความสับสนและใช้เวลาในการตรวจสอบนานกว่าเดิมครับ หากแยกเอาไว้แต่โฟลเดอร์จะทำให้อ่านได้ง่ายและรวดเร็วครับ
อีกประการหนึ่งคือ หากท่านมีเอกสารที่เป็นกระดาษ แนะนำให้สแกนแล้วก็เก็บใส่ใน Cloud Storage เช่น Google Drive, Box, etc. เพื่อง่ายต่อการเข้าถึงและตรวจสอบครับ ส่วนสัญญาต้นฉบับที่เป็นกระดาษควรเก็บใส่แฟ้มแยกเอาไว้ต่างหาก เผื่อว่าต้องได้ใช้ครับ แต่ส่วนใหญ่แล้วจะขอแค่ไฟล์เอกสารครับ
เอกสารจดทะเบียนบริษัทก็สำคัญและไม่ควรมองข้าม
เอกสารจดทะเบียนบริษัทพวก หนังสือรับรอง บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) รายการแก้ไขเพิ่มเติม (บอจ.4) ข้อบังคับบริษัท หรือเอกสารจดทะเบียนอื่น ๆ ก็เป็นเอกสารบริษัทที่สำคัญมากอย่างนึงนะครับ หากท่านเก็บแยกแต่ละอย่างเอาไว้ในโฟลเดอร์ที่ชัดเจน เรียงลำดับตามวันที่ของการจดทะเบียน จะทำให้สามารถอ้างอิงได้ง่าย สะดวกต่อการนำไปใช้ และง่ายต่อการตรวจสอบครับ
ความลับทางการค้าต้องอยู่ในทุกอนูของบริษัท
การที่ความลับทางการค้าใด ๆ จะได้รับความคุ้มครองตามกฎหมาย ผู้ที่เป็นเจ้าของความลับทางการค้ามีหน้าที่จะต้องจัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อเก็บให้ข้อมูลการค้านั้น ๆ เป็นความลับ “มาตรการที่เหมาะสม” เป็นส่วนที่กฎหมายไม่ได้กำหนดเอาไว้ว่า มีอะไร หรือต้องทำยังไง แต่มาตรการอย่างหนึ่งที่สามารถทำได้เบื้องต้นคือ การมีข้อความในสัญญาบอกว่า สิ่งใดเป็นความลับ และเราหวงกันคข้อมูลทางการค้านั้น ๆ โดยกำหนดให้คู่สัญญาฝ่ายอื่นไม่สามารถเปิดเผยต่อบุคคลอื่นโดยมิได้รับอนุญาตไม่ได้ “มาตรการที่เหมาะสม” เหล่านี้จะปรากฎอยู่ในสัญญาทางการค้าของบริษัท สัญญาจ้างแรงงาน บันทึกข้อตกลง/ความร่วมมือ/ความเข้าใจ และเอกสารอื่น ๆ ของบริษัท และนอกจากนี้ บริษัทจะต้องจัดให้มีชั้นของการเข้าถึงข้อมูลทางการค้านี้โดยกำหนดให้เข้าถึงได้เฉพาะคนที่จำเป็นจะต้องเข้าถึงเท่านั้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้ท่านสามารถที่จะลดความเสี่ยงได้ครับ
เอาจริง ๆ แล้วเรื่องนี้เป็นเรื่องที่ควรทำแต่ด้วยความยุ่งของการดำเนินธุรกิจ และความกดดันที่มี ทำให้บางครั้งเราก็ลืมสิ่งเหล่านี้ไปครับ
เช่นเดิมครับ หากมีข้อสงสัยเรื่องใด หรือต้องการคำอธิบายที่ละเอียดกว่านี้ ก็สามารถส่งข้อความมาได้ที่เพจ CorpJurist นะครับ ยินดีตอบคำถามและอธิบายครับ
