CRIANDO O ESTAGIÁRIO HACKER

Todo aquele que um dia foi estagiário ou um novo “recruta” no escritório, pode ter passado por uma situação em que sentiu como se tivesse sido “largado” na savana à sua própria sorte, sem saber o que fazer, para onde ir e como sobreviver. Em algumas empresas, o cidadão quando chega ao escritório tem aquela orientação: se vira … einh????… Se você nunca passou por isso ainda dá tempo para desistir da leitura deste texto, talvez nada do que está escrito nas linhas abaixo faça sentido para você.

As reflexões compartilhadas com vocês dizem respeito aos trabalhadores intelectuais, ou do conhecimento, pensando bem… aos jovens trabalhadores. Aí você pode se pergunta se esse negócio de intelectual não coisa da academia, teoria, blá, blá, blá … eu te respondo que não, muito do que é feito nos escritórios das empresas é um tipo de trabalho voltado para a análise de problemas, descobrir alternativas para gerar resultados, criar soluções inovadoras, ou seja, tornar o conhecimento produtivo. O trabalho intelectual é cada vez mais demandado em detrimento do trabalho manual que tende a curto e médio prazo ser cada vez mais autonomatizado. É evidente que se espera que todos pensem nas empresas, lógico… aquelas que conseguiram superar a administração taylorista, e que em algum momento todos executem um trabalho dito intelectual, contudo é no escritório que existem funções que são predominantemente intelectuais e do conhecimento. Os insumos básicos do trabalho intelectual são palavras e ideias, que ao serem combinados mudam a forma como as pessoas pensam e agem em uma organização.

Pois bem, este texto é destinado principalmente aos estagiários e aos novos empregados e tem a pretensão de te ajuda-los hackear um sistema que não ajuda, e ajudar a melhorar o seu desempenho no dia-a-dia no escritório. Adiante serão apresentadas algumas sugestões básicas que poderão te ajudar a fazer as coisas, receber instruções e elaborar relatórios, ou seja, como dar um jeito nas atividades do dia a dia gerando conhecimento, desempenho e melhorando a produtividade.

O trabalho é como a prática esportiva, se você treinar sério, conseguirá desempenho e poderá se tornar uma referência na atividade que você atua, caso não treine não passará de um atleta de poucos resultados.

O treinamento inicial para os estagiários e novos empregados que vão exercer atividades ligadas ao trabalho do conhecimento/intelectual às vezes parece o treinamento para uma linha de produção ao modo do filme “Tempos Modernos”, é como se tudo dentro de um escritório fosse repetível e previsível como uma fábrica do início do século XX.

O pessoal de algumas organizações parece se esquecer de que o conhecimento não é uma coisa que pode ser adquirida por osmose em palestras e conversas de 30 minutos com um ou outro especialista. É indispensável que o novato seja treinado e supervisionado durante a realização das atividades para que ele vá desenvolvendo confiança e possa usar da criatividade para realizar o seu trabalho.

Você já deve ter ouvido falar que a comunicação, ou a falta dela, é a maior fonte de problemas no mundo… do escritório, portanto, se você está iniciando sua vida em uma organização, seja qual for, você deve aprender a se comunicar bem.

Pausa para a reflexão:

Você sabe qual é a diferença entre um trabalhador e estudante? Existem várias respostas tipo: “um recebe para trabalhar e o outro paga para estudar” ou “a diferença de como cada um que é responsabilizado pelas suas ações”.

No entanto, a diferença fundamental é:

O estudante vive do seu esforço e o trabalhador sobrevive dos seus resultados.

Ou seja, é vital que o trabalhador receba instruções e entenda exatamente o que lhe foi solicitado e posteriormente consiga relatar muito bem os resultados do seu desempenho na realização do trabalho. Normalmente isso não é o que acontece, seja por falta de maturidade do supervisor ou por inocência do novo recruta.

Para ajuda-lo nesta jornada faça o seguinte: elabore algumas “colas”, ou na linguagem do Hacking Corporativo, uns hacks para te apoiar em sua jornada corporativa. Todas as vezes que alguém for te passar uma atividade, siga os seguintes passos:

1. Registre tudo o que foi dito pelo seu supervisor;

2. Aguarde em silêncio que ele te diga tudo o que ele quer dizer;

3. Indague-o sobre coisas que ele falou e que você não entendeu;

4. Repita o que você anotou de forma a confirmar que você entendeu tudo.

Se o cidadão estiver ansioso para te passar a demanda e você não estiver conseguindo anotar, peça que ele espere um pouco ou repita o que disse para confirmar se você entendeu corretamente.

Agora que você tem certeza que entendeu tudo, registre mais alguns dados para facilitar o planejamento das suas atividades:

1. Qual é o prazo para realizar a atividade? Qual é o esforço (tempo gasto) esperado para realiza-la?

2. Existe alguma especificidade quanto à forma em que o trabalho deverá ser entregue? (Relatório impresso, digital, e-mail, apresentação)

3. Qual é a finalidade do trabalho/ por que você precisa fazer isso?

4. Existe alguém que possa te aconselhar e te ajudar neste assunto? Você precisa consultar alguém para realizar o trabalho? Existe algum material que possa servir de referência para executar o trabalho?

Beleza, a coisa tá fluindo, mas é preciso garantir que a comunicação seja constante e por isso é importante que você mantenha o seu supervisor informado sobre o que você está fazendo. O ideal nesta etapa seguir roteiro:

1. Informe de forma oportuna o que você está fazendo e as dificuldades pela qual você possa estar passando, isso pode ser verbalmente, por telefone, e-mail e até SMS;

2. Se você está trabalhando em algo que em determinado momento atingiu um nível crítico de segurança alerte o seu supervisor imediatamente;

3. Elabore relatórios de estado para registrar suas atividades ao seu supervisor, de novo, deve ser da forma que foi combinado com ele;

4. Ao concluir as atividades elabore o relatório final de conclusão.

Lembre-se, as empresas não compram mais relatórios no quilo, portanto seja objetivo e aborde o que é realmente importante sem ficar com lero-lero.

Se você considerar os quatro pontos acima será possível entregar a demanda dentro do nível de qualidade esperado, lembrando que no escritório “fazer um trabalho com excesso de qualidade é uma perda de tempo”.

Veja bem, não importa quanto o trabalho seja bem feito, se ele for entregue fora do prazo já era. Além disso, informar constantemente é importante para que o supervisor possa orientá-lo quando necessário, os relatórios são os registros do andamento e da conclusão da demanda e servirão para aumentar a maturidade e o conhecimento da organização.

Ao elaborar um relatório responda as seguintes questões:

1. O relatório é oportuno e está de acordo com o esperado pelo seu supervisor?

2. O relatório atingiu o nível de qualidade e os requisitos solicitados?

3. Os detalhes foram reportados de forma objetiva? (Razões ->desenvolvimento -> conclusão).

4. O que você aprendeu com esse trabalho?

E por fim, para garantir que você esteja sempre melhorando o seu desempenho troque umas ideias com seu supervisor sobre as questões abaixo:

• O que você fez para fazer o que você fez;

• Como você se sentiu fazendo;

• Os problemas que você teve de superar e como o fez;

• Quais foram as expectativas em torno da organização neste período que você executou as atividades;

• Suas reflexões finais sobre a realização das atividades.

Espero que as dicas acima ajudem você a entender melhor a sua organização e a melhorar o seu desempenho na execução das atividades, você estará hackeando a forma como a empresa recebe os seus estagiários e novos empregados e vai aprender bastante quanto tornar os roteiros hábitos.

Nota: Uma referência para este texto foi o livro: 知的生産性向上システムDIPS, escrito pelo senhor Tadashi Kobayashi e publicado em 1992.