Para você começar bem… no trabalho…
Quem nunca teve que começar, ou recomeçar em uma empresa ou trabalho? O problema com muitos programas de treinamento e estágio é que o iniciante “algumas” vezes é largado às onças, e em outras é considerado mais um recurso para fazer o que ninguém quer ou pode fazer… ainda bem que isso deve ser exceção.
Se você é novato, estas linhas podem ser uma boa referência do que se esperar e como maximizar o seu estágio, se você é tutor, elas também podem provocar algumas boas reflexões sobre como formar um profissional…
Vamos considerar que existem dois tipos profissionais na empresa… o que sabe (o sênior) … e o que acha que sabe (o novato) … O primeiro usa os padrões como referência, pois já tem know-how para saber o que fazer e como fazer para entregar o que se espera… o segundo vai precisar usar, além dos padrões, referências e métodos de trabalho para aprender a executar e entregar da melhor forma considerando a sua baixa competência.
Estes métodos são uma base para ajudar os trabalhadores a conhecerem as noções básicas para se fazer as coisas e de forma a permitir que o treinamento seja eficiente ao ponto que o executor possa melhorar a sua eficiência à medida em que vai aprendendo. Seria bom que estes modelos fossem simples e diretos de forma que as pessoas pudessem assimila-los com facilidade.
Assim que o novato conseguir dominar o método de execução ele deve ser estimulado desenvolver formas de melhorá-lo e adaptá-lo às suas características pessoais, ou seja, deve ser estimulado a usar da sua criatividade para melhorar o método para que a execução seja eficiente. Estes modelos devem ser pensados para permitir uma criação contínua de conhecimento por meio das atividades executadas, além disso devem ser flexíveis o suficiente para permitir a criação de variações que combinem características adequadas aos diversos perfis de pessoas.
Priorize sempre a formação das pessoas…
Trabalho é uma atividade que gera valor para alguém, e por valor não devemos considerar apenas valor monetário. Para fazer bem o trabalho é necessário entender e praticar movimentos básicos, o que não difere de outras atividades (ou trabalhos?) humanas: esporte, artes marciais, música, seja lá o que for, quanto mais você conseguir praticar e dominar o básico, com o passar do tempo será possível fazer melhor com mais destreza, inclusive se aprimorando para realizar atividades mais complexas.
No trabalho como em qualquer outra atividade há uma estrutura básica que será facilmente realizada. Desde que seja bem compreendido e praticado não haverá erros na sua execução. Por isso é importante que os novatos sejam estimulados a primeiro dominar os “princípios básicos da atividade (trabalho) que vai realizar, ou seja, saber como receber instruções, resolver problemas, relatar e consequentemente se mais eficiente à medida que for realizando as atividades na qual foi orientado, se conseguir ter disciplina para isso sua capacidade de execução irá melhorar continuamente.
A confusão acontece quanto o novato, calouro, trainee, estagiário, seja lá o nome dado, não tem o treinamento adequado para prepará-lo para realizar o básico, ele tem que “se virar”, além disso tem outra coisa, mesmo que tenha um bom treinamento no inicio da sua jornada na empresa, isso não garante que ele irá desempenhar bem suas funções, uma vez que o conhecimento não é algo que o cidadão conseguirá assimilar tudo na primeira semana, possivelmente ele não vai lembrar de quase nada do que viu nos primeiros dias. Para potencializar o conhecimento e o crescimento do novo profissional, a orientação deve ser diária de forma que ele possa assimilar bem as atividades.
Você já pensou quais seriam os obstáculos que dificultam que os novatos aprendam o básico para realizar suas atividades?
Para facilitar a vida de todos, vamos deixar algumas idéias para fazer da vida do novato uma jornada em busca da eficiência e do conhecimento na organização.
Fique de olho em nos “5 princípios + 1 meio”
Seguem alguns princípios que podem ajudar o novato a definir melhor os meios para alcançar os fins desejados… coisas bem simples, mas de forma alguma fáceis de praticar:
Princípio 1. Aprenda receber orientações e elaborar relatórios:
Uma vez um executivo me disse que ele ficava preocupado quando passava orientações para alguém e este alguém não anotava uma linha do que ele falava. Saber receber orientações e elaborar relatórios é fundamental para quem está começando.
Para receber orientações é fácil, use o TEAR:
T …… Tome notas do que foi orientado. Se você não está conseguindo tomar notas, peça que a pessoa espere um pouco ou repita o que disse para confirmar se entendeu;
E …… Espere que a pessoa que está te orientado conclua sua fala, não a interrompa enquanto estiver passando instruções;
A …… Argumente se você não entendeu, pergunte, questione. Informe ao demandante se você entendeu, ou não as instruções (enquanto você recebe as orientações, faça perguntas sobre o que você não entende);
R …… Repita o que você entendeu do que foi demandando para confirmar se o que foi dito é o que foi entendido por você.
Princípio 2. Aprenda a decompor o trabalho demandado:
Aqui o ideal é montar uma estrutura analítica do que foi demandado com as atividades necessárias, de forma que você consiga determinar o esforço e elaborar um cronograma de execução.
Princípio 3. Planeje as atividades:
O novato deve concentrar-se nas atividades necessárias para realizar o seu trabalho. Geralmente, quando se é novato, a pessoa fica espantada com a complexidade do trabalho que é demandado, pois não sabe quais são as atividades necessárias as áreas que devem ser acionadas as pessoas de referência, isso acontece por que há um senso comum de que “todo mundo sabe” o que fazer, esta angustia pode ser evitada com um adequado planejamento do trabalho.
Princípio 4. Crie uma boa impressão:
O trabalho geralmente é demandado para quem tem competência para tal, como ainda não é possível saber a competência do novato, ele deve criar uma boa impressão em torno de sua pessoa, isso pode ser conseguido a medida que as pessoas percebem atitudes como educação, bons modos, cuidados com o trato e confiança que as pessoas tem de que ele conseguirá cumprir o que foi prometido.
Princípio 5. Mantenha uma atitude criativa:
A auto avaliação diária é importante para verificar se o know-how esta evoluindo no que diz respeito aos três primeiros princípios, pois cada um foi pensado para que a pessoa possa se desenvolver continuamente.
1 Meio — entendimento comum.
O resultado final de qualquer estágio é o aprendizado e o desenvolvimento de competências que o permitam a pessoa crescer como ser humano e profissional. Para se saber se está no caminho certo, é importante que exista um canal de comunicação bem fluída entre o mentor e o novato, uma boa comunicação evita muitos problemas que surgem em consequência de uma comunicação deficiente.
Quando há uma compreensão mútua entre quem emite a mensagem e quem a recebe as coisas fluem, agora, enquanto a “relação” não atingir esse grau de maturidade é recomendado que alguns pontos sejam considerados pelo novato todas as vezes que ele for relatar sua experiência para o seu tutor:
• Relatar o que foi feito no período;
• Falar sobre como se sentiu ao realizar o trabalho (orgulhoso, decepcionado, motivado, frustrado);
• Comentar se foi necessário superar algum problema para realizar o trabalho e o que fez para superá-lo;
• Falar sobre as expectativas que tinha durante a execução do trabalho no que diz respeito à organização e ao ambiente encontrado durante a realização no trabalho naquele período relatado;
• Suas reflexões finais sobre o conhecimento adquirido durante a execução.
Seria interessante que houvessem momentos como esse regularmente, uma oportunidade para que o novato possa compartilhar coisas e receber conselhos de seu mentor, uma troca preciosa para o desenvolvimento, não só do o novato como também do mentor, dos dois, por que não?
Fonte: Kobayashi, Tadashi - 知的生産性向上システムDIPS, 1992.
