Hack du jour #13 : hacke la comm’ interne !

Hacke la comm interne. Rend publics tous les calendriers professionnels de ton équipe.

Pourquoi on ferait ça ? Déjà pour se coordonner, c’est mieux. On évite d’avoir un gros dossier à boucler juste la semaine où quelqu’un qui a l’info cruciale est en déplacement en Alaska ou tout simplement en vacances.

C’est plus simple de prévoir à l’avance si on a accès aux calendriers !

Tu préfères quelle solution : t’absorber dans l’organisation d’un projet ou d’une réunion*, pouvoir jeter un coup d’oeil rapide aux calendriers de toute l’équipe et vérifier en cinq sec toute l’info dont tu as besoin ? Ou t’interrompre pour envoyer quatre emails pour vérifier les disponibilités de chacun, les interrompre avec ton email, et attendre qu’ils trouvent le temps de te répondre ? Pour devoir ensuite reprendre en te disant « Bon alors, JB est dispo le 6 et Céline… ah mince non Céline n’est pas libre le 6. On recommence. »🤔

(*Mollo avec les réunions, hein!)

Voir à quoi les autres sont occupés, c’est important, et pas seulement pour la synchronisation des montres :

1. Ça renforce le sentiment d’appartenir à une communauté de gens en chair et en os, avec des journées bien remplies.

Ça nous arrive à tous, on voit les choses par le petit bout de la lorgnette et on peut momentanément oublier que les autres ont du pain sur la planche.

Pendant qu’on est en train de fulminer après cet email qui n’arrive pas (« Mais bon sang pourquoi X ne fait pas Y ? Ça prend deux minutes ! »), on ne se rend pas compte que le/la collègue en question a besoin de toute sa mémoire vive pour potasser en profondeur sur un autre problème.

Avoir accès à son calendrier pro nous permet d’avoir plus d’empathie : soudain les collègues prennent une autre dimension. On voit mieux à quoi ils passent leurs journées, on lève le voile sur la fourmilière qu’est la boîte. On mesure mieux que les collègues sont des gens en chair et en os et pas juste une adresse email.

2. Ça permet de mieux cerner les spécialités et les compétences des autres et ce qu’on peut apporter soi-même aux autres projets de l’équipe.

Tiens, Marie-Jo travaille sur Truc. Or Truc, il se trouve que c’est ta spécialité, ou que ton copain / ta copine de cours de tango / d’escalade / de bénévolat travaille dans le domaine. Rien ne t’empêche d’envoyer un petit mot à Marie-Jo: « Je vois que tu bosses sur Truc, or il se trouve que… (je connais quelqu’un / je m’y connais). Si ça te dit on peut en parler ? Allons prendre un café ! »

Les connaissances et les compétences circulent mieux, plus vite, encore une façon de lutter contre le silotage, quand on est physiquement assis côte-à-côte mais qu’on ignore tout de son voisin de bureau.

3. Ça permet d’éviter la myopie et d’avoir la vue d’ensemble.

Une petite anecdote pour la route :

Au cours de ses pérégrinations au Moyen-Âge, un voyageur arrive sur un chantier. Il voit les maçons et les tailleurs de pierre s’affairer. Il s’approche d’un tailleur de pierre et lui demande « À quoi travailles-tu ? ». Le tailleur de pierre répond « Je taille des pierres, ça se voit pas ? J’ai pas le temps de bavarder ! » Le voyageur s’éloigne en s’excusant et s’approche d’un autre tailleur de pierre: « Bonjour, à quoi travailles-tu ? ». Le tailleur de pierre, nonchalant, lui répond « Je me fais du blé vite fait, dès que j’ai réuni la somme dont j’ai besoin avec ce job pourri, je me casse ! » Le voyageur est un peu perplexe, et s’approche d’un troisième tailleur de pierre: « À quoi travailles-tu ? »

Le tailleur de pierre est enchanté de répondre à la question: « Je bâtis une cathédrale. »

Pour lutter contre l’impression qu’on n’est qu’un rouage dans une machine anonyme et immense, rien de tel que voir la « big picture ».

Soudain la tâche qu’on remet à plus tard depuis une semaine parce qu’elle n’est pas très intéressante prend tout son sens : Luc en a absolument besoin pour boucler ce gros projet sur lequel il se démène depuis six mois. Voir qu’on apporte sa pierre à l’édifice, c’est valorisant, et ça donne du sens à son travail.

Un corporate hacker se demande toujours pour quoi il fait ce qu’il fait pour éviter les tâches inutiles, mais aussi pour s’ouvrir à tout ce qui se passe dans la boîte et mieux comprendre comment il ou elle trouve sa place dans la ruche.

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