Hack du jour #17 : fais le process à pied !

Fais le process à pied pour accélérer les validations dont tu as besoin: va voir chaque valideur en personne.

À quoi ça sert ? Un exemple :

Tu fais partie de l’équipe de prototypage. L’idée, c’est de monter des prototypes vite pour pouvoir les tester et lancer la production vite avant les concurrents. Donc en théorie, on va aussi vite qu’il est possible tout en sortant un proto de qualité.

Pour produire ce proto en temps et heure, tu as besoin de matériaux et de composants.

Pour obtenir les composants dont tu as besoin, c’est simple :
il suffit de faire avaliser la demande par ton/ta N+1,
qui doit relayer la demande à son/sa N+1,
qui doit contacter l’intendance,
qui doit contacter la compta,
qui doit valider le bon de commande et le renvoyer à l’intendance,
qui le fait viser par ton/ta N+2 (le N+1 de ton N+1… eh, faut suivre !),
puis le bon de commande refait le chemin en sens inverse et la compta contacte le fournisseur.

Hourra ! Tu as tes composants.

Ce genre de cirque va vite nous faire tourner en bourrique. Surtout que ta demande, urgente pour toi, mais transmise par mail ou par formulaire interne, est complètement désincarnée pour les autres. Toi, tu as sur les bras un projet qui n’avance pas et ça te désespère. Pour les autres valideurs, tu es juste un formulaire de plus qui s’ajoute à la longue liste des formulaires à valider: ça peut toujours attendre.

C’est trop facile de t’oublier. Alors on va se rappeler à leur bon souvenir.

La solution : si le problème, c’est que le process est désincarné, incarne-le.

Fais le process à pied.

Tu te rends dans le bureau de ton/ta N+1 et tu lui demandes gentiment s’il ou elle a deux minutes (quelqu’un qui est physiquement là et qui attend, c’est plus difficile à négliger qu’un email ou un formulaire). Obtiens la signature ou la validation, et rends-toi dans le bureau du ou de la N+2.

Puis amène le papier à l’intendance, à la compta, retour à l’intendance, etc, etc. Certes, ça t’a pris l’après-midi, mais tu as ton bon de commande validé et une après-midi, c’est mieux que les deux semaines que ça prend d’habitude, avec des relances par email à n’en plus finir.

L’avantage de faire le process à pied, c’est que les gens qui te font attendre d’habitude apprennent vite que si ta demande n’est pas validée, qui c’est qui va apparaître dans leur bureau, gentil(le)-poli(e) mais déterminé(e)? C’est toi !

Les collègues vont mettre un visage sur le formulaire et, comme ils ne sont pas de mauvais bougres, ils accélèrent pour te faciliter la vie. Les plus récalcitrants apprennent à leurs dépens que te faire attendre, c’est se garantir ta visite. Or tu es tenace et persévérant(e), et tu ne t’en vas pas tant que tu n’as pas obtenu gain de cause.

Autrement dit, te faire attendre, c’est risquer des « représailles », rien de bien méchant, après tout mettre un peu la pression n’a jamais fait de mal à personne.

En faisant le process à pied, tu contournes les lenteurs d’une administration tatillonne, tu te fais connaître et tu te donnes aussi l’occasion d’expliquer à qui veut l’entendre ce que tu fais exactement.

Expliquer avec quelles contraintes stratégiques tu doit composer permet aux autres de comprendre en quoi leur aide est précieuse : soudain, au lieu de pousser des papiers dans son coin, on se rend compte qu’on construit une cathédrale.

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