So schaffst du mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Berufsbegleitend hört sich ja ganz nice an — a bissl arbeiten, a bissl studieren. Aber den Workload habe ich anfangs nicht realistisch eingeschätzt. Die Vorlesungen, Hausübungen und Projektarbeiten brauchen doch ihre Zeit. Diese Strategien helfen mir, mehr aus den 24 Stunden rauszuholen.

Foto von Erik-Jan Leusink

Nein sagen

Man kann nicht alles machen, aber es wäre cool, zumindest die wichtigen Dinge zu schaffen. Deshalb sage ich NEIN zu allem, was nicht wichtig ist. Aber woher weiß man, was wichtig ist und was nicht?

Dafür brauchst du Ziele und einen Plan, wie du sie erreichen willst. Ob du ja oder nein zu etwas sagst, hängt davon ab, ob es dich deinem Ziel näher bringt.

Hier ist eine schnelle Methode, um deine ToDo-Liste auszusortieren. Gehe jeden einzelnen Task durch und stelle dir die Frage:

• Muss es gemacht werden? — wenn nein, weg damit
• Kann es automatisiert werden? — wenn ja, automatisiere es
• Kann es jemand anders machen? — wenn ja, deligiere es

Alles, was übrig bleibt, sind erstmal die wichtigen Dinge.

Tasks gruppieren

Bestimmt hast du auf deiner Liste Tasks, die irgendwie zusammenhängen. Erledige sie direkt nacheinander, wenn du kannst. Das spart Zeit, weil du dich nicht immer wieder neu auf das Thema einstellen musst.

Weniger vornehmen

Ich habe oft versucht, möglichst viel an einem Tag zu erledigen. Das war frustrierend: Am Ende waren immer Tasks übrig, die in den nächsten Tag gerutscht sind. Und ich hatte das Gefühl, dass ich nur noch am Abarbeiten bin und gar keine Zeit für andere Dinge habe. Deshalb ist es wichtig, realistisch zu planen. Wenn du mehr zum Thema “Weniger” erfahren willst, empfehle ich dieses Buch: The ONE Thing

Zeit blocken

Die Dinge erledigen sich nicht von selbst. Ich glaube, dass reine ToDo-Listen super sind, um einen Plan zu machen, was in welcher Reihenfolge und bis wann zu tun ist. Aber um sie erledigt zu bekommen, fehlt ihnen die zeitliche Dimension.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass ein Task erst dann konkret wird, wenn er mit einem festen Zeitslot im Kalender steht. Das funktioniert für mich, weil ich mir überlegen muss, was konkret zu tun ist und wie lange ich dafür brauche, wenn ich es in den Kalender eintragen will.

Ablenkungen vermeiden

Jeder weiß selbst, mit was er prokrastiniert. Bei mir ist es Facebook — wenn ich durch meine Timeline scrolle, steht da nichts Weltbewegendes. Trotzdem kann ich das dreimal in der Stunde machen — und verschwende mindestens 15 Minuten.

Wer die eigenen Ablenkungsquellen kennt, kann sich gezielt Strategien überlegen, um die Ablenkung zu vermeiden. Für mich funktionieren diese drei besonders gut:

• Single-Tasking: Einfach einen Task auswählen und fertigmachen. Dass Multitasking Zeit spart, ist eine hartnäckige Illusion. In Wirklichkeit braucht das Gehirn immer etwas Zeit, um sich von einem Task auf einen anderen umzustellen. Das summiert sich: Am Ende dauert Multitasking länger als einzelne Tasks nacheinander zu erledigen.
• SelfControl App: Die App blockiert Websites, die dich ablenken. Dafür trägst du sie in eine Blackliste ein und stellst den Timer. Wenn du in dieser Zeit „mal schnell Facebook checken“ willst, lässt dich die App nicht. Auch nicht, wenn du den Rechner neu startest oder die App löschst.
• Notifications ausmachen: Mein Smartphone ist ein riesiges Aufmerksamkeitsmagnet, weil es immer etwas Neues gibt: Neuer Follower auf Twitter, neue Whats App Nachricht oder irgendwas Neues von Candy Crush. Die App-Hersteller wollen, dass wir möglichst viel Zeit in den Apps verbringen — denn damit verdienen sie ihr Geld. Deshalb bauen sie die Notifications ein, damit wir immer wieder in die App zurückkehren, um zu sehen, was es Neues gibt. Aber eigentlich ist es doch so: Es gibt nichts, das nicht warten kann, wenn es per Notification kommt. Deshalb habe ich fast alle Notifications ausgemacht und stelle mein Smartphone beim Arbeiten auf lautlos. Wirkt Wunder. Wenn du mehr dazu erfahren willst, wie du dein Smartphone so einstellst, dass es dich nicht ständig ablenkt, empfehle ich diesen Post: Reboot your phone with mindfulness

Hast du noch mehr Tricks, wie du das meiste aus den 24 Stunden herausholen kannst? Schreibe es in die Kommentare, damit alle davon profitieren können.