Tasks mit GTD und Wunderlist in Kontextlisten organisieren
Tasks, die zu keinem Projekt gehören, häufen sich schnell zu einer endlosen Liste an. Sortiere sie in Kontextlisten, um den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen.
Was tun mit Tasks, die zu keinem Projekt gehören aber gemacht werden müssen? Wir alle müssen einkaufen gehen, Rechnungen bezahlen oder etwas zur Reparatur bringen. Sammelt man sie in einer Liste wie „Verschiedenes“ oder „Allgemeines“, verliert man schnell den Überblick.
Ich verwalte meine Tasks mit Wunderlist. Am Anfang war es super — ich hatte eine Möglichkeit gefunden, alle ToDos an einem Ort zu sammeln. Aber irgendwann war die Liste so lang, dass ich keine Lust mehr hatte, reinzuschauen.
Als ich das Buch Getting Things Done von David Allen gelesen habe, habe ich verstanden, warum. Das Problem an meiner Liste war, dass ich jedes Mal im Kopf die Tasks aussortieren musste, die ich in der aktuellen Situation machen konnte. Beispiel: Unterwegs macht es keinen Sinn, den Task “Blumen gießen” zu sehen, weil ich ihn nur zuhause machen kann.
Die Lösung: Kontextlisten. Die Aufgaben sind nach Kontext sortiert, z. B. “Unterwegs”, “am PC” oder “am Telefon”. Das ist deshalb praktisch, weil ich nur die Liste mit den Aufgaben anschauen muss, die ich gerade jetzt in diesem Kontext erledigen kann.
Damit sind die Aufgaben vorsortiert und ich kann die freie Zeit sinnvoll nutzen (und sie nicht damit verschwenden, aus einer langen Liste die zur Situation passenden Aufgaben rauszufiltern).
Jetzt mache ich das so: Wenn mir eine Aufgabe einfällt, trage ich sie in die Liste “Eingang”. Einmal täglich sortiere ich die Aufgaben aus dem Eingang in die Kontextlisten. Wenn notwendig versehe ich die Aufgaben mit einem Datum. Das funktioniert ganz gut.
Hier sind meine Kontextlisten:
- Einkaufsliste: selbsterklärend, ich schreibe direkt alles auf, was leer geht. So vergesse ich beim nächsten Einkauf nichts.
- Im Home Office: Alles, das ich am Rechner zu Hause machen muss. Hier fallen meistens auch Telefonate rein.
- Unterwegs: Besorgungen in Geschäften etc.
- Recherchieren: Alles, worüber ich mehr wissen will, aber bisher noch keine Zeit hatte, weiter zu recherchieren.
- Mit T. besprechen: Dinge, die ich mit meinem Partner besprechen muss.
- Warten auf: Dinge, die ich angestoßen habe und darauf warte, dass jemand anderes etwas macht, z. B. Antworten oder Pakete. Diese Liste ist sehr praktisch, um nichts zu vergessen und nachzufragen, falls etwas länger dauert.
- Zuhause: Dinge, die ich zuhause machen muss, z. B. Pflanzen gießen.
Nutzt ihr auch eine Listen-App und wenn ja, welche? Wie sortiert ihr eure Tasks?
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