[document collaboratif] Guide de survie de l’entreprise face au Coronavirus

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CosaVostra Stories

14 min readMar 18, 2020

Rien ne va plus… mais tout doit continuer ! Face à des situations extrêmes, il faut redoubler de créativité et d’ingéniosité pour mettre en place de nouvelles manières de travailler. Durant les prochaines semaines, nous allons devoir tester des outils, en mettre en place des nouveaux, … et nous changer les idées aussi.

Chez CosaVostra, on se serre les coudes, même à distance. Conscients du danger, et avant tout soucieux de la santé de nos collaborateurs, on se confine, on se protège mais on n’abandonne pas le navire ! Au contraire, le moment est propice pour mettre à profit nos méthodes du pirates du digital. Des pirates qui ne feront jamais carpette devant le COVID19.

Pour continuer à voguer sans couler, vous trouverez dans cet article une compilation de ce que nous allons mettre en place et tester. Et aussi tout ce qui nous plaît en matière de podcasts, de films et de musiques. Afin de profiter de cette période de mer calme pour travailler en s’instruisant.

Cette liste est un début. Nous commençons notre exploration. Nous sommes sûr que nous pouvons l’enrichir avec vos idées, vos retours d’expérience pour en faire le guide ultime de l’organisation des entreprises face à cette crise. Comment contribuer ? Commentez cet article ou envoyez-nous un message sur Linkedin ou par mail.

Deux règles d’or pour dresser un cadre de travail sain et serein.

Communiquez régulièrement

Le plus important, c’est la co-mmu-ni-ca-tion ! Cela permet à tout le monde de savoir où l’on en est et ce qu’il se passe. Tout le monde doit échanger, mais il ne faut pas non plus que ce soit la foire.

Chez CosaVostra, on fait un point tous les matins à 9H30, via Google Meet pour partager les informations les plus importantes. On connaît également la situation de chacun : d’où ils travaillent, avec qui, dans quel environnement. Cela permet à tout le monde d’avoir une bonne organisation de nos nouveaux bureaux.

Pour l’organisation des équipes, tout se passe via les agendas, Slack, Discord, Whereby, par mail et au téléphone. Mais comme la prise de distance n’aide pas forcément à savoir qui est dispo ou non, nous sommes en train de faire évoluer les choses (notamment via les statuts de chacun : “occupé”, “pause déj”, “dispo”, etc.) pour être sûr que tout le monde travaille dans de bonnes conditions.

Pas besoin d’être dispo à la minute. L’avantage en télétravail, c’est qu’on est dans un environnement plus propice à la concentration, bien moins souvent interrompus qu’en open space. Sauf quand tout le monde travaille à distance et n’est pas habitué ! Il faut relativiser l’urgence, éviter de harceler les gens qui ne répondent pas (ils ont une bonne raison) ou de tomber dans la réponse éclaire à tous les messages.

Structurez votre environnement de travail

Nota bene : ces conseils s’adressent à tout le monde. Et si vous ne l’avez pas fait, nous nous encourageons à les partager à vos collaborateurs. Ce sont des règles simples mais qui nous semblent essentielles pour se sentir bien dans ce travail à distance. Nous nous adressons directement aux collaborateurs, en adoptant leur point de vue.

Adopter une routine pour se donner envie de se mettre au travail. Vous aviez une routine quand vous partiez au bureau, elle est chamboulée. Désormais, à vous d’en recréer une pour votre télétravail (par exemple, je bois mon café et je me mets au travail).
S’habiller le matin comme si on allait au bureau — au moins en haut — caméra ou pas. Se raser, se coiffer… le cas échéant, si on le faisait avant. Se brosser les dents et se laver les mains :)
Avoir un espace dédié au travail même si l’on vit dans un petit appartement. Cela permet de “couper” plus facilement quand on a terminé sa journée.
Être strict sur les horaires : la tentation de ne pas respecter des journées de 8h est grande, reste qu’au bout d’une semaine, vous vous épuisez. Être en télétravail, c’est une question d’endurance. Cela implique aussi de déconnecter le soir et d’être plus strict sur les moments dédiés au repos. Cela favorise également l’employeur, car quand on travaille, on ne regarde pas Netflix !
Aérer sa pièce, son appartement. Le renouvellement de l’air intérieur est crucial pour faire circuler l’oxygène de votre domicile, mais aussi pour vous aérer le cerveau et évitez que vous perdiez trop patience.
Adopter la séparation des espaces. Si vous êtes confiné avec votre conjoint(e), essayez dans la mesure du possible d’avoir un espace dédié, et de ne vous réunir que pour les pauses, comme vous le feriez avec un collègue de travail.
Établir clairement une répartition des tâches (avec un calendrier ? ou à l’oral ?) : la personne qui s’occupe du déjeuner, ne s’occupera pas de faire la vaisselle. Il faut être respectueux du temps de travail de l’autre. C’est mieux pour votre couple et aussi pour votre travail.
Manger équilibré. Vous télétravaillez, vous êtes un marathonien : prendre soin de votre corps en mangeant à des horaires fixes et de manière équilibrée fera une grande différence sur le long-terme pendant le confinement. Pour celles et ceux qui détestent faire la cuisine, faites des grandes quantités le weekend : gratin, salades, sauce à congeler, etc. Cela vous permettra de réchauffer facilement vos plats pendant votre pause déjeuner — et surtout de pallier le manque d’inspiration du midi lorsque votre estomac gargouille et que vous devez faire ce call client à 14h.
Bouger ! C’est très important. Une offre d’apps en tous genres existe (comme Seven Minute Workout, des apps comme Asana Rebel ou encore des jeux (Ring Fit Adventure sur Nintendo Switch) pour vous aider à bouger ce corps qui reste immobile et assis, souvent dans une mauvaise position. Rappelons les basiques: une activité physique même minime va libérer des endorphines et améliorer votre état mental. Essayez d’intégrer des pratiques sportives voire des gestes simples (après 37 minutes de boulot, je me lève, vais à la cuisine et prends un verre d’eau et fais 10 squats), changez de position de travail régulièrement. Faites particulièrement attention à vos jambes (peu sollicitées), votre dos, nuque et vos poignets.

Les meilleurs outils pour maintenir des réunions à distance

Passons aux choses sérieuses. Maintenez vos réunions grâce à des outils adaptés à vos besoins et à ceux des clients. Voici notre short list :

Pour communiquer simplement et facilement en vidéo : Whereby ou Hangouts. Pour ces deux outils, aucune installation et login n’est nécessaire : vous rejoignez la réunion grâce à une adresse internet ou un numéro de téléphone.
Pour réaliser des visioconférences lorsque l’on est (très) nombreux : Google Meet.
Pour effectuer, par exemples, des formations en streaming : Twitch.
Pour discuter à l’écrit comme à l’oral, l’outil des gamers : Discord.
Pour réaliser des conférences, réunions, webinars ou partager des fichiers à distance : Zoom.

Les meilleurs outils pour organiser vos workflows

À chaque métier d’agence, à chaque type de travail son outil favori. Chez CosaVostra, on a très vite constaté les préférences de chaque équipe…

Pour que chacun puisse indiquer ses ToDos, et tenir compte en temps réel de son avancée : Trello reste une valeur sûre ! C’est l’outil préféré de notre équipe gestion de projet.
Pour organiser des “morning calls” entre équipe, streamer son écran en direct lors d’une présentation client, poursuivre les small talks entre collègue, par deux ou à plusieurs : Discord ne sert pas qu’aux réunions. C’était le premier réflexe de notre équipe marketing, et du bureau tunisien.
Fixer des OKRs (Objectives Key Results, soit objectifs et résultats clés): transparence + ownership de chacun
Tenir informé de sa charge de travail et de ce qu’on a pu faire : un mail avec une to do le matin, et un mail récapitulatif le soir. Une bonne vieille méthode qui porte ses fruits.
Utiliser plus que jamais la suite Google — nous travaillons déjà sur les docs et les sheets sur le drive, mais là, nous exploitons à fond l’écriture à quatre mains. Nous = l’équipe contenu de CosaVostra.

Les meilleurs services pour rester créatif

Le changement de décors, le changement des habitudes… tout cela peut aussi venir stimuler la créativité de vos équipes. Pour continuer à organiser des workshops comme à la maison pour regrouper des insights, brainstormer ou tout simplement exprimer des idées, voici quelques précieux outils, validés par notre équipe design.

Pour faire une présentation participative : Klaxoon ou Sli.do nous permettent de rendre nos réunions plus interactives — notamment durant l’organisation d’ateliers. Encore une fois, aucune installation n’est nécessaire, vous rejoignez grâce à un code une plateforme collaborative pour répondre à des questions et générer des idées.
Pour illustrer une idée : Google Drawing (pour les nubbies) ou Figma (un poil plus complexe, mais à la porté du nubbie)
Pour coller des post-its sur un mur digital : Mural ou bien Miro, le whiteboard à remplir de manière collective et qui s’intègre à vos outils de travail (Dropbox, suite Google, Teams ou Slack).

Les “TRUCS” pour rester productif

À la maison, comme au bureau, la procrastination peut poindre… Halte là, ne déprimez pas, utilisez la technique pomodoro. Elle permet à votre cerveau de ne pas se focaliser sur le produit final (ce rapport de 20 pages qui vous tétanise) mais sur le process. C’est par plusieurs incréments de 30, 40, 50 minutes, espacés par des courtes pauses que vous arriverez à triompher. De nombreuses applications existent pour vous aider, par exemple focus booster ou forest, notre préférée.
Autre technique pour les créatifs : si vous séchez et vous avez du mal à trouver l’inspiration, faites comme si vous commenciez une nouvelle journée. Allez prendre une douche ou vous re-lavez les dents par exemple. C’est étonnant (pas forcément méga écologique on vous l’accorde) mais ça marche !
Si vous butez sur un problème au boulot pas de panique ! Faites autre chose, parfois, une simple pause s’impose. Dessinez, regardez par la fenêtre, faites un puzzle… C’est en alternant mode concentré et mode diffus (celui qui s’active lorsque vous vous adonnez à une activité qui n’est pas le travail) que votre cerveau va pouvoir trouver des idées nouvelles et vous aider à trouver une solution.
Organisez votre journée par plages horaires permettant d’alterner des phases de concentration et des phases plus légères. Par exemple, si vous êtes du matin, ne faites que des emails de 9h à 9h30 puis entrez dans une phase dite de “deep work” jusqu’à midi pour finir cette campagne créative. L’après-midi, vous pouvez gérer différents calls clients en étant plus dans un rôle de gestion et moins sollicité.
Avoir un binôme. Voilà une autre stratégie pour s’assurer d’effectuer les tâches demandées en temps et en heure. Il vous suffit de demander à un proche ou à un collègue de faire des sessions de co-working virtuel via skype/hangout. Le procédé doit être très clair : chacun annonce brièvement son objectif de session et pendant 1h, les personnes travaillent sur la tâche qu’elles se sont données.

Luttez contre l’angoisse… et créez du lien

Être enfermé(e) seul(e) avec les médias en boucle peut nuire gravement à votre santé mentale sans que vous vous en rendiez compte. Il est important de s’en préserver et surtout de parler au moins à un proche / ami / collègue une fois par jour. Voici quelques autres pistes pour rester sain d’esprit et tout sourire.

Penser aux apps de méditation comme Headspace et Petit BamBou, mais il en existe des dizaines d’autres. Ces apps ne constituent en aucun cas un remède mais une béquille pour souffler et prendre du recul, ce dont nous avons bien besoin en ce moment ! En cette période de crise, beaucoup ont d’ailleurs décidé de rendre leur service partiellement voire même totalement gratuits.
Prendre sa dose de bonne humeur et surtout de bonnes nouvelles ! The Happy Broadcast compile chaque jour les “positive news”. Qu’il s’agisse du nombre de personnes guérit du coronavirus, du nombre de tigres du Népal ayant doublé en 10 ans ou des avancées en matière de pollution, ce compte instagram est une bouffée d’air frais, garanti sans niaiserie, au milieu de la négativité ambiante.
Organiser des sessions de peer-to-peer teaching sur des sujets en particulier (l’expertise de quelqu’un) — 30 min/jour — streamé sur twitch ou hangouts. Objectif lean -> on découvre les expertises de ses équipes et on a des points d’accroches sur d’autres sujets. Nous, notre Head of Growth Lamine nous a fait un cours de SEO.
Transformer sa newsletter interne en podcast : le notre s’appelle CosaVox, rien de tel que la chaleur de la voix humaine pour transmettre les infos importantes et embarquer tout le monde dans le même bateau. Un doute sur comment s’y prendre ? Lisez-donc notre article sur comment enregistrer un podcast quand on est confiné.
Créer une chaîne Slack dédiée pour partager ses expériences, memes et autres articles utiles. La nôtre s’appelle #quarantaine-and-chill.
Partager ses recommandations culturelles. Notre consultante Lilas nous a concocté une chaîne Whatsapp avec ses recommandations de films — très pratique ! Certains viennent tout droit de cette liste des films disponibles gratuitement. Pour toutes nos autres recommandations, lire un peu plus bas dans ce doc.

Occupez vos enfants

On ne vous dit pas de les abandonner. Mais quand on travaille, il faut bien offrir des idées d’activités ou les aiguiller vers des contenus intelligents. Magie d’internet, une super liste collaborative a été mise en place. Des dizaines d’idées de contenus gratuits de qualité y sont référencés, largement de quoi vous occupez pour les semaines à venir et plus encore !

On vous propose notre top 3 :

Bayam de Bayard offre gratuitement l’accès à tous ces contenus.
La boîte à “je m’ennuie” de My Little Kids et ses 60 idées géniales.
Benshi qui offre une sélection de dessins démente (gratuit pendant 1 mois).

Et si vous ne l’avez pas encore, n’hésitez pas à commander la fabrique à histoires de Lunii.

Quid des propriétaires d’animaux ?

Déjà : aujourd’hui, rien ne laisse supposer que les animaux sont porteurs du Covid-19. Vous pouvez donc leur faire autant de câlins que vous le souhaitiez ou laisser Bagheera, Cannelle ou Jean-Michel sortir de chez vous.

Ensuite : le gouvernement a autorisé les déplacements pour sortir son chien. En plus d’être le meilleur ami de l’homme, il sera désormais aussi son meilleur alibi pour se balader à l’air libre. Pensez tout de même à respecter les consignes de sécurité : pas de bise aux gens que vous rencontrez, distance d’un mètre, et pensez bien à vous laver les mains en revenant de votre promenade et n’oubliez pas votre attestation de déplacement (imprimée ou sur votre smartphone).

S’occuper quand on ne travaille pas

Les podcasts à écouter :

Business : Génération Do It Yourself, Le Panier, IFTTD et La Martingale (tous des productions CosaVostra, obviously) mais aussi Commencer, Invest like the Best, Growth Makers, Vlan, Oui are New-York, le gratin, how I built this, Business Wars et l’indémodable Tim Ferris show.
Talk : Les gens c’est passionnant, Pourquoi pas moi?, La leçon…
Histoire : Perles d’Histoire, Tu parles d’une Histoire, Passions Médiévistes, The History Chicks, La fabrique de l’Histoire, Rendez-vous avec X
Culture : Missive, Le masque et la plume …
Sport : 30 for 30, (dans les) vestiaires, vu du banc …
Société : Les couilles sur la table, la poudre, Intime & Politique, kiffe ta race, Camille
Humoristique : une bonne fois pour toutes !, Mourir moins con, Par Jupiter …
3ème âge : (parce qu’on tient à nos parents et grands-parents) : Vieille Branche, Mydadwroteaporno

Les formations à suivre :

Nous, on a la chance de profiter de formations en interne, sur le SEO par Lamine, sur les réseaux sociaux par Flavien, etc. Mais si vous avez suivi des formations que vous avez aimées, partagez-les nous !

Sinon, c’est le moment d’apprendre une langue :

Nous conseillons Chatterbug ou bien Italki, pour changer du néanmoins toujours très efficace Babbel.

Les films à voir

Pour se mettre dans le thème :

Pour coller à la réalité : Contagion, Steven Soderbergh
Pour une épidémie plus poétique : Mauvais Sang, Leos Carax
On ne peut plus dans le thème : Pandémie, Sung-Soo Kim
Pour relativiser et se dire que ça pourrait être pire : Dernier train pour Busan, Sang-ho Yeon
Pour imaginer l’après : Virus, Kinji Fukasaku
Pour un confinement familial cordial : The Shining, Stanley Kubrick

Pour revoir ses classiques :

Le Parrain, Francis Ford Coppola
Pulp Fiction, Quentin Tarantino
Les Quatre Cents Coups, François Truffaut
Into the Wild, Sean Penn
Mommy, Xavier Dolan
A Nos Amours, Maurice Pialat
Paris, Texas, Wim Wenders

Si vous êtes plutôt séries :

Pour comprendre le monde de la criminologie et devenir un agent du FBI : Mindhunter.
Pour tenter de résoudre des énigmes surnaturelles : Dark.
Pour se mettre dans la peau d’un agent de la DGSE : Le Bureau des Légendes.
Pour une série feel-good en chanson : Crazy Ex-Girlfriend.
Pour plonger au coeur de la politique française : Baron Noir.
Pour allier politique, environnement et anticipation : Years and Years.
Pour en apprendre plus sur la philosophie sans même s’en rendre compte : The Good Place.
Pour replonger dans l’histoire et vraiment rire : The Marvelous Mrs Maisel.
Pour se rappeler l’importance des droits des femmes : The Handmaid’s tale.
Pour réfléchir au poids qui pèse sur les victimes de viol : Unbelievable.
Pour chasser des nazis : Hunters.
À regarder sans modération : Friends, How I met Your Mothers, Brooklyn Nine-Nine, Gilmore Girls, Jane The Virgin, Scrubs… la liste ne manque pas !

Si vous préférez vous instruire avec des documentaires :

Pour en apprendre un peu plus sur plein de sujets : En Bref.
Pour comprendre l’histoire des professionnels de la santé face aux virus : Pandémie.
Pour replonger en enfance : The toys that made us.
Pour en savoir plus sur les films iconiques : The movies that made us.
Pour Morgan Freeman : the story of god.
Pour en savoir plus sur notre société : Citizen Four, Fahrenheit 9/11 …

Les livres à lire

Notre président l’a dit. Lisez. Décollez un peu vos nez des écrans. Voici une sélection très teintée par l’ambiance actuelle, et tout à fait littéraire :

La Peste, Albert Camus
L’amour au temps du choléra, Gabriel García Márquez
La montagne magique, Thomas Mann
Huis Clos, Jean-Paul Sartre
Robinson Crusoe, Daniel Defoe
Dracula, Bram Stoker

Les albums à écouter en travaillant

Certains ne peuvent pas travailler s’il y a le moindre bruit autour d’eux. D’autres deviennent fou s’ils se retrouvent dans un silence complet. Et la musique peut souvent être un très bon remède pour pallier au silence. Mais pas n’importe laquelle.

Déjà, privilégiez les albums aux playlists : un album est une œuvre complète, avec un début, une fin, une évolution et surtout une cohérence. Il n’y a pas de changement drastique d’ambiance toutes les 3/4 minutes, ce qui peut vite arriver avec une playlist.

Ensuite, mieux vaut privilégier les albums et artistes instrumentaux/ d’ambiance. En effet la voix peut rapidement vous distraire, et sans vous en rendre compte vous allez vite être plus concentrés sur les paroles que sur votre travail. Et non, ça ne veut pas forcément dire se résoudre à écouter du classique.

Voici 8 albums qui feront de très bon compagnons de travail :

Earth — The Bees Made Honey in The Lion Skull Du rock ambiant, avec une ambiance de grands espace dans la nature. Fonctionne aussi parfaitement pour faire de la route.
DDENT — Toro Une ambiance, certes plus sombre et lourde, mais avec des moments de luminosité qui vous donneront l’impression d’accomplir des tâches héroïques.
Max Richter — Vivaldi, The Four Seasons On aurait du mal à trouver ambiance plus lumineuse et plus positive. Si vous avez un coup de mou ou que la solitude se fait trop sentir, foncez !
Nick Cave & Warren Ellis — The Assassination of Jesse James By the Coward Robert Ford Les bandes originales de films sont aussi d’excellentes possibilités d’ambiance sonore, et celle-ci particulièrement se place en haut du panier des B.O.
Aphex Twin — Drukqs pour les personnes plus portées par les sonorités et les ambiances électroniques, cet album où le maître Aphex Twin alterne entre piano et synthétiseur, est parfait.
Robag Wruhme — Thora Vukk ici aussi, cet album séduira avant tout les amateurs d’ambient et d’électronique, mais il est tout à fait accessible et planant comme on aime.
Matt Eliott — Drinking Songs Pour ceux qui chercheraient une ambiance un peu plus intimiste, presque cocon, avec une légère pointe de spleen, mais toujours avec cette lumière qui réchauffe. À privilégier en fin de journée.
Turia — Dede Kondre Pour les plus téméraires, pourquoi ne pas en profiter pour découvrir de nouveaux horizons, notamment plus extrême ? Peut-être que le Black Metal Atmosphérique saura vous séduire.

Dites-nous si ces conseils vous ont été utiles ! Et surtout, n’hésitez pas à nous partager les vôtres. Commentez cet article ou envoyez-nous un message sur Linkedin ou par mail. Cette crise, c’est aussi une sacrée opportunité. Nous sommes à votre disposition pour continuer à avancer ensemble.

Un grand merci à Lilas, consultante de confiance confinée à Berlin, à Mathieu pour les conseils aux parents, à Léa pour les films, Jacques pour la musique, Camille pour les livres et Aurélie pour tout.