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Guest Contribution LOOMEO: R&D project portfolios in stormy times

Please find the text in German below the English version.

The challenge of a complex project portfolio

Even in quiet times — if there ever were any — the coordination of the project pipeline in research and development (R&D) is a challenging task for most companies. Changing objectives and boundary conditions require continuous questioning and adjustment of the project portfolio. In addition to that, the projects in a portfolio are highly interconnected. Companies in the automotive and mechanical engineering industry increasingly use platforms and modular product architectures in their product development projects. That leads to another layer of complexity because product development projects must be coordinated not only in terms of time but also in terms of content. Problems that occur with the development of a new technology or platform component, for example, can often lead to multiple effects on the entire portfolio.

Increasing dynamics

In addition to its complexity, project and portfolio management is becoming increasingly dynamic, especially in the early stages of development. With increasing project duration from the ideation process to a market-ready product, it becomes crucial to make the right decisions in the early development stages. Even before the Corona virus pandemic, disruptive events had already been mixing up the project portfolios. In our consulting projects, we encounter increasing dynamics in portfolio management on a regular basis. One of our customers from the automotive industry is a good example: A new regulation on the significant reduction of emissions from commercial vehicles was released. This regulation requires manufacturers to implement a fleet-reduced CO2 emission of 15 percent for newly registered vehicles in 2025. From the perspective of the manufacturer with its long-term development cycles, this period of time is relatively short and leads to increased dynamics to be handled: All manufacturers, including our customer, had to reassess their product pipelines in the light of contribution to CO2 emissions. Thus, they had to reprioritize their development projects.

Speed up with hybrid project management

The need to develop new products under high pressure requires new thinking in project management. Project management systems must be able to cope with the fact that in the early phases of development, project progress is generated very iteratively. Therefore, early phase projects are much more difficult to plan than in later phases. With cplace, companies can now harness the benefits of a collaborative platform for project management that combines agile methods — which have proven successful especially in the fast-moving IT industry — with classic planning methods (Gantt and Co.) The mix of methods is integrated into a modular toolbox.

Check out our latest webinar on Hybrid Project Management with cplace here.

With relatively little effort (No-Code, Low-Code), we are now able to provide companies with software for hybrid project management: On the one hand, cplace supports the well-known stage-gate processes and on the other hand, it enables an agile work organization of independent teams to enhance the velocity of the desired project progress.

COVID-19 mixes up project portfolios

High-speed development is a fundamental requirement. But what happens when an event of the century like COVID-19 appears on the scene? The current development in the pharmaceutical industry is a particularly striking example of how project portfolios are realigned towards a new goal — in this case, the development of vaccines for COVID-19. To successfully realign project portfolios and make meaningful decisions in dynamic environments, transparency is key.

The figure shows a small excerpt of the project portfolio of one of the numerous players in the pharmaceutical industry that have a product candidate for a vaccine for COVID-19. The presented information is freely available on the internet.

The COVID-19 vaccine candidate BNT162 from the pharmaceutical company BioNTech is currently in Phase 3 of the Drug Development Process (DDP) and has good prospects of obtaining market approval.

The visualization of this section of the portfolio is done with the LOOMEO portfolio widget. LOOMEO apps are premium applications on the cplace platform. The software brand LOOMEO is providing smart solutions for complexity management for 15 years. LOOMEO components are integrated into corresponding cplace solutions to manage correlations in project portfolios.

  • The LOOMEO portfolio widget provides transparency across the portfolio and allows a better overview of the respective project phases in the portfolio. It provides filter and coloring options for different stakeholders to enable their specific view of the portfolio.
  • In addition, the LOOMEO Grid can be used to highlight the contribution of projects to a specific topic.
  • The LOOMEO Graph visually reveals the interrelationships in the portfolio. Overlaps become transparent at one glace.

New priorities in the complex portfolio

The potential to successfully bring a vaccine or therapy for Corona virus to the market, and preferably to be among the first to do so, significantly shifts the priorities amongst the projects and leads to a complexity that affects the entire portfolio.

We originally developed the LOOMEO Grid for use cases in variant management. In the complex world of automotive and mechanical engineering industries, the Grid allows companies to identify the relationships between variants by visualizing and organizing them in a simple and meaningful way. Although the Drug Development Process differs in many aspects from the product development process for a new vehicle, there are many parallels: Even for vaccines or therapies, research and development are based on platforms. Furthermore, development projects in the pipelines of biotech or pharmaceutical companies are highly interconnected.

Looking at our BioNTech example, we can identify very similar requirements concerning complexity management. The application maps indications such as diseases to their respective projects: research and development projects have the potential to produce vaccines and therapies for specific indications. In some cases, the results of a research project make contributions not only for one, but for multiple diseases.

Collaborative product development requires collaborative project management

Not only automobile manufacturers collaborate closely with their suppliers in the value-added chain, but also in pharmaceutical companies you can observe a similar development of collaborations. Here, too, the highly dynamic environment forces companies to cooperate in order to complete projects faster.

Cross-company collaboration brings additional challenges to the project portfolio management. BioNTech collaborates with Pfizer and Fosun Pharma in the development and production of BNT162. And these are not the only cooperation partners of the company, as the small extract of the portfolio network in the LOOMEO graph already shows.

To sum it up: The currently stormy environment poses enormous challenges for project portfolio management. cplace is an excellent platform that helps companies to master the growing demands of project management. With LOOMEO Premium Applications, it is also possible to master the increasing complexity of a cross-linked project portfolio. The Project Portfolio Management Solution bundles all the components and can be quickly implemented in an organization.

You can discover more about multi-project management in R&D in the content hub of the cplace Digital Conference 2020. Martin Strattner shows you how the expertise of our consulting company, the cplace platform and the LOOMEO applications are combined to create simple and customized solutions that enable innovative companies to successfully meet the challenges of project portfolio management. You can experience project portfolio management with cplace and LOOMEO live and in color in our webinar on December 3rd, 2020.

Written by Dr. Thomas Braun, Managing Partner at REDPOINT.TESEON.

Gastbeitrag LOOMEO: F&E Projektportfolios in dynamischen Zeiten

Herausforderung vernetztes Projektportfolio

Auch in ruhigen Zeiten — wenn es diese überhaupt jemals gab — ist die Koordination der Projekte-Pipeline in Forschung und Entwicklung (F&E) für viele Unternehmen eine Herausforderung. Sich verändernde Ziele und Randbedingungen verlangen ein kontinuierliches Hinterfragen und Adjustieren des Projektportfolios. Hinzu kommen die Zusammenhänge der Projekte im Portfolio untereinander: In der Automotive Branche oder im Maschinen- und Anlagenbau haben sich Plattformen und modulare Produktarchitekturen etabliert — somit müssen Produkt- und Modulentwicklungsprojekte nicht nur zeitlich, sondern auch inhaltlich aufeinander abgestimmt sein. Gibt es z.B. Probleme bei der Entwicklung einer neuen Technologie oder Plattformkomponente, so hat dies oft vielfache Auswirkungen auf das gesamte Portfolio.

Zunehmende Dynamik

Hinzu kommt für das Projekt- und Portfoliomanagement gerade in den frühen Entwicklungsphasen eine zunehmende Umfeld-Dynamik. Je größer die Projektdauer von der Idee bis zum marktreifen Produkt ist, umso anspruchsvoller ist es, in der frühen Phase die „richtigen“ Entscheidungen zu treffen. Auch schon in den Zeiten vor der Coronavirus-Pandemie haben mehr oder weniger disruptive Ereignisse die Projektportfolios durcheinandergewirbelt. In unseren Beratungsprojekten haben wir damit täglich zu tun, ein gutes Beispiel ist ein Kunde aus der Automotive-Branche: Die aufkommende Klimadebatte führte dazu, dass im Jahr 2019 eine Verordnung zur erheblichen Emissionsreduktion von Nutzfahrzeugen erlassen wurde. Diese Verordnung fordert Hersteller dazu auf, einen flottenreduzierten CO2-Austoß von 15 Prozent für im Jahr 2025 neu zugelassene Fahrzeuge umzusetzen. Aus der Perspektive des Herstellers mit entsprechend langfristigen Entwicklungszyklen ist diese Frist relativ kurzfristig bemessen und führt zu einer erhöhten Dynamik, auf die es zu reagieren gilt: Alle Hersteller, so auch unser Kunde, mussten ihre Produkt-Pipeline dazu vor dem Hintergrund des Beitrags zum CO2-Ausstoß neu bewerten und ihre Entwicklungsprojekte entsprechend neu priorisieren.

Schneller mit hybridem Projektmanagement

Die Notwendigkeit, unter Hochdruck neue Produkte zu entwickeln, erfordert ein Umdenken im Projektmanagement. Projektmanagementsysteme müssen damit umgehen können, dass in den frühen Phasen der Entwicklung Projektfortschritte sehr iterativ erzeugt werden und viel schlechter planbar sind als in späteren Phasen. Mit cplace steht uns heute eine kollaborative Plattform für das Projektmanagement zur Verfügung, die agile Methoden — diese haben ihren Nutzen vor allem in der schnelllebigen IT-Branche erfolgreich unter Beweis gestellt — mit den klassischen Planungsmethoden (Gantt und Co.) verbindet und in einen modularen Methodenbaukasten integriert. Link zu hybriden PM mit cplace

Erfahren Sie mehr über hybrides Projektmanagement mit cplace in diesem On-Demand Webinar.

Mit vergleichsweise geringem Aufwand (No-Code, Low-Code) gelingt es uns heute, Unternehmen ein Projektmanagement-Werkzeug zur Verfügung zu stellen, das einerseits die bekannten Stage-Gate Prozesse unterstützt und gleichzeitig eine agile Arbeitsorganisation von selbstständigen Teams ermöglicht, um schneller die gewünschten Projektfortschritte zu erzielen.

COVID-19 wirbelt Projektportfolios durcheinander

Schnelligkeit in der Entwicklung ist eine grundsätzliche Forderung. Aber was passiert, wenn ein Jahrhundert-Ereignis wie COVID-19 auf den Plan tritt? Die aktuelle Entwicklung in der Pharma-Branche ist ein besonders eindringliches Beispiel dafür, wie Projektportfolios auf ein neues Ziel — in diesem Fall die Impfstoffentwicklung für COVID-19 — neu ausgerichtet werden. Die Voraussetzung für eine solche Neuausrichtung ist jedoch eine Transparenz über das Projektportfolio, um bei einer derart dynamischen Umfeld-Entwicklung überhaupt in die Lage zu kommen, Entscheidungen herbeiführen und sinnvoll treffen zu können.

Die Abbildung zeigt einen kleinen Ausschnitt des Projektportfolios eines der zahlreichen Player im Pharmabereich, die einen Produktkandidaten als Impfstoff für COVID-19 im Rennen haben. Die dargestellten Informationen sind frei im Internet erhältlich.

Der COVID-19-Impfstoff-Kandidat BNT162 des Pharmaunternehmens BioNTech befindet sich aktuell in der Phase 3 des Drug Development Process (DDP) und hat gute Aussichten, eine Zulassung am Markt zu erreichen.

Die Visualisierung des Portfolioausschnitts erfolgt mit dem LOOMEO Portfolio-Widget. LOOMEO apps sind Premium Applications auf der cplace Plattform. Die Softwaremarke LOOMEO steht seit 15 Jahren für erfolgreiche Anwendungen im Komplexitätsmanagement. Für das Projektportfoliomanagement kommen die LOOMEO Komponenten auch hier zum Einsatz, um komplexe Zusammenhänge im Projektportfolio zu organisieren.

  • Das LOOMEO Portfolio-Widget erzeugt den Überblick im Portfolio. Es gibt Transparenz darüber, in welchen Phasen sich die Projekte des Portfolios befinden. Für unterschiedliche Stakeholder hält es Filter- und Färbemöglichkeiten bereit, um deren spezifische Blickwinkel auf das Portfolio zu ermöglichen.
  • Daneben kann mit dem LOOMEO Grid insbesondere beleuchtet werden, welchen Beitrag Projekte zu einem bestimmten Thema leisten.
  • Der LOOMEO Graph deckt die Zusammenhänge im Portfolio bildlich auf. Überschneidungen lassen sich hier besonders gut erkennen.

Neue Prioritäten im vernetzen Portfolio

Das Potenzial, für die Coronavirus-Pandemie einen Impfstoff oder eine Therapie erfolgreich und auch noch möglichst als einer der Ersten auf den Markt bringen, verschiebt die Prioritäten im Portfolio erheblich und führt zu einer Komplexität, die sich auf das gesamte Portfolio auswirkt.

Das LOOMEO Grid haben wir ursprünglich für Anwendungsfälle im Variantenmanagement entwickelt. In der komplexen Teile-Welt des Automobil- oder Maschinen- und Anlagenbaus können damit die Zusammenhänge zwischen Varianten, z.B. die Verwendung von Komponentenvarianten in Produkten, einfach und aussagekräftig visualisiert und organisiert werden. Wenngleich der Drug Development Process sich in vielen Aspekten von einem Fahrzeug-PEP, dem Produkt-Entstehungs-Prozess für ein neues Fahrzeug, unterscheidet, so gibt es durchaus viele Parallelen: Auch für Impfstoffe oder Therapien erfolgt die Forschung und Entwicklung auf der Basis von Plattformen. Und so sind auch in der Pipeline von Biotech- oder Pharmaunternehmen die Entwicklungsprojekte hochgradig darüber vernetzt.

Angewendet auf unser Beispiel ergeben sich im Projektmanagement ganz ähnliche Anforderungen, um der Komplexität Herr zu werden. Hier sind es z. B. Indikationen, also Krankheiten, auf die die Projekte „einzahlen“: Forschungs- und Entwicklungsprojekte haben das Potenzial, Impfstoffe und Therapien für bestimmte Indikationen zu erzielen. Die Ergebnisse eines Forschungsprojekts liefern zum Teil Beiträge für mehrere Krankheiten.

Kollaborative Produktentwicklung erfordert kollaboratives Projektmanagement

Ähnlich intensiv, wie dies heute Automotive-OEMs mit ihren Zulieferern in der Wertschöpfungskette praktizieren, gibt es auch bei Pharmaunternehmen kooperative Entwicklungen. Auch hier zwingt die hohe Umfeld-Dynamik die Unternehmen dazu, Projekte gemeinsam schneller ins Ziel zu bringen.

Die Zusammenarbeitsbeziehungen bringen zusätzliche Herausforderungen ins Projektportfolio. Bei der Wirkstoffentwicklung und -produktion von BNT162 kooperiert BioNTech mit den Unternehmen Pfizer und Fosun Pharma. Und dies sind nicht die einzigen Kooperationspartner des Unternehmens, wie schon der kleine Ausschnitt der Portfoliovernetzung im LOOMEO Graph zeigt.

Fazit: Die aktuelle Umfeld-Dynamik bringt enorme Herausforderungen für das Projektportfoliomanagement mit sich. cplace ist eine hervorragende Plattform, mit deren Hilfe Unternehmen die wachsenden Anforderungen des Projektmanagements meistern können. Mit den LOOMEO Premium Applications gelingt es darüber hinaus, die zunehmende Komplexität eines vernetzten Projektportfolios zu beherrschen. In der Projektportfoliomanagement Solution sind die Bausteine gebündelt und können sehr schnell im Unternehmen in die Anwendung gebracht werden.

Mehr zum Thema Multiprojektmanagement in R&D erfahren Sie im Content Hub der cplace Digital Conference 2020. Martin Strattner zeigt Ihnen, wie aus der Fachexpertise unseres Beratungshauses, der Plattform cplace und den LOOMEO Applications genau die maßgeschneiderten und skalierbaren Lösungen entstehen, die innovative Unternehmen benötigen, um den Herausforderungen des Projektportfoliomanagements erfolgreich zu begegnen. Live und in Farbe können Sie Projektportfoliomanagement mit cplace und LOOMEO in unserem Webinar am 3. Dezember 2020 erleben.

Geschrieben von Dr. Thomas Braun, Managing Partner bei REDPOINT.TESEON.

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