คู่มือการมอบหมายงานที่ดี โดย Dave Bailey

เกิดจากวันนี้ email แจ้งเตือนบทความใน medium เด้งขึ้นมา 3–4 บทความ ก็กดเข้าไปดู ลากอ่านผ่านๆตา จนไปสะดุดอยู่ที่บทความ “The Practical Guide to Delegating Work” ของ Dave Bailey ซึ่งเขียนคู่มือการมอบหมายงานที่ดี อ่านแล้วรู้สึกว่าดี นำมาปรับใช้กับชีวิตทำงานจริงได้ เลยอยากจะมาแชร์อีกหนึ่งมุมมองของการมอบหมายงานให้หลายๆคนได้อ่านกัน

“ถ้าคุณเคยพบว่าการที่จะได้รับผลลัพท์ที่คุณต้องการเมื่อมอบหมายงานจากคนอื่นๆมันยากเหลือเกิน ลองใช้เทคนิคง่ายๆเหล่านี้ดูสิ..”

ประโยคจั่วหัวที่ตีหัว แล้วลากเข้ามาอ่านบทความต่อได้ คุณ Dave Bailey เริ่มเรื่องโดยเล่าย้อนให้ฟังสมัยก่อตั้งบริษัทใหม่ๆ

“ตอนที่เริ่มธุรกิจครั้งแรก เค้ายังใหม่ในการบริหารผู้คน เค้าชอบที่จะไปลงไปคลุกคลีกับงาน ดังนั้นความคิดในการมอบหมายงานให้กับคนอื่นทำให้เค้ารู้สึกว่ามันแปลกๆ — เค้าทำเองน่าจะดีกว่า”

และเค้ามักจะรู้สึกผิดหวังอยู่บ่อยครั้งเวลาที่เค้ามอบหมายงานให้ใคร เพราะมักพบว่ามันไม่เป็นไปตามที่เค้าคาดไว้ หรือมันไม่ใกล้เคียงคำว่าเสร็จเลยสักนิด เค้าเอากลับมาคิดและชั่งน้ำหนักดู เค้ารู้สึกว่าถ้าเค้าต้องการทำบางสิ่งให้สำเร็จ เค้าต้องทำมันด้วยตัวเอง และมันทำให้ปริมาณงานของเค้าเพิ่มขึ้นเรื่อยๆจนรู้สึกเหนื่อยหน่ายอย่างรวดเร็ว

ระวังสิ่งที่คุณขอให้ทำ

เค้าเคยพบปัญหาเมื่อขอให้ผู้จัดการสำนักงานทำเรื่องจ้างพนักงานการตลาด โดยให้ติดต่อหาอเจนซี่จัดหางานที่เกี่ยวข้อง และรายงานกลับมาที่เค้า

สองสามวันต่อมา ผู้จัดการแจ้งว่าได้ส่งอีเมลหาอเจนซี่หลายๆที่แล้วแล้ว แต่ส่วนมากไม่มีใครติดต่อกลับมาเลย — เค้ารู้สึกว่านี่มันไม่ได้ช่วยงานเค้าเลยแม้แต่น้อย

“คุณได้โทรไปติดตามหรือเปล่า?” เค้าถามกลับ

“เปล่าครับ ผมมีเวลาที่จำกัดและมีงานสำคัญอื่นๆอีกที่ต้องทำ” ผู้จัดการตอบกลับมา

ภายหลัง เค้าได้ปรึกษาเรื่องนี้กับที่ที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์มากกว่า พบกว่าผู้จัดการได้ทำในสิ่งที่เค้าบอกให้ทำครบถ้วนแล้ว ที่ปรึกษาจึงได้ให้คำแนะนำที่ชาญฉลาดว่า

Delegate the problem, not task.

จงมอบหมายปัญหา, ไม่ใช่งาน

นี่คือขั้นตอนที่ทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 1 : จงมอบหมายปัญหา, ไม่ใช่งาน

เมื่อคุณอยู่ในโหมดระหว่างการดำเนินงาน คุณมักจะนึกถึงส่วนที่ critical หรือส่วนสำคัญของงาน แต่การมอบหมายงานที่ดีคุณต้องนึกถึง end-states หรือปลายทางที่ต้องการ

เมื่อคุณระบุปัญหาหลักที่จะมอบหมายแล้ว ให้ตรวจสอบด้วยว่าจริงๆแล้วมันแก้ไขปัญหาของคุณได้จริง ยกตัวอย่างเช่น การสัมภาษณ์งานผู้สมัครตลอดทั้งอาทิตย์ทำให้ตารางงานของเค้ามีปัญหา แต่สิ่งที่เค้าต้องการจริงๆคือการเซ็ตช่วงเช้าสักวันหนึ่งสำหรับการสัมภาษณ์

อย่างไรก็ตามการมอบหมายปัญหาเป็นเพียงขั้นตอนแรกเท่านั้น ขันตอนถัดไปสำคัญมากกว่า เพื่อช่วยให้บุคคลที่คุณมอบหมายค้นหาวิธีแก้ไขของเขา

ขั้นตอนที่ 2 : Coach, อย่าสั่งการ

หน้าที่ของโค้ชคือช่วยเหลือให้ผู้อื่นทำงานผ่านปัญหาและแก้ไขปัญหาของตัวเองได้

สิ่งที่ง่ายที่สุดสำหรับนำมาปรับใช้คือ “Grow Framework” คิดค้นโดย Sir John Whitmore ซึ่งมีวิธีการนำมาใช้ดังนี้

1.(G)oal : กำหนดเป้าหมาย

เมื่อคุณมอบหมายปัญหาให้แล้ว ให้พนักงานของคุณอธิบายว่าผลลัพธ์ที่ดีจะมีลักษณะอย่างไร ตอบคำถามที่พวกเขาถามเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างไร เมื่อเห็นเป้าหมายชัดเจนแล้ว ต้องให้พวกเขาจดมันเอาไว้ด้วย

2.(R)eality : ตรวจสอบความเป็นจริง

ก่อนที่จะกระโจนเข้าใส่ solution ต้องให้พนักงานตระหนักถึงสถานการณ์ที่เผชิญอยู่ โดยใช้คำถามต่อไปนี้เพื่อกระตุ้น

• ตอนนี้เราอยู่ในส่วนไหนของเป้าหมาย?
• อะไรที่ได้ผลและอะไรที่ไม่ได้ผล?
• มีอะไรที่ขัดขวางความคืบหน้าของคุณหรือไม่?

3.(O)ption : สำรวจทางเลือก

ถัดมา คุณต้องช่วยพนักงานของคุณตรวจสอบทางเลือกต่างๆที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้ ด้วยคำถามเช่น

• ทางเลือกของคุณมีอะไรบ้าง?
• คุณสามารถทำอะไรได้อีก?
• คุณรู้จักใครที่พบสถานการณ์ที่คล้ายกันมั้ย?

ให้ทำเหมือนการ brainstorm โดยไม่มุ่งเน้นไปที่ทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง

4.(W)ill : กำหนดความประสงค์

ท้ายที่สุด รับ commitment มาจากพนักงานและช่วยพวกเขาทำแผนขั้นต่อไป โดยให้พวกเขาหาวิธีแก้ปัญหาโดยการถามคำถามอีกครั้ง

• คุณคิดว่าคุณต้องทำอะไรในตอนนี้?
• คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณทำมันเสร็จแล้วเมื่อไหร่?
• มีทรัพยากรหรือวิธีการอะไรที่สามารถช่วยคุณได้บ้าง?

การขยายขนาดธุรกิจต้องการการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ

ในขณะที่บริษัทของคุณกำลังเติบโต การนำ coaching relationship มาใช้มีความจำเป็น เพราะบุคคลที่ทำงานได้ดีที่สุดชอบที่จะแก้ไขปัญหาและคนเหล่านี้มักจะเกลียดการ micromanaged — นี่จะเป็นเรื่องจริงอย่างยิ่งถ้าคุณจ้างคนที่ทำงานได้ดีกว่าคุณ

อ่านต่อ — Micromanagement คืออะไร และจะรับมือกับคนประเภทนี้อย่างไร?