6 conseils pour une bonne gestion multisites de ses équipes

Dubaï, Los Angeles et Londres.

Aubel, Temploux et Braine-L’Alleud.

A l’heure de ce confinement inédit, chaque entreprise est confrontée à une gestion “multisites” de ses équipes. Que les collègues soient éloignés de 500m ou 500km ne change pas grand-chose : les contacts sont interdits. Dès lors, il est important d’adopter les bons réflexes !

En voici quelques-uns, glanés au fil des lectures et issus de ma propre expérience, qui permettront à chaque entreprise de tirer le meilleur de la situation.

1. Maintenez le lien social

Nous avons tous besoin d’interactions sociales. Et la distance entre les personnes ne doit pas être vue comme un mur infranchissable, mais comme un défi à relever. Il est donc important de conserver des moments en équipe, des moments individuels. Continuez à avoir une dynamique collective.

Pour ce faire, favorisez le croisement des compétences de vos collaborateurs. Cela créera un contact naturel entre eux. Faites-en sorte que des projets rassemblent plusieurs personnes afin de ne laisser aucun collègue travailler seul toute la journée.

Il est aussi conseillé de créer une discussion de groupe qui rassemble l’ensemble de l’équipe et dans laquelle celle-ci peut plaisanter, communiquer rapidement, réagir à une actualité… Une sorte de « coin machine à café » virtuel. Cela renforcera aussi le sentiment d’appartenance à l’équipe.

Utilisez tous les moyens de communication à disposition : appel téléphonique, vidéo, chat… Je vous invite vraiment à tous les installer sur votre ordinateur, votre tablette ou votre gsm. Microsoft Teams, Skype, Zoom, Whatsapp, Google Hangouts, GotoMeeting, Lifesize… Ce n’est pas le moyen technique qui compte, mais l’échange qui en découle. Ne freinez pas les communications en hésitant à installer l’un ou l’autre outil. Soyez flexibles et ouverts, sans imposer votre solution à vos interlocuteurs.

2. Adoptez un outil de travail collaboratif

Complètement indispensable, un outil de collaboration fera toute la différence. Il est question ici d’un outil qui va surtout structurer les échanges entre les collaborateurs. Voici quelques conseils pour une intégration réussie

• Si vous aviez déjà un outil, renforcez-le. Ne changez pas en pleine crise, mais continuez sur les acquis.
• Renseignez-vous sur ce qui existe : Microsoft Teams, Slack sont les deux principaux outils. Mais il en existe d’autres en fonction de vos besoins (la confidentialité par exemple).
• Intégrez vos équipes dans le choix de l’outil. Plus ils sont impliqués, plus l’outil sera rapidement adopté.
• Soyez strict sur son utilisation : le but est d’éviter le flot d’e-mails. Redirigez les collaborateurs vers l’outil, soyez le plus actif et rigoureux dans l’utilisation de l’outil choisi.
• Faites le point régulièrement sur le fonctionnement de l’outil, avec l’équipe.
• Partagez les trucs et astuces avec les collaborateurs.

Un outil de travail collaboratif ne va pas réduire la quantité d’information (peut-être même va-t-il l’augmenter), il va organiser cette information, ranger tout dans des cases qu’il sera plus facile à parcourir par la suite (par thématique, par personne…)

Prenez soin d’intégrer votre gestion de fichiers dans votre réflexion : où seront stockés les fichiers ? Comment le lien entre les discussions et les fichiers sera-t-il fait ? Le Cloud est évidemment la réponse la plus évidente. Mais là encore, il y a de grandes différences, notamment en termes d’intégration.

3. Fixez le cadre

3.1. Fixez des objectifs

Individuellement et en équipe, fixez-vous des objectifs. Ceci a le gros avantage d’augmenter l’autonomie et surtout, d’aligner les collaborateurs sur le cap à suivre. Cela permet que tout le monde travaille dans la même direction, même sans se croiser.

3.2. Prenez les décisions ensemble

Rien de tel qu’impliquer les collaborateurs dans les décisions pour les garder motivés. Faites des réunions régulièrement et prenez soin de faire en sorte que les décisions soient prises lors de ces moments communs.

Les décisions doivent être claires pour tout le monde et mise par écrit afin que chacun puisse venir les consulter quand il en a besoin. Pour ne pas laisser de fou, désignez systématiquement la personne qui effectuera la tâche. Assurez-vous que le périmètre de cette tâche est bien compris par chacun et fixez une date butoir d’exécution.

A la fin de chaque réunion, vérifiez si tout a bien été compris de la même manière par les participants. Plus les choses sont claires, plus vous éviterez de la frustration et des pertes de temps.

3.3. Les horaires de travail

Les horaires sont toujours un sujet délicat entre collègues. Le mieux est de fixer des règles ensemble. Inévitablement, le télétravail va induire une forme de flexibilité accrue. Récupérer les enfants, aller faire une course, prendre une pause, s’aérer, parler au voisin… Toutes ces choses font partie du télétravail et doivent être comprises par l’ensemble de l’équipe.

Cependant, il faut aussi un cadre auquel l’équipe peut se raccrocher. Démarrer ensemble une journée à la même heure, prendre un temps de midi synchronisé, avoir des réunions à intervalle régulier et fixe… toutes ces mesures permettent de coordonner les équipes et les faire travailler ensemble, sans créer de frustration.

Idéalement, les absences et les congés doivent être diffusés et accessibles à tous les membres de votre organisation. Cette transparence permet d’éviter les quiproquos. Idéalement, les agendas des équipes pourront aussi être accessible et chaque collaborateur devra être rigoureux quant à la tenue de son agenda. Il peut, par exemple, y intégrer les plages où il n’est pas disponible ou encore indiquer son lieu de travail (client, maison, bureau, et plus tard Coworking…).

3.4. Respectez les horaires de réunion

Rien de pire que d’attendre devant son logiciel de vidéoconférence, avec sa caméra allumée. Comme pour une réunion physique, la ponctualité reste un facteur gagnant dans vos réunions. A fortiori dans le cadre du télétravail. Fixez une heure de début et une heure de fin de réunion. Tenez-vous-y afin que tous les participants puissent s’organiser au mieux.

4. Soyez disponible : montrer votre présence numérique

Loin des yeux, loin du cœur. Si vous voulez que vos collègues ne vous oublient pas lorsque vous travailler à distance, soyez présent et disponible. Répondez au téléphone, rappelez ceux qui ont tenté de vous joindre, réagissez aux messages, likez, partagez, commentez… Bref, compensez votre absence physique et l’impossibilité de vous croiser dans un couloir, par une forte présence dans les outils d’échanges, et une « joignabilité » sans faille.

Soyez aussi « vendeur » de vos actions. N’hésitez pas à expliquer vos projets, ce que vous faites, les succès que vous avez rencontrés, même petits. Faites des propositions, soyez moteur des projets de l’entreprise.

La distance vous oblige à en faire plus pour être visible aux yeux de vos collègues. C’est un fait dont il faut tenir compte.

5. Déminez rapidement les conflits

En tant que manager, si vous décelez une tension où le début d’un conflit, agissez rapidement. Lorsque les gens ne se voient pas et n’ont pas la chance d’aborder le sujet « par hasard », les choses peuvent tourner rapidement au vinaigre. Ignorez les e-mails et les appels d’un collègue est très facile à distance. Et cela ne va que renforcer le conflit. De plus, les écrits peuvent souvent être interprétés de manière très différente. C’est le rôle du manager de déminer ces situations. Soit par un appel individuel, soit par une réunion en groupe.

6. Faites confiance

Enfin, faites confiance à vos collaborateurs. Si vous avez fixé le cadre, si vous avez donné des objectifs, si vous avez des réunions régulières, si vous disposez des bons outils numériques, si vous êtes alignés sur le sens de votre travail, votre équipe et vos collaborateurs seront performants et autonomes. C’est alors au manager de se détacher et d’apprendre à faire confiance.

En ces temps de confinement, c’est une bonne manière de tester la formule et de voir si elle convient. Il est fort probable que certains y prennent goût.