擔任講座講者時，如何和主辦單位溝通｜EP20

在目前服務的群眾集資平台約一年半，很幸運代表公司對外分享 3 場《群眾集資概要》講座，這篇會從講者的角度，紀錄我與主辦單位的溝通細節，包含 (1) 講者真實需求、(2) 講座現場簡報、(3) 講座事後收尾。

一、講者真實需求

在近期半年內，演講主題包含《群眾集資概要》、《群眾集資行銷與策略》、《群眾集資概要與問卷製作》，一開始接洽到主辦單位，我會先了解：

1. 參加者預計會是誰：活動參加者有兩種類型，第一種是先邀講者，再廣發活動訊息讓別人報名，第二種是已經確定參加者背景、以及講座主題，純粹邀請適合的講者來分享；因此我通常會先確認這次講座是哪一種。
2. 參加者的期待、或主辦單位的期待：接續上一題，若尚未有人報名，我會先確認主辦單位希望我分享的內容，若已經有人報名，則會事前跟主辦單位索取聽眾的期待或報名問卷，以利製作相對應的簡報。
3. 講座後續的作業：因為我目前出去分享的講座不是單純講座，而是公司合作的講座，差異是後者會希望演講完讓聽眾來提案或繳交企畫書，因此事前都要跟主辦單位確認是否要引導聽眾寫企劃書，或是我需不需要幫忙出作業。
4. 演講位置：目前分享的 3 場，有 2 場線上、1 場線下，線上的話則是事前確認好會議室連結，線下則是確認地點、交通方式、接待人員即可。
5. 回饋問卷：因為我會想調查大家的心得，因此我會跟主辦單位詢問最後的問卷是否可以由我發，並在演講時跟大家說有填問卷的人才會獲得簡報。

二、講座現場簡報

以現場的簡報，我分成前（開場）、中（確認聽眾狀況）、後（結尾 QA）來記錄我的進行方式。

（一）開場簡報

在簡報開場，除了個人介紹之外，我會先說明本次講座的大綱、以及互動默契。

在互動默契這裡，因為我習慣統問統答，因此幾乎都是用 Slido 匿名提問工具。

（二）確認聽眾狀況

另外線上講座時，因為家裡有雙螢幕，我習慣操作雙螢幕，一個螢幕看簡報，另一個螢幕看視訊畫面、聊天室，確認大家的狀況，通常我會：

1. 確認是否有人反應講太快、或講不清楚：調整自己的講話速度
2. 確認是否有人提問：引導他們到 Slido 統一留言，才不會訊息被洗掉

如果是線下講座，則是每分每秒都在注意台下狀況，滑手機的比率、抬頭的狀況，隨時調整語調起伏、速度、內容。

（三）結尾 QA

在簡報的每一章節我都會放小結論，在簡報最後會再放一個總結，讓大家回顧今天的重點。

此外，由於之前辦講座的經驗，大家習慣都默默聽，除非有主持人很會 cue，不然大家不太會提問題，因此我當講者時都會自備常見問題給大家，在簡報最後面放大約 20 題群眾集資 FAQ，萬一現場一陣安靜時，至少我還有備案可以分享。

但很幸運目前的 3 場問問題都相當踴躍，最後這 20 題大約只講了幾題。

三、講座事後收尾

在講座的事後，因為簡報是我直接寄信給有填回饋表單的人，因此講座收尾會是：

1. 寄簡報：將簡報整理完寄出，並在信件簡介公司及後續聯繫方式。
2. 確認領據：向主辦單位確認講者領據簽屬方式。
3. 主辦單位感謝信：向主辦單位的窗口，透過 LINE、信件，表達正式的感謝。
4. 內部回報：向公司內部回報講座狀況，以及回饋表單狀況。
5. 檔案歸檔：將這次的演講簡報歸檔到公司雲端，以利未來其他人若要演講可以參考使用。

以上非常簡略從講者角度來紀錄講座狀況，由於目前才 3 場，經驗尚不是很充足，後續如還有其他講座經歷再陸續紀錄。

非常謝謝你的閱讀！上述單純以我的職場生活來整理，未能涵蓋所有案例，如對內文有任何疑問，都歡迎留言、寄信聯繫。
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撰寫於：2022/09/02 (五)。
撰文者：張家惟 Evan Chang，evancwchang@gmail.com
時任於：貝殼放大－挖貝平台｜平台顧問