淺談校園的專案管理｜社團活動紀實16

《社團活動紀實》這系列將會回顧、整理我過往在大學校園的活動籌畫心得，包括專案管理、會議執行、領導、公關談判、行銷規劃等，但由於是校園內的活動做為主題，在規模上、或整體思想上仍相比業界仍有不足，單純紀錄以我過往身為總召／會長的綜合想法及可改進的地方。

專案管理涵蓋很廣，這篇主要想分享我在大學時期的人、錢、時間。

一、人事管理

不論是在社團或是活動，都會遇到「招募」及「離開」的階段，從過往被別人面試，到後來開始擔任面試者的角色，有很多可以改進的地方。

（一）招募

過去錯誤

1. 太執著在能力而非個性：錄取了不少「履歷」看起來不錯的人，但後來發現有些人能力很好，終究與團隊個性合不來，例如偏向獨行作戰，不喜歡團隊合作，或是常常搞消失、失去聯繫。
2. 未確認好彼此參與的共識：在面試過程中尚未確認好該活動需要執行的廣度，因此執行後才發現要做的事情比預期要多，導致對方也認為跟原先不符。

改進方向

1. 投入心態永遠最重要：大部分的動機，不外乎豐富自己的履歷、增進能力，因此過往在面談時，我都會詢問對方的當下狀態，例如為什麼會想來、有多少時間可以投入→初步了解動機
2. 組織需求 vs 個人慾望：接著會追問他想獲得的，跟組織/活動能給的是否相同，例如他想學習帶團隊，可是根據他的能力只能將他安置在組員，那他是否會滿意。

（二）離開

過去錯誤

1. 未提早確認好團員狀態：當社團或活動執行一陣子，難免會有些人想離開，然而當時會定時關心大家的心理狀態，導致有些人不敢講，因此藉由常常不出席會議、較少發言來暗示自己想退出，造成其他人事情壓力更大。
2. 未即時更換編組：不適合的組員就要提早說開，盡早切斷雙方合作關係，當時未即時切斷及替補，導致原先事情未能如期接上進度。

改進方向

1. 定時更新個人狀態：每兩周或一個週期就要跟組員、組長吃飯或更新心理狀態，確認他是有意願持續參與，或是否想轉換跑道，且從中了解組織可改進的方向。
2. 即時補位和 Plan B：補位每個環節都非常重要，尤其當有人消失、或是進度不如預期，除了協助該組補上之外，也要準備 Plan B，萬一這個組有人離開、萬一組長離開，該從哪裡補人，雖然事前思考這件事好像很負面，但這可以確保發生時不會一團糟。

二、金錢管理

專案中的金錢，大部分會跟公關部（找金援的部門）有關，以下會分成收入跟支出來回顧我過去的管理方式。

（一）收入

過去錯誤

1. 補助收入並非一定有：大部分來自兩種－學生繳費或學校行政單位補助，而我剛好待的社團是以學校單位補助為大宗，因此在收入上必須要先有完整提案，不斷跟師長溝通，才會知道該案有多少補助收入，因此不可先預付。
2. 避免過度理想化票券：辦活動通常會理想的假設，例如場地人數最多 300 人，通常會假設最理想狀況票卷收入是 300 (人) x 500 (元)，但往往票券都會折扣賣，像是雙人票、早鳥票、公關票等，因此在計算是都不可太理想。

改進方向

1. 有多少錢做多少事：在確定有收入之前，千萬不可先支出，或是假設自己一定拿的到，避免到時要自己貼錢，確定款項一定會入帳，才能去花下一筆金額。
2. 掌握收入基本盤：要確實掌握基本票券收入，並設好停損點，例如 100 人講座，就要至少有 50 人的票券收入才打平，因此要將收入精確到實際可收到的金額。

（二）支出

過去錯誤

1. 未查好最低付費金額：通常在跟不同廠商談價格，都需要多方比價，例如衣服、場地租借、器材租借，除非是直接認識有給優惠，不然都應該要多方比價、比品質，盡量不要太快下訂單。
2. Must to Have v.s. Nice to Have：確認哪些錢是可花可不花，例如文具、紙張、布置，是否需要購買才能，在經費有限下，能借就借、能省則省。

改進方向

1. 最小可行性方案：每個活動都要確認最少最少需要多少錢才能完成，多的錢都是加分，但基本經費不能少。
2. 多方查詢經費表：多看其他活動的結案報告，看哪些錢是可能會花到，但原本未列上的，例如計程車費、文具耗材費、便當等。

三、時間管理

專案中的時間，一直是我在學習的部分，因此我用兩個關鍵詞來分享我的管理：里程碑、碎片化。

里程碑比較像是什麼時間點該達到什麼程度，例如第一個月要完成哪些事項，第二個月接續等等；碎片化則是在大家都忙碌的狀態，找到重疊處，讓進度可以順利推進。

（一）里程碑

過去錯誤

1. 未訂好明確驗收程度：大學營隊最花時間通常是練舞跟演戲排練，而練舞也較難訂驗收，有些會用一首歌要跳到幾分幾秒作為第幾次驗收，也有的會加上姿體動作作為驗收，之前曾經未明確說要驗到哪，導致大家一直覺得被針對、刁難。
2. 未達成的話的解決方案：很多時候訂了目標，但就是未能達到，這是要想的是怎麼補上進度，例如票券不如預期、營隊練舞來不及，都需要適時地妥協及找出 Plan B，若不補上，後面雪球只會越滾越大。

改進方向

1. 時時掌握進度條：訊息保持暢通，確保大家都在進度上，避免遇到大砍、大改內容的狀況。
2. 明訂精準的驗收標準：讓大家知道什麼時間要達到什麼要求，標準線在哪。

（二）碎片化

過去錯誤

1. 全到才做事：大學各有忙碌的外務，有多個社團、上課，很難要所有人在某個時間全到，因此讓每個人都訂出個人成長曲線非常重要，缺席的人要能知道如何補齊進度。
2. 讓未出席者也有參與權：大家可能都會投票，像是營服票選、餐廳票選，這類比較不緊急的事情盡可能線上投票，讓未現場參與的人也能有投票權，避免事後爭議。

改進方向

1. 發揮時間功效：儘管同時間只能聚集少數人練習或開會，也要發揮作用，讓在場的人提供意見。
2. 線上持續更新：千萬別只是在群組丟個會議紀錄，就覺得沒到的會自己去看，往往需要組長去更新，或是做 check in的步驟，像是留言「已看過，我會做XX」。

四、總結

本篇暫時紀錄我過往在社團活動的心路歷程，仍有許多不足或需改進的思考方式，歡迎大家給予回饋。

上述就單純以我的社團經驗來敘述，未能涵蓋所有情況，因此都歡迎讀者給予回饋：）
寫於：2020/06/06 (六)。
撰文者：張家惟 Evan Chang，evancwchang@gmail.com