La formule magique

Des étapes simples, mais non intuitives pour rendre vos réunions plus efficaces, productives et moins stressantes.

par John Stokes; traduit par Marie Plamondon

L’équipe de Real Ventures a souvent été confrontée à des défis interpersonnels. Afin de les résoudre, nous avons concocté une formule magique pour nous aider à mieux gérer nos réunions. Celle-ci a été très bénéfique pour toute l’équipe et elle le sera peut-être pour la vôtre.

Nous espérons que d’autres adopteront, affineront et partageront cette formule magique!

Mise en contexte

Lorsque les gens discutent des sujets qui les intéressent, ils ont tendance à devenir fébriles. Ils ont énormément de choses à raconter, pleins de perspectives à partager et d’expérience à apporter ! Trop souvent — tant dans les interactions personnelles que professionnelles — cette fébrilité peut se transformer en irritation et en frustration lorsque les autres ne vous comprennent pas, n’essayent pas de vous comprendre ou ne vous donnent même pas la chance d’apporter votre perspective ou votre expérience.

Cette situation devient d’autant plus évidente lorsque les gens commencent à s’interrompre ou à parler plus fort pour se faire entendre. Cependant, certains ont appris à ne pas montrer ces signes visibles d’excitation — des individus qui sont souvent décrits comme «polis et respectueux». Leur attitude en surface peut suggérer qu’ils ne s’excitent pas, mais selon toute vraisemblance, leur excitation fait tourner les méninges de ces gens «polis». Par le fait même, ils remplacent le fait d’élever la voix pour se faire entendre par penser pendant que les autres parlent. Ces deux réactions aboutissent au même résultat : elles nuisent à la capacité d’écoute de cette personne.

Bien que cela prenne un peu de temps et de pratique, nous avons constaté qu’il est possible de profiter de l’excitation autour d’un sujet sans l’irritation et la frustration. Avant que nous examinions la formule de notre réunion, nous nous pencherons d’abord quelques moyens pour améliorer les interactions et la communication entre les participants :

Conseil 1:

Écoute active : Concentrez-vous sur la personne qui parle, éliminez activement vos propres pensées et jugements et donnez au conférencier de petits indices verbaux et physiques pour indiquer que vous êtes à l’aise pour en écouter davantage. C’est difficile, mais cela en vaut la peine.

Conseil 2:

Enseignement vs apprentissage : Parler/penser, c’est comme être en mode enseignement (enseigner aux autres/enseigner à soi-même) pendant que l’écoute est en mode apprentissage. La plupart des gens passent trop de temps dans une réunion en mode enseignement, mais les réunions et les discussions les plus efficaces sont quand une seule personne à la fois dans la salle est en mode enseignement.

Conseil 3:

Patience : Vous aurez l’occasion d’exprimer ce qui est important pour vous et lorsque cette occasion se présentera, ce sera le moment opportun. Ne cherchez pas l’occasion de forcer une interjection. La formule magique permet de clarifier lorsque votre tour viendra.

La formule magique

Les conseils ci-dessus sont certainement utiles dans toute interaction interpersonnelle, mais nous avons constaté que l’élaboration d’une formule — un code de conduite — pour les réunions, va un peu plus loin et permet vraiment à chacun d’enseigner et d’apprendre à tour de rôle dans un contexte de groupe.

Son fonctionnement:

Le modérateur ou la modératrice lance la réunion et désigne le premier orateur. L’orateur commence et tous les autres participants regardent l’orateur et se concentrent pour l’écouter.

Tout en écoutant l’orateur, si les participants ont des pensées qui sont stimulées par ce qu’ils entendent, il faut:

  1. Repousser les pensées et se recentrer sur l’écoute.
  2. Si la pensée revient, lever leur doigt en l’air pour indiquer qu’ils ont une pensée qu’ils aimeraient partager. Le doigt doit être clairement levé pour que tous les participants puissent le voir et il ne doit pas être posé ou abaissé avant que le participant ne commence à parler. S’ils voient qu’un autre participant dans la salle a déjà levé un doigt, ils doivent lever deux doigts ; s’ils voient que deux doigts ont déjà été levés, ils doivent lever trois doigts, etc.)
  3. Laisser la pensée s’évaporer et se recentrer immédiatement sur l’écoute.
    REMARQUE : Lorsque quelqu’un lève le petit doigt, on ne s’attend pas à ce que le locuteur s’arrête ou invite la personne à dire quelque chose. L’orateur doit le considérer comme un espace réservé aux autres participants et non comme une requête pour interrompre. L’orateur devrait toutefois s’en servir pour rappeler qu’il doit faire des observations aussi brèves et précises que possible. Chaque doigt levé est simplement un renforcement de ce concept, mais l’orateur devrait se sentir libre de continuer jusqu’à ce qu’il ait terminé.
  4. Si, à un moment donné, le participant ne souhaite plus faire de commentaire, il peut simplement baisser le doigt.
  5. Faire preuve de patience. Les participants doivent attendre que l’orateur ait complètement terminé avant de prendre la parole à leur tour. Lorsqu’un nouveau conférencier commence, les autres participants qui tiennent les doigts en l’air enlèveront un doigt. Par exemple, si un participant avait trois doigts en l’air et que l’orateur qui avait un doigt en l’air prend la parole à son tour, le participant doit laisser tomber un doigt et tenir deux doigts en l’air.
  6. Décider s’il s’agit d’un commentaire pertinent au thème abordé ou un commentaire hors-sujet, mais digne de mention.
    Lorsque le tour de parole du participant arrive, trois options s’offrent à lui :
    - Faire leur commentaire en continuant la conversation et en apportant un point au répondant
    - Faire un commentaire en abordant un autre sujet
    - S’ils ont un commentaire hors-sujet, ils peuvent demander au prochain participant de la file d’attente s’ils ont un commentaire relatif au thème abordé et, si c’est le cas, ils peuvent échanger leurs places dans la file d’attente.
    Les trois choix sont également valides et c’est à la discrétion de l’orateur de décider s’il doit entrer dans la discussion, en sortir ou échanger sa place.
  7. Tout orateur peut utiliser sa place dans la file d’attente pour poser une question directe à quelqu’un d’autre. Si on pose une question directe à une personne, elle peut répondre sans être dans la file d’attente, mais elle ne peut répondre qu’à la question spécifique et aucun commentaire ou question de suivi n’est permis par l’orateur original. Après la réponse, l’orateur suivant dans la file d’attente prend son tour.
  8. Si aucun doigt n’est levé, le modérateur ou la modératrice peut passer au sujet suivant.

Autres points d’ordre :

  • Le modérateur participe à la réunion, mais il doit aussi être conscient des contraintes de temps. Ainsi, le président peut intervenir entre les orateurs et rappeler aux participants que le temps est compté et qu’une décision est nécessaire ou qu’un autre sujet doit être discuté. Il faut essayer de ne pas limiter les contributions de quiconque. Tout le monde devrait sentir qu’il a donné son plein avis. Après une interjection, l’orateur suivant est libre de commencer.
  • N’importe quel participant peut faire un son d’encouragement ou dire un mot de soutien pendant que quelqu’un d’autre parle — mais rien de négatif. Il ne faut rien dire qui puisse distraire l’attention des autres et nuire à leur capacité d’écoute.
  • Si un participant oublie temporairement d’utiliser la formule, un autre participant devrait lever le doigt et dire «Excusez-moi». Les participants se re-centreront ensuite sur la personne qui a levé le doigt et cette personne peut simplement réinitialiser la réunion en disant «Quiconque souhaite prendre la parole doit suivre la formule magique».

Nos résultats

Depuis que nous avons introduit cette formule magique dans nos réunions — en petits ou grands groupes- nous avons constaté que les membres de notre équipe sont visiblement plus engagés : ils présentent des signes (silencieux) d’écoute active et ne s’interrompent plus lorsqu’ils ont une pensée importante. Même si nous essayions de ne pas couper la parole, nous le faisions tous malgré nous. Nous étions tous coupables de cela avant, même si nous essayions d’être respectueux. Finalement, si vous croyez que vous n’aurez pas l’occasion de parler à moins d’interrompre quelqu’un d’autre, vous passerez sûrement beaucoup de temps à réfléchir et à parler plus fort que les autres.

La méthode nous a également aidés, mes collègues et moi, à nous sentir plus conscients et plus présents dans les réunions. Plutôt que de penser à ce que je ferais dans une situation donnée ou de penser à une réponse, je garde les pensées dans mon esprit, tout en me recentrant sur l’orateur.

Cela a aussi rendu nos réunions plus agréables! Si quelqu’un parle accidentellement de travers, il est rapidement coupé avec un “Excusez-moi !” suivi d’un éclat de rire, après quoi l’interrupteur lève le doigt, ou deux… ou trois. L’orateur original se remet sur la bonne voie. Par conséquent, notre communication est devenue plus claire et plus efficace et chacun a le sentiment d’être entendu.

Qu’en pensez-vous?

Maintenant que vous comprenez notre méthode, si vous décidez de l’appliquer dans vos réunions d’équipe, vos réunions de conseil d’administration, vos comités et toute autre interaction de groupe, n’hésitez pas à nous partager si elle fonctionne pour vous ou si vous avez des suggestions pour l’améliorer.


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