Hoe gebruik je de wervingscirkel voor je wervingscampagne?

Een actief betrokken groep mensen die jouw initiatief bezoekt, eraan meehelpt, het verder verspreidt en/of actief volgt, is belangrijk voor het succes van jouw initiatief. Wanneer je aan de slag wil gaan met het creëren van zo’n actief betrokken community rondom je initiatief, zul je (potentiële) actieve deelnemers moeten gaan werven. Actieve deelnemers kunnen mensen zijn die je eenmalig of af en toe helpen, maar ook mensen die je wekelijks op vrijwillige basis bijstaan. Werving is een vorm van reclame waarbij de juiste communicatie een grote rol speelt. Voor het opzetten van een campagne om actieve deelnemers te werven, wordt vaak de door Movisie ontwikkelde wervingscirkel gebruikt. In deze blog geven we uitleg over de wervingscirkel en vertellen we je hoe je dit instrument kunt gebruiken om een actief betrokken community rondom je initiatief te creëren.

De wervingscirkel

Hierboven is de wervingscirkel afgebeeld. Het principe van de cirkel is dat je door middel van vijf stappen (van doel naar organisatie) de cirkel doorloopt, waardoor je stap voor stap een wervingscampagne kunt voorbereiden om mensen in beweging te brengen voor jouw initiatief. In de volgende alinea’s bespreken we de vijf stappen van de wervingscirkel.

Stap 1: Het doel

Als je jouw campagne voor het betrekken van meer actieve deelnemers begint, is de eerste stap om goed voor ogen te krijgen wat het doel is van de wervingscampagne. Het is belangrijk om van tevoren na te denken over de hoeveelheid actieve deelnemers die je zoekt en wat zij concreet kunnen doen om jouw maatschappelijke initiatief tot een succes te maken.

Een voorbeeld van een doel zou kunnen zijn:
Wij als organisatie van de buurtcamping willen minstens 5 vrijwilligers werven die verschillende sport en spel activiteiten begeleiden tijdens het kampeerweekend. Deze enthousiaste begeleiders moeten ervoor zorgen dat de activiteiten in goede banen lopen en dat iedereen een leuke tijd heeft op de buurtcamping.

Stap 2: De doelgroep

Als je het doel helder voor ogen hebt, kun je bedenken welke mensen je wilt bereiken met je wervingsactie. De eerste vraag die je jezelf moet stellen is: wie zoek ik eigenlijk? Het is handig om te bedenken welke doelgroep jouw campagne moet bereiken en een lijstje op te stellen met criteria waaraan de potentiële actieve deelnemers moeten voldoen. Door hierover na te denken, stel je als het ware een profielschets op.

Organisaties met een tekort aan vrijwilligers durven vaak niet kieskeurig te zijn en zijn vaak blij met iedereen die zich als vrijwilliger meldt. Toch blijkt dat het kieskeurig zijn in de werving eerder méér resultaat oplevert dan minder. Algemene wervingsboodschappen werken simpelweg niet omdat niemand zich er door aangesproken voelt. Dus wees niet bang om een duidelijke profielschets te maken.

Een voorbeeld van een profielbeschrijving zou kunnen zijn:
We zoeken tuiniers die niet bang zijn voor vieze handen en graag samen met de toppers van zorgboerderij De Drie Biggetjes de lekkerste groenten willen verbouwen. Het liefst hebben we mensen met een achtergrond in de zorg, omdat zij affiniteit met onze cliënten hebben.

Nadat je een profielbeschrijving hebt gemaakt, kun je gaan nadenken over waar je deze mensen vindt en hoe je ze kunt bereiken. Je kunt bijvoorbeeld bij jezelf nagaan waar deze doelgroep veel komt of je kunt je afvragen of je sleutelfiguren kent die zicht hebben op de doelgroep.

Stap 3: De boodschap

De derde stap is het formuleren van de wervingsboodschap. De boodschap is de vertaling van de doelstelling naar de doelgroep. Dit is een creatief proces, waarin je bijvoorbeeld probeert te achterhalen welke woordkeus hen aanspreekt of welke normen en waarden in je doelgroep heersen. Kijk voor meer tips voor het schrijven van een wervende, activerende tekst ook bij deze blog!

Denk bij het formuleren van de boodschap ook na over wat het voor een potentiële actieve deelnemer interessant maakt om zich in te zetten voor jouw initiatief, want het meedoen met een maatschappelijk initiatief is tenslotte een vorm van vrijetijdsbesteding. Bij het formuleren van de boodschap kan het dan ook meer aanspreken om het perspectief van de doelgroep te nemen: “Wil jij graag samen met anderen in actie komen om de steeds drukker wordende stad vergroenen?” in plaats van “Wij zoeken iemand die helpt de buurtperkjes maandelijks te onderhouden.” Op deze manier benadruk je meer wat het de actieve deelnemers oplevert. Wil je meer informatie over het in kaart brengen en het betrekken van jouw potentiële actieve deelnemers? Lees dan ook deze blog over het verbinden van actieve deelnemers!

Geef niet teveel boodschappen tegelijk af, want over het algemeen geldt dat hoe meer boodschappen er gegeven worden, hoe kleiner de kans op succes is. De potentiële actieve deelnemers willen graag weten waar ze aan toe zijn en vooraf concrete informatie ontvangen over de duur van de taak of activiteit, de werktijden, het resultaat, de beloning, de manier van inwerken en begeleiding en regels waaraan ze zich moeten houden.

Stap 4: Het middel

De vierde stap is het bepalen op welke manier je je boodschap gaat verzenden. Hierover nadenken is van belang, omdat je wil dat je boodschap zo goed mogelijk binnenkomt bij de doelgroep. Om campagne te voeren, heb je een middel en een kanaal nodig. Een middel is datgene wat de informatie draagt, bijvoorbeeld een flyer, een wervende tekst of dat wat je zegt in een gesprek. Een kanaal is de weg waarlangs die informatie gaat, zoals Facebook of een markt.

De takenpagina op Voor je Buurt kun je gebruiken als middel waarop je een wervende tekst op je plaatst waarmee je mensen motiveert om tijd en energie te investeren in jouw initiatief. Via een buurtfacebook of WhatsApp groep kun je de informatie op je takenpagina delen onder de potentiële actieve deelnemers. Daarnaast kun je natuurlijk ook posters ophangen in een school, folders uitdelen op een markt of je verhaal vertellen op een bijeenkomst voor een specifieke doelgroep.

Het middel en het kanaal dat je kiest, bepaalt voor een deel ook het resultaat. Op een school bereik je een andere doelgroep dan op een markt. Door goed te bedenken wat de doelgroep ziet, hoort en leest en waar de doelgroep komt, kun je aantrekkelijke plekken vinden om ze te benaderen.

Stap 5: De organisatie

De laatste stap gaat over het organiseren van de wervingsactie, waarin je nadenkt over de praktische zaken van de werving. Hoe, met wie en wanneer ga je de wervingscampagne voeren? Denk ook na over hoeveel je wilt uitgeven aan de wervingsactie en wie deze kosten gaat betalen. Het is handig om een planning te maken waarin de volgende vragen worden beantwoord:

• Wanneer moet het wervingsmateriaal klaar zijn?
• Wanneer is het een goede tijd om mensen te benaderen?
• Hoe verdelen we de taken?

Bij deze laatste stap van de wervingscirkel sta je stil bij de praktische haalbaarheid van je wervingsplannen en de investeringen die nodig zijn om deze plannen te realiseren. Dit is ook het moment waarop je eventueel je wervingsactie op onderdelen kunt bijstellen.

Zorgboerderij De Drie Biggetjes hebben de vijf stappen van de wervingscirkel doorlopen. Het resultaat van een goed voorbereide en gestructureerde wervingscampagne mag er zijn. Zorgboerderij De Drie Biggetjes hebben vier enthousiaste tuiniers verwelkomd op de boerderij.