ทำความรู้จักคำว่า “ระบบERP”
สวัสดีผู้อ่านทุกท่าน ตอนนี้เราก็ได้ก้าวเข้าสู่ปี 2020อย่างเป็นทางการ และสิ่งที่ยังมาแรงและคงจะแรงอย่างต่อเนื่องคงจะหนีไม่พ้นเทคโนโลยีต่างๆ ที่เข้ามาบทบาทกับชีวิตประจำวันเรามากขึ้น รวมถึงเข้ามามีบทบาทสำคัญด้านธุรกิจในปัจจุบัน
หลายธุรกิจเริ่มหันมาให้ความสนใจกับการนำเทคโนโลยีไปประยุกต์ใช้กับองค์กรของตน ซึ่งเทคโนโลยีนั้นก็ถูกแบ่งแยกย่อยออกมากมายหลายด้าน แน่นอนว่าแต่ละองค์กรจะพิจารณาและหยิบเอาเทคโนโลยีด้านใดด้านหนึ่งก็ตามที่ทางองค์กรเห็นว่าดี ว่าเหมาะสม หรือสามารถขับเคลื่อนธุรกิจของตนให้เติบโตได้ มาประยุกต์ใช้เพื่อให้องค์กรเกิดความก้าวหน้าและเติบโตมากยิ่งขึ้นในอนาคต และแน่นอนว่าบทความนี้ก็มีวัตถุประสงค์ที่จะแนะนำให้เพื่อน ๆ ได้ทำความรู้จักกับเทคโนโลยีหนึ่งที่ทางผู้เขียนได้มีโอกาสศึกษาและทดลองใช้งานขณะฝึกงานอยู่ในบริษัทอุสาหกรรมแห่งหนึ่ง ซึ่งเทคโนโลยีนี้ได้มีหลายองค์กรนำไปประยุกต์ใช้กันอย่างแพร่หลาย นั่นก็คือ “ระบบERP” หรือ ระบบการจัดการทรัพยากรของค์กร นั่นเอง
โดยในวันนี้เราจะมาให้ความสนใจใน 3 ประเด็นหลัก อันได้แก่
- What is ERP?
- Why ERP?
- When we need ERP?
What is ERP? | ERP คืออะไร?
ERP นั้นย่อมาจาก “ Enterprise Resource Planning ”
- Enterprise : ธุรกิจ
- Resource : ทรัพยากร
- Planning : การวางแผน
เมื่อเราแปลรวมกันแล้ว ERP หรือ Enterprise Resource Planningนั้นหมายถึง การวางแผนการจัดการทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม
แล้วคำว่าโดยรวมในที่นี้หมายความว่ายังไง ???
ต้องขอเกริ่นก่อนว่า หนึ่งในคุณสมบัติเด่นของระบบERP นั่นก็คือระบบERPมีคุณสมบัติในการบูรณาการ หรือ Integration กล่าวคือ ระบบERPนั้น มีความสามารถในการรวมการทำงานของแต่ละหน่วยงานภายในองค์กรเข้าไว้ภายในระบบเดียว ซึ่งหน่วยงานในที่นี้หมายถึง ทุกฝ่ายที่มีบทบาทในการขับเคลื่อนธุรกิจองค์กรเรา เช่น ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง ฝ่ายขาย ฝ่ายการเงินและการบัญชี ส่วนของการผลิต ไปจนถึงฝ่ายคลังสินค้า เป็นต้น แน่นอนว่าระบบERPนั้นเปรียบเสมือนกาวชั้นดีที่ประสานการทำงานของทุกภาคส่วนให้มีความสอดคล้องและลื่นไหลไปด้วยกัน
คำถามต่อไปคือแล้วทำไมเราถึงต้องให้ความสนใจกับคำว่าERP?
ทำไมระบบERPจึงจำเป็นและสำคัญกับองค์กรของเรา?
Why ERP? | ทำไมต้อง ERP?
หากมองในมุมคุณสมบัติเด่นของระบบERPนั้น อย่างที่เราได้กล่าวมาในข้างต้นว่าหนึ่งในคุณสมบัติเด่นของระบบERP คือ ความสามารถในการบรูณาการแต่ระบบERPนั้นก็ยังมีตุณสมบัติเด่นอื่น ๆ อีก นั่นคือ ระบบERP มีความยืดยุ่นสูงสามารถปรับใช้ได้ให้เข้ากับหลากหลายธุรกิจ และ ระบบERP มีความสามารถในการปรับแต่งให้ตัวระบบมีความสอดคล้องเหมาะสมกับธุรกิจแต่ละประเภทได้เป็นอย่างดี
— Intergration
— Flexible
— Adaptation
ซึ่งสามคุณสมบัติเด่นของระบบERPที่กล่าวมาข้างต้นนั้นทำให้ระบบERP เปรียบเสมือน Work Station ขององค์กรที่ช่วยเหลือให้การใช้ทรัพยากรและการทำงานร่วมกันในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งประโยชน์ของ Work Station นี้ สามารถแยกออกเป็น 6 ข้อใหญ่ดังนี้
1. Work Efficiency : ระบบERPช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กร
2. Less Redundant work : ระบบERP สามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนด้วยกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้น
3. Improve Collaboration : ระบบERP สามารถช่วยป้องกันการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันระหว่างหน่วยงานได้
4. High Security : ระบบERP มีความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นความลับทางธุรกิจหรือข้อมูลต่างๆขององค์กรให้มีปลอดภัยในการเข้าถึงได้เป็นอย่างดี
5. Better Analysis : ระบบERP สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ มาวิเคราะห์ให้ก่อเกิดประโยชน์ทางธุรกิจมากยิ่งขึ้น
6. Cost Control : ระบบERP มีความสามารถในการควบคุมต้นทุนการผลิตในกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กรได้เป็นอย่างดี
จากประโยชน์ของระบบERP ที่ได้กล่าวมาข้างต้นนั้น ทำให้ปัจจุบันมีการนำระบบERP มาประยุกต์ใช้ในองค์กรทางธุรกิจอย่างแพร่หลาย ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ระบบERP ที่เราเห็นได้ชัดคือ ธุรกิจอุตสาหกรรม มักนำระบบERP ไปประยุกต์ใช้ในกระบวนการควบคุมการผลิต หรือกระบวนการนำเข้าและส่งออกต่างๆภายในโรงงาน รวมถึงกระบวนการควบคุมต้นทุนการผลิต เป็นต้น แต่แน่นอนว่าทุกธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวที่แตกต่างกัน และพบเจอปัญหาที่แตกต่างกันไปในแต่ละช่วงเวลา ดังนั้น คำถามคือเราจะรู้ได้อย่างไรว่าตอนนี้องค์กรของมีความจำเป็นต้องนำระบบERP หรือระบบการวางแผนจัดการทรัพยากรธุรกิจระดับองค์กร มาประยุกต์ใช้ในธุรกิจของเราบ้าง??
When We Need ERP?
|เมื่อไหร่ที่เราต้องการ ERP?
เมื่อแต่ละธุรกิจมีเอกลักษณ์เฉพาะตัวและเจอปัญหาที่แตกต่างกัน ทำให้เรามีหลายสถานการณ์ที่นำมาพิจารณาในการประยุกต์ใช้ระบบERP มากมายแยกตามประเภทธุรกิจ ซึ่งในบทความนี้ขอยกตัวอย่างสถานการณ์ง่าย ๆ รวม 5 สถานการณ์ที่อาจหนึ่งในสัญญาณบอกว่าองค์กรของเราควรที่จะเริ่มพิจารณานำเอาระบบERP มาประยุกต์ใช้ในองค์กรของเราบ้างแล้ว อันได้แก่
สถานการณ์ที่ 1 —
สมาชิกในหน่วยงานของคุณใช้เวลานานมากเกินไปกับงานบางงาน ทั้งที่งานนั้นควรจะเสร็จโดยเร็ว หรือ ไม่มีความจำเป็นที่จะใช้เวลาทั้งวันไปกับงานนั้น หรืองานที่ล้าช้าเหล่านี้สามารถถูกแทนที่ด้วยกระบวนการที่เป็นอัตโนมัติมากขึ้นสถานการณ์ที่ 2 —
คุณไม่สามารถนำข้อมูลต่าง ๆ ทางธุรกิจ ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลการจัดซื้อ ข้อมูลการขาย ข้อมูลการผลิต มาวิเคราะห์ให้เกิดประโยชน์สูงสุดทางธุรกิจได้สถานการณ์ที่ 3 —
คุณไม่สามารถทราบได้ว่าระดับสินค้าคงคลังรายวันของคุณเป็นอย่างไร ทำให้พื้นที่ในการจัดเก็บสินค้าอื่น ๆ อาจมีไม่เพียงพอสถานการณ์ที่ 4 —
สมาชิกแต่ละแผนกขององค์กรเกิดการทำงานที่ไม่สอดคล้องกัน ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างดำเนินการซื้อชิ้นส่วนเพิ่มเติมแต่ไม่ทราบว่าคลังสินค้ามีพื้นที่จัดเก็บไม่เพียงพอทำให้ชิ้นส่วนที่สั่งมาไม่มีที่จัดเก็บ ชิ้นส่วนอาจเกิดความเสียหาย และแน่นอนว่าเหตุการณ์นี้ส่งผลกระทบอื่นอีกมากมาย เช่น ผลกระทบต่อกำไร ผลกระทบต่อยอดขาย เป็นต้นสถานการณ์ที่ 5 — คุณนั้นพบเห็นหรือระบุปัญหาได้ในเวลาที่สายเกินไป ทำให้ดำเนินการแก้ไขล่าช้า แน่นอนว่าสิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อองค์กรของคุณได้
แน่นอนว่าก่อนการนำระบบERPมาใช้ในองค์กร คณะผู้บริหารต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมตามปัญหาที่องค์กรของตนพบเจอ สถานการณ์ข้างต้นเป็นเพียงปัญหาอันน้อยนิดที่เราพบเห็นได้ในธุรกิจ ทั้งนี้บางปัญหาที่พบเจอในความจริงอาจนำระบบERP มาประยุกต์ให้แก้ไขได้ หรืออาจมีเทคโนโลยีอื่นที่สามารถแก้ไขปัญหาเหมาะสมและตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้มากกว่าก็เป็นได้
จบไปแล้วกับ 3 เนื้อหาหลักที่นำพาให้เราได้ทำความรู้จักกับระบบERP หวังว่าบทความนี้จะทำให้คุณได้รู้จักกับคำว่า “ERP” มากยิ่งขึ้นและหวังเป็นอย่างยิ่งว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ต่อตัวคุณ สุดท้ายนี้สิ่งที่วิเศษสุดสำหรับการเรียนรู้ คือ “ไม่มีใครสามารถเอามันไปจากคุณได้”
