Yetki ve sorumluluk ikilisi

Bir şirkette işler yolunda gitmiyorsa, bakılacak üç beş şeyden en önemlileri; yöneticilerin yaptıkları işe dair sorumluluk taşıyıp taşımadıklarını; taşıyorlarsa da sorumlu oldukları alanda yetkileri olup olmadığıdır.

Çok sık görüyorum, yönetici seviyesindeki kişiler sorumlusu oldukları ekiplerle ilgili en ufak bir kararı tek başlarına alamıyorlar. İşin tüm sorumluluğu üzerlerinde olmasına rağmen, ne imza yetkisi var, ne de bütçe yetkisi. Ekibinden birisini ödüllendirmek istese bin dereden su geliyor, bir kişiye yaptırım uygulamak isterse de yukarılardan bir yerlerden veto yiyor. Böyle şirketlerden bir tanesindeyseniz, inanın bana, başarı şansınız çok ama çok düşüktür.

Yetki, emir verme ve ona uyma gücüdür, başka bir deyişle karar alma gücüdür.

Sorumluluk ise, herhangi bir yükümlülük, güven, borç veya başka bir şey için hesap verilebilir veya sorumlu olma durumu anlamına gelir veya başka bir deyişle zamanında ve en iyi şekilde verilen bir işi tamamlama zorunluluğu anlamına gelir.

Yetki ve sorumluluk birbiriyle çok yakından ilgilidir. Birisi olmadan diğeri olursa mağdur olursunuz. Ekibinizden birisine de bir görev verdiğinizde, o işi bitirmek için gerekli yetkiyi vermezseniz, yine işi çıkmaza sokarsınız.

Böyle söyleyince ne kadar basit geliyor değil mi? Sanki bu satırları boşa yazıyormuşum gibi geliyor belki. Çok doğal duruyor çünkü yetki ve sorumluluğun bir arada olması ve sanki hep böyle olmuş gibi hissediyorsunuz. Ama emin olun ki değil.

Peki diyelim yetki ve sorumluluk ikilisini birbirinden ayırırsanız neler olur?

Atılan email’ların cc kısımları gerekli gereksiz kişilerle dolup taşar. Çünkü o email’ı atan ve işi yapmakla sorumlu olan kişi, yeterli yetkiyle donatılmamıştır. Bir başkalarının da onayını almak ve sorumluluğu paylaşmak ister. İleride bir sorun olursa, “ben demiştim” demek için yapılır bu hareket. Bazen de tribünlere şov olsun diye. Ama her halükarda bir şirkette işlerin yolunda gitmediğinin en güzel göstergelerinden birisidir.

Yetki vermeden sorumluluk verdiğiniz bir kişi, şirketin günah keçisi olur. Örneğin bir proje yöneticisine yazılımcıların hedef tarihlere uyup uymadığını kontrol etme yetkisini vermezseniz, o projede tarihler tutmadığında hesap soramazsınız. Eğer proje yöneticisi bu yetkiden yoksun haldeyken hesap sormaya kalkarsa da yazılım ekibiniz “sana ne oluyor” demeye başlar ve proje yöneticinizin ismi yıpranır. Büyük ihtimalle de zaten işi başarıyla bitiremez.

Nadiren olsa da bazen sorumluluk vermeden yetki verildiği de olur.

Bazen yöneticiler sadece ortalıkta gezinirler ve insanlara hesap sorarlar. Bu iş neden bitmedi, neden zamanında bayrak kaldırılmadı gibi. Bu kişilerin ne yaptıkları şirketlerde merak konusudur. Ne yapar ne eder bilinmez bu insanlar. Hatta belki o şirketteki en uzun süredir çalışan kişiler bunlar dahi olabilir. Bir nevi demirbaş gibidir, şirket onların üzerine inşa edilmiştir. Bu gibi kişiler kontrolsüz bir yetki sahibi olabilirler. Bu durumlarda da çok büyük sorunlar çıkar. Otoritenin kötüye kullanılması, gereksiz yüksek tansiyonların yaşanması tipik sonuçlarıdır.

Bu önemli ve yararlı bir yönetim ilkesidir çünkü çalışanlara yeterli yetki verilmezse, görevlerini verimlilikle yerine getiremezler ve bu da örgütsel hedefin gerçekleştirilmesini engeller. Bazen yönetim ve çalışanlar arasındaki ilişki de uygun otorite delegasyonu tarafından kötü şekilde etkilenir.

Yetki ve sorumluluğu aynı anda, gerekli dozda vermenin olumlu etkileri:

• Yetki kötüye kullanımı olmaz.
• İşi etkin ve verimli bir şekilde tamamlamaya yardımcı olur.
• Bireyler sorumlu tutulabilir.
• Kurumsal hedeflerin sistematik ve etkin bir şekilde gerçekleştirilmesi.

Bu ilkenin ihlal edilmesinin sonuçları:

• Otoritenin kötüye kullanılması.
• Sorumluluk etkili bir şekilde yerine getirilemez.
• Hiç kimse sorumlu tutulamaz.
• Yönetim ve çalışanlar arasındaki çatışmalar.

Eğer siz de ekibinizde birilerinin başarı ve başarısızlığın sorumluluğunu taşımasını istiyorsanız, bu ilkeyi kusursuz uygulayın. Bir görevi birisine atarken, o kişinin o işi yaparken hangi yetkilere sahip olması gerektiğini iyice düşünün ve ikisini birden verin.

Eğer o kişi o yetkileri kaldıramayacak seviyede ise, o zaman o işin sorumluluğunu da taşıyamaz demektir. İyisi mi, o zaman siz o işi o kişiye vermeyin.