Slack: как организовать своих дипломников и избавиться от головной боли

Каждый год научные руководители и кураторы в высших учебных заведениях ломают голову над тем, как им получше устроить работу со своими студентами: дипломниками, магистрантами или аспирантами, у которых на носу защита работы или диссертации. Некоторые традиционно устраивают очные встречи на кафедре или в кафе, другие стараются пользоваться Skype, чтобы сэкономить время и создать более комфортные условия для работы со студентом. Третьи общаются только по почте. В общем, конечно, вариантов множество, но мы попробуем примерить программу Slack для создания общего места для коммуникации со студентами.

Почему Slack?

Это отличный инструмент, который позволяет организовать всех страждущих в одном месте: вопросы по дипломам/диссертациям/курсовым могут поступать вам прямо туда, избавляя от необходимость постоянно разгребать почту и отвечать на каждое письмо по-отдельности. Здесь вы сами создаете не только ветки бесед, но и выставляете дедлайны, советуете списки литературы и организуете хранение актуальных черновиков, текстов и даже источников.

Подготовка.

Мы будем считать, что вы уже зарегистрировались в Slack, создали ваш собственный проект и пригласили туда ваших будущих собеседников. Если у вас возникли трудности с регистрацией, вы можете посмотреть ролик и по регистрации в Slack, который мы создали для удобства.

Итак, для того, чтобы правильно организовать пространство для работы со студентами, прежде всего необходимо определиться с тем, какие дополнительные функции, кроме рубрикации и непосредственного общения нам требуются. Так удастся представить все возможные расширения вашего рабочего пространства, что позволит значительно снизить необходимость работы с дополнительными приложениями и платформами. Как вы наверняка уже знаете, уникальность этой программы в том, что она позволяет подключать к вашему проекту множество расширений.

Как общаться в Slack?

На платформе предусмотрено, во-первых, общение в каналах, как вы уже заметили. Вы создаете либо приватные, либо открытые каналы, например, для своих студентов. Так каждый канал может соответствовать либо теме работы, либо проекту, либо дисциплине. Главное, что от вас требуется, — организовать пространство так, чтобы оно было понятным и ясным. Всем будет легче, если уже из названия канала можно будет догадаться о том, что в нем обсуждается.

Slack также предполагает личные сообщения/direct messages. Аналог чата в любом виде, позволяющий общаться напрямую с человеком. И, конечно, позволяет общаться в форматах видео при помощи любого приложения.

Шаг 1. Создание рубрикации.

Каналы, или рубрики Slack помогают вам создавать многогранное пространство, выстраивать его логику. Мы советуем создавать для каждого студента отдельный канал. Заметим, что каналы в Slack могут быть приватными (т.е. доступными только определенным людям) и открытыми (доступными всем, кто есть в вашем проекте).

Поэтому стоит заранее определиться, какую политику выстраивать: нужно ли студентам следить за развитием проектов остальных своих коллег или закрыть обсуждения диссертаций? Возможно, стоит создать несколько дополнительных открытых каналов, где они могли бы общаться, например: #news #questions #problems #chat. Обратите внимание, что названия каналов могут быть написаны только в нижнем регистре и латиницей. Далее инструкция по созданию канала.

Пошаговое создание каналов в Slack: Создание канала -> Название канала, настройка приватности, приглашение -> Ура!

Шаг 2. Интеграция приложений.

Итак, если вы создали отдельные каналы для студентов, подготовили место, где они могут общаться и обсуждать их идеи и проблемы, стоит приступить к расширению возможностей вашего Slack. Однако прежде, давайте подумаем, какие варианты нам могут подойти?

Например, было бы здорово, чтобы для этого проекта у вас было отдельное хранилище файлов, куда можно было бы загружать все тексты и даже некоторые источники, списки литературы, статьи и многое другое, не так ли? Да, определенно нам подойдет нечто вроде Google drive, Drop box или Box.

Дальше, нам, вероятно, понадобится средство для общения помимо чатов: наверняка все-таки придется периодически созваниваться и обсуждать ход работы со своими подопечными? Тогда вам наверняка нужно что-то вроде Skype! пожалуй, вам также понадобится календарь, в котором можно будет зафиксировать все ключевые даты и дедлайны: для этого идеально подходит Google Calendar! И, наконец, советую вам обратить внимание на Giphy, приложение, которое поможет вам раскрасить общение посредством разнообразных анимаций. Анимации — это здорово!

Пошаговая интеграция приложения: Меню -> “Apps&Integrations” -> Поиск приложения -> “Install” или “Visit to install” -> Разрешение доступа -> Ура!

Шаг 3. Структурирование файлов.

Как только вы закончили интегрировать приложения, не забудьте заполнить ваше облачное хранилище файлов так, чтобы было удобно с ним работать не только вам, но и вашим подопечным. Вы можете создать несколько папок, например, со следующими названиями: “Списки литературы”, “Источники”, “Черновики”, “Литература”. Не забудьте напомнить своим студентам, что внутри этих папок тоже необходимо соблюдать порядок и, значит, создавать отдельные папки под своим именем! Так у вас всегда будет порядок в файлах и не нужно будет отправлять один и тот же список литературы разным студентам в нескольких письмах.


Заключение.

Организация такой площадки для работы с подопечными займет у вас не более 10 минут, однако именно благодаря ей вы сэкономите кучу времени и сил, который наверняка бы потратили на работу с почтой, личный встречи на кафедре. Вместо этого вы сможете уделить больше внимания действительной работе с вашими студентами или, наконец, почитать книгу, которую давно хотели прочесть.

Вы можете посмотреть видео о том, как настраивать Slack для работы с подопечными:

5 минут: как использовать Slack для работы со студентами

Почитайте подробнее о том, зачем стоит использовать Slack для работы в высшей школе: