Como acontece a administração de tarefas na ContaAzul?

Antecipo que os métodos citados também (acho que) são usados (ou deveriam) em outras empresas.

Você pega alguns post-its, canetinhas coloridas, pautas, agendas (no caso dos optantes pelo tradicional) ou notebook para anotar o resultado de toda a conversa, e dá a partida na reunião.

Dos materiais básicos para melhor desenvoltura, apresenta-se também uma peça (não básica) o Scrum Master. O Scrum Master, para melhor entendimento, age como um coach. Um líder-conselheiro-mentor da equipe participante da reunião.

É muito comum um grupo de pessoas se reunir para solucionar algo e não conseguir por falta de organização, foco ou objetivo. Acontece, principalmente, porque os envolvidos entregam-se para questões que não deveriam ser discutidas no momento, que até se relacionam com o trabalho e as tarefas, mas não eram o ponto alvo. Desse modo, acaba-se o tempo e nada se resolve.

Mas então, o que faz um Scrum Master?

A atuação desse cara é mediar o grupo na reunião (ou planning, ou brainstorm, ou retrospectiva) ou qual for a dinâmica mais propensa a resolver seu problema. Então, cabe a essa pessoa definir alguns pontos para que essa interação tenha, no mínimo, um bom desenvolvimento:

  • Horário para começar e acabar a reunião e sala reservada é o primeiro passo. Desse modo os participantes já se antecipam e sabem onde ir na hora de ir. Atenção: horário de término é tão importante quanto o de início.
  • Todos tem o direito de fala, cada assunto precisa de tempo para ser discutido e se um tópico é maior que os outros, ele deve ter uma reunião própria.

Aqui na ContaAzul temos muitos encontros durante a semana para tudo correr bem e ao final termos resultados. Nossas tarefas ficam dentro de Sprints.

A ferramenta que nos direciona é o Jira. O Jira é um software que disponibiliza um dashboard onde o usuário insere tarefas que a equipe vai resolver na semana (Sprint). Cada tópico dentro do Jira tem título, descrição do que se trata e os critérios de aceitação. Por exemplo, “criar um texto sobre MPE com 1000 palavras” e o critério de aceitação é que esse texto tenha 1000 palavras.

Cada time tem o seu Jira (alguns times usam outro software. Por exemplo, o time de Inbound que cuida do blog, tem um dashboard (no Jira) diferente do time de canais pagos). Mesmo os dois sendo o Marketing, trabalham em equipes e com tarefas separadas para não confundir, não atrapalhar e ter mais foco em questões específicas.

  • O líder do time, chamado de P.O, é quem cuida das tarefas que os integrantes inserem no Jira. Ele é o especialista que sabe o que está dentro da proposta combinada ou não; se a tarefa faz sentido ou não; se todos estão seguindo juntos. Aqui entra, novamente, a questão dos alinhamentos que comecei citar lá em cima.
  • O P.O (líder) está sempre presente com as equipes. Nas reuniões que sugerem iniciativas que resolvam e detalhem algo específico para tratar (Refinamento). Nas reuniões decisivas de estratégia para trabalhar na semana (Planning). E na reunião de fechamento da semana para cada um mostrar o que fez, falar o que foi positivo e negativo e discussões do que pode ser melhorado na semana posterior (Retrospectiva).
  • Fora isso, a equipe se reúne por 10 minutos todos os dias de manhã para uma Daily = dizer o que fez ontem, o que vai fazer hoje e se precisa de ajuda para algo; importantíssima para saber se ao final da semana teremos concluído tudo com êxito, porque cada time é responsável por uma meta, ou seja, um número de entrega/resultado de acordo com o que ela trabalha, por exemplo, o time de Inbound entregando conteúdos que interessem, ajudem e mostrem ao visitante do blog a necessidade que a empresa dele tem de fazer uma gestão eficiente. Tudo isso é medido através de números de dowloads, visitantes, conversões, etc.

Dessas reuniões e alinhamentos e encontros, é o Scrum Master que vai administrar.; trazendo métodos facilitadores, tempo cronometrado para falar de cada assunto e não fugir do objetivo; conselhos para pontuações de tarefas (fácil e difícil, por exemplo) e várias outras estratégias para que voltemos às nossas mesas e só pensemos em produzir a tarefa em que somos especialistas.

Dessa forma, é muito mais fácil trabalhar. Não se tem inseguranças, não se anda no escuro, a possibilidade de algo dar errado é muito menor e, consequentemente, a de dar certo é 95% maior.

Toda tarefa-iniciativa-campanha é feita com objetivo muito bem descrito; feito pesquisa para saber se é válida para nós e nossos clientes; é pontuada para saber se leva uma semana ou duas ou três; é descritiva para entendimento de todos os envolvidos; é documentada para ser lembrada; e tem, desde o início, uma meta para alcançar.

Todas as estratégias e métodos são estudadas e testadas. Elas são trocadas, caso precise, e desenvolvidas ou moldadas de acordo com a vontade de cada integrante do time ou líder. Os resultados até o presente momento são totalmente funcionais e nos deixam claros os caminhos que devemos seguir e o que adquirimos com tal feito. Nos renovamos a cada trimestre, a cada dia e a cada tarefa, pois assim como o mercado e como as pessoas, temos que nos moldar para continuar em frente.

Falando nisso, em frente, pessoal. Qualquer dúvida, é só chamar.

Abraços,

Egon zek ;D