¿Por qué ritualizar la colaboración y el feedback?

¡Hola! Espero que hayas descansado en esta semana corta.

La semana pasada dimos inicio al apartado de rituales y vimos el tema de ciclos de vida organizacional.

En esta ocasión, nos moveremos a un tema esencial para ritualizar la organización: colaboración y feedback.

Siempre lo he dicho, la diferencia entre que una estrategia funcione o no dentro de una organización es qué tanta intención e importancia le damos. Para que nuestras estrategias impacten con nuestros equipos debemos de ser conscientes de nuestros retos, intencionales y por supuesto, ritualizar.

En este artículo veremos por qué es necesario (casi diría que obligatorio) ritualizar los procesos de colaboración y feedback.

Colaborar: nuestro superpoder

En su libro Sapiens, Yuval Noah Harari nos dice que a diferencia de cualquier otro ser vivo, el ser humano es el único capaz de colaborar desde la individualidad. Las hormigas, por ejemplo, son capaces de colaborar por millones, sin embargo, todas hacen la misma labor repetitiva.

Los seres humanos somos capaces de colaborar realizando tareas únicas, este superpoder también trae una complejidad que puede ocasionar obstáculos.

¿Qué puede afectar la colaboración?

• Falta de confianza: la colaboración es complicada si las personas no confían en las habilidades y capacidad de los otros para realizar las tareas.
• Problemas con relaciones interpersonales: como seres sociales, los problemas personales, los roces, la falta de confianza a un nivel personal pueden afectar de forma crítica la colaboración.
• Baja seguridad psicológica: colaborar en espacios donde el diálogo y el debate no es bien visto o no se permite, debilita la colaboración y evita que las personas sean innovadoras y/o proactivas.

¿Cómo ritualizar la colaboración?

Ahora que ya vimos los problemas, probemos con soluciones. Aquí te dejo algunos consejos para que conviertas tus juntas de colaboración en rituales relevantes, conscientes e intencionales.

1. Tener claridad de roles: para que las juntas de colaboración sean funcionales y organizadas, es indispensable que los roles de trabajo estén definidos a la perfección, en este artículo hablo más sobre la importancia de la claridad de las estructuras.
2. Defina su modelo de trabajo y los medios de colaboración: ya sea que tu organización tenga un modelo presencial, remoto o híbrido, es importante que se definan los modelos de trabajo y los canales de comunicación. Existen personas que fluyen mejor por correo, otros por chat, algunos más por llamada o una junta presencial. Un ritual eficaz requiere de medios bien definidos y constantes.
3. Determina un ritmo: para que las juntas colaborativas se conviertan en rituales, deben tener una periodicidad establecida, un ritmo que fomente la recordación en las personas y eventualmente se conviertan en hitos. En GROW por ejemplo, las juntas de pendientes y las juntas estratégicas tienen un día y un horario que se respeta de forma religiosa.
4. Establece una estructura: un buen ritual como una buena historia, debe tener una estructura clara: un inicio, un desarrollo y un final. Una junta colaborativa desorganizada, sin una agenda y objetivos claros jamás cobrará relevancia y por ende, jamás se convertirá en un ritual.
5. Detente a analizar: por último pero no por eso menos importante, debes saber que ritualizar al final del día es detenerte, analizar tus procesos de colaboración desde un punto crítico y darte cuenta si realmente están funcionando.

Feedback: la franqueza radical

El segundo punto de este artículo es la retroalimentación. ¿Por qué será que siempre asociamos el feedback con una connotación negativa?

El feedback no es un sinónimo de regaño, y ese es el primer punto que tanto líderes como colaboradores debemos entender. Para que el feedback más que un evento de ansiedad se convierta en un ritual de evolución, me gustaría hacer referencia al libro Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity y los 6 puntos que Kim Scott desarrolla para transformar tus procesos de feedback en rituales poderosos para tu organización:

1. Humildad: cuando estés en una posición de feedback, reconoce que no tienes la verdad absoluta y la única interpretación de los hechos. Escucha, empatiza y comprende.
2. Funcionalidad: Señala al destinatario que pretende ser útil. Un proceso de feedback funcional tiene objetivos claros y no es vago.
3. Inmediatez: no dejes que el tiempo entierre tu feedback, cuando dejas pasar el tiempo para dar retroalimentación puedes perder foco y olvidar los detalles. Un feedback eficaz es inmediato.
4. Presencial: sé que muchas empresas ya trabajan en modelos 100% remotos, sin embargo, es recomendable que trates de hacer los feedbacks importantes de manera presencial, es sencillo que la comunicación por correo, chat o incluso telefónica, pierda relevancia.
5. Felicitaciones/Críticas: trata de tener sensibilidad para identificar cada tipo de retro que harás y el canal ideal para hacerlo. Si vas a criticar trato de hacerlo en privado, si vas a felicitar hazlo en público.
6. No personal: no hagas retroalimentación sobre atributos inmutables (que no se pueden cambiar), enfócate en cosas que se puedan trabajar y cambiar a corto o mediano plazo.

Dime, ¿te hicieron sentido los problemas y soluciones que te platiqué? Conoce más sobre el taller de GROW de colaboración y feedback para empresas como la tuya.

Ya queda muy poco para que terminemos el reto del Canva de Identidad GROW, no te pierdas la próxima semana el penúltimo artículo enfocado en el tema de toma de decisiones.

Keep Growing,

Daniela Blank.