วิวัฒนาการ Standup Meeting ของทีม Cupcode
สำหรับคนทำงานสาย Software Development คงคุ้นเคยกับคำว่า Standup Meeting เป็นอย่างดีนะครับ มันคือการประชุมที่เน้นให้ทุกคนได้มีโอกาสถามไถ่ Status งานต่างๆ ด้วยคำถามง่ายๆว่า
เมื่อวานทำอะไรไปแล้ว
วันนี้ตั้งใจจะทำอะไร
และ..ติดปัญหาอะไรหรือไม่
ในยุคแรกเริ่มของ Cupcode เราใช้วิธีการ Standup Meeting ผ่านโปรแกรม Chat ของค่าย Atlassian ชื่อว่า Hipchat ครับ เนื่องจากทุกคนทำงานกันที่บ้านหมด จึงใช้วิธีสื่อสารผ่านช่องทางนี้เป็นหลัก โดยเราตั้งห้อง Chat ขึ้นมาห้องหนึ่งโดยทุกเช้าต้องพิมพ์บอกกันถึง Status งานที่ทำกันอยู่
ด้วยความที่ทุกคนเป็นผู้ก่อตั้ง และจำนวนคนค่อนข้างน้อยวิธีการ Standup Meeting ผ่าน Program Chat ค่อนข้างมีประสิทธิภาพพอสมควรเพราะทุกคนทราบถึงเป้าหมายที่เราตั้งใจจะทำ และงานอะไรที่เราเหลืออยู่คืออะไร
ยุคต่อมาเป็นยุคที่เราเริ่มเช่า Office เป็นจริงจังเป็นขึ้นมาละ…ม่ะไหนๆก็เจอหน้าเจอตากันทุกแล้ว เรามา Standup Meeting จริงๆ(แบบยืน)กันเถอะ!
ดังนั้นในทุกๆเช้าเราจะทำการยืนคุยกันใช้เวลาประมาณ 10–15 นาทีในการอัพเดทสเตตัสกัน จากวันละ 1 รอบก็เปลี่ยนมาเป็นเช้า 1 รอบ และเย็นก่อนกลับบ้านอีก 1 รอบทุกอย่างดูดีนะครับ เราเข้าใจในงานที่ทำ และสิ่งที่จะต้องทำกันมากขึ้น เราก็ใช้สูตรนี้กันต่อไป
วิวัฒนาการขั้นต่อไปจากการ Standup Meeting ปกติจะมี Stand Lead อยู่หนึ่งคนคอยซักถาม และบันทึกผล ซึ่งคนแรกที่เป็น Stand Lead เลยก็ผมนี่ละครับ ต่อมาผมมีไอเดียที่อยากให้ทุกๆคนในทีมได้สัมผัสถึงสถานการณ์ที่เป็น Lead บ้างเพื่อยกระดับภาวะผู้นำอย่างค่อยเป็นค่อยไป นำเล็กๆก่อน ถึงไปนำงานใหญ่ๆ จึงแบ่งเวรกันเป็น Stand Lead และมี Template การ Standup ไว้ให้ (ช่วงนั้นบริษัทเราเริ่มมีน้องๆหน้าใหม่เข้ามามากขึ้น)
…..จากการที่ Stand Lead วนกันทุกวัน กลายเป็น วนกันทุกสัปดาห์
…..จากวันละ 2 รอบก็กลายเป็นวันละรอบ…
….จาก Standup เริ่มเวลา 11.00 ก็กลายเป็นพร้อมเมื่อไหร่เรียก Stand เลย(เราเริ่มงานกันเวลาประมาณ 10.00 นะครับปกติ)
…จากใช้เวลาประมาณ 10 นาที เริ่มกลายเป็น 20 นาทีขึ้นไป (ด้วยจำนวนคน แตะหลัก 12–15 คนต่อวัน ล้อมวงกันกว้างขวางมากมาย ปกติการ Standup Meeting ควรจะเป็นวงเล็กๆครับ สัก 3–4 คนกำลังเหมาะ)
เรา Standup Meeting ด้วยวิธีนี้มาเป็นเวลาหลายเดือน จนผมเริ่มเห็นปัญหา…แน่สิไม่มีปัญหาคงไม่ได้เขียนบทความนี้(ฮา) ทั้งจากสังเกตเอง และหลายคนมากระซิบบอก…(พี่โน๊ตๆ คนเริ่มเยอะและ นานนะกว่าจะจบครบรอบ…พี่ๆ นี่มันจะเที่ยงแล้วนะกว่าเราจะเริ่มทำงาน ก็ปาเข้าไป 11 โมงซะแล้ว!)
….จะแยกวงกัน Standup ก็เกิดปัญหาว่าทุกวันคนไม่เท่ากัน (ด้วยภาระหน้าที่ทำให้บางวันผมต้องไปประชุมกับลูกค้า และมีน้องๆในทีมไปด้วย) ก็จะเกิดการตกหล่นของข้อความบ้าง เคยทดลองนะครับ ที่กล่าวมาข้างต้น แต่รู้สึกยังไม่คล่องตัวเท่าไหร่
ปัจจุบันนี้ทีมเราหันมาใช้ Collaborate Tools ตัวนึงชื่อ Basecamp นะครับ บังเอิญจริงๆ ไม่รู้อะไรดลใจ โดยปกติก็หาอะไรอ่านไปเรื่อย วันนึงดันไปเจอบทความเกี่ยวกับพวก Collaborate Tools พอดีจึงไปพบ Basecamp เข้า(จริงๆ Basecamp เขาดังมากอยู่แล้วหล่ะ ^^)
เมื่อผมอ่านความสามารถของ Basecamp จบปุ้บ คว้าโทรศัพท์ยกหู หาพี่ตุ๊ก กับพี่นัน(ผู้ร่วมก่อตั้ง Cupcode มาด้วยกัน) เล่าแนวคิด และไอเดียเกี่ยวกับ Basecamp ให้ฟังเพราะไปสะดุดตากับหลายๆ Feature อาทิเช่น การ Chat ภายใน Basecamp (ซึ่งของ Basecamp เขาจะเรียกว่า Campfire นะครับ) โดย Cupcode เราจะมีข้อตกลงกันเล็กๆน้อยๆในส่วนนี้คือ
ถ้าไม่ด่วนสามารถคุยทิ้ง Chat Message ไว้ใน Basecamp ได้แต่ถ้าเร่งด่วนให้เดินมาหาที่โต๊ะ หรือถ้าอยู่นอก Office ให้ใช้การโทรหากันเลยจะดีที่สุด
ที่ทำเช่นนี้เพราะเรามีปัญหา Information Overload เช่นเมื่อเราต้องการหาอะไรสักอย่างที่เคยคุยกันไว้บน LINE ก็หาไม่เจอ… และอีกปัญหาคือโดน Interrupt การทำงานตลอด เช่น ตั้งใจจะทำงานก็โดนลูกค้าตามทาง LINE เรียกได้ว่าโดนขัดจังหวะกันทั้งวันเลยทีเดียว ถือว่าเจ็บปวดเอามากๆ จากการทำงานบน LINE
อีก Feature คือ Simple To Do List ซึ่งดูแล้วมันใช่เลยครับ ในการนำมาทำงานในส่วนของการบริหารงานในส่วน Back-Office เอามากๆ (ผมไม่พูดถึงงาน Dev นะครับ เพราะทีมคุ้นเคย กับ Jira และใช้กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว จะเอา Basecamp มาทำ Sprint ก็เวียนหัวกันไปหน่อย ดูไม่เหมาะ) และที่ผมสะดุดตาที่สุดคือ
Automatic check-ins
หรือแปลให้เข้าใจก็คือ การเรียกทุกคนมา Standup Meeting นั่นแหละครับโดย Basecamp จะเป็นคนเรียกโดยอัตโนมัติตามเวลาที่เราตั้งไว้ เช่น ที่ Cupcode เราจะเรียก 2 เวลา คือเช้า และเย็น โดยใจความหลักคือ ให้ทุกคนมา Standup Meeting กันที่นี่โดยว่างเมื่อไหร่ให้พิมพ์อัพเดทกันพอสังเขป เช้า…ทำอะไร, เย็น…ทำอะไรเสร็จ ติดปัญหาอะไรหรือไม่…
ความตั้งใจแรกที่จะใช้ Basecamp นั้นผมต้องการใช้ในส่วนทีมย่อยใน Cupcode ก่อนคือ ทีม Design นำโดยพี่นัน และทีม Back-Office นำโดยพี่อ้อ เพื่อเป็นกลุ่ม Pilot Test ในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรใหม่ๆ คือการสร้าง Virtual Office ขึ้นมาอย่างย่อมๆ โดยไม่ไปรบกวนเวลาน้องๆทีม Dev ให้ปวดหัว เพราะ Tools เราเยอะมากครับ Jira, Trello, Slack, Hipchat, Google doc, LINE, Email ถ้ามีโอกาสผมจะเขียนเล่าแยกเป็นอีกเรื่องแล้วกันนะครับอาจจะเจาะลึก และประโยชน์ที่เราใช้ Tools ต่างๆ
แต่ปัจจุบันเราตัดออกไปหลายตัวแล้วครับ เช่น กลุ่ม App Chat ซ้ำซ้อนกัน หรือจะเป็น Trello กับ Jira ซึ่งคล้ายกันเราก็เลือก Jira มาใช้ครับเพราะเหมาะกับงาน Dev มากกว่า
…กระแสตอบรับค่อนข้างดีทีเดียวครับ พอน้องๆคนอื่นเห็นพี่นัน พี่ตุ๊ก พี่อ้อ ใช้ Basecamp ก็ถามกันว่า อะไรอะ น่าจะลองใช้ ผมจึงได้ที่ชักชวน แกมบังคับ (ด้วยการ Assign To Do List ให้ Basecamp ส่ง Email ไปตามเข้ามาใช้กันซะเลย)
การนำ Basecamp เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในการทำงานที่ Cupcode จึงใช้เวลาน้อยกว่าที่คิดครับ เพียงแค่ 2 สัปดาห์เท่านั้น ทีมเราก็คุ้นเคยกับการใช้งาน Basecamp กันมากขึ้น ผมสังเกตจาก Chat Message เกี่ยวกับเรื่องงานหายไปจาก LINE เยอะทีเดียว หรือเป็นการเก็บเอกสารต่างๆ ก็เข้าที่เข้าทางมากขึ้น และที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับบทความนี้คือ การ Standup Meeting ครับเรายกเลิกการเรียกทุกคนให้หยุดมือจากงานที่ทำตอนเช้า จนทำให้เราได้ Productivity Time เพิ่มขึ้นอีกพอสมควรครับ
โดยเราจะใช้การอัพเดทกันบน Basecamp เป็นหลักในวันปกติ แต่เรามีเคล็ดลับสำคัญในการ Meeting แบบพบหน้ากันจริงๆจังๆ ก็จะเป็น Session เล็กๆในวันศุกร์ช่วงหลังทานข้าวครับ เป็นการอัพเดทกันแบบภาพรวมทั้งหมดเป็น Weekly ในทุกๆ Project ทั้งที่กำลังเข้ามา ที่ทำอยู่ และที่กำลังจะส่งมอบ ให้ทุกคนมองเห็นเป็นภาพเดียวกันก่อนจะหมดสัปดาห์…
ปล. Productivity Time ผมก็นับแบบลูกทุ่งๆเลยครับ เช่น คนจำนวน 10 คนหยุดทำงานเพื่อ Standup Meeting เป็นเวลา 15 นาที แต่เราเสีย Productivity Time ทั้งหมดไป 150 นาที (15x10) (เราเอาเวลา 150 นาทีนี้ไปสรรค์สร้างอะไรได้บ้างนะ ถ้าเราบริหารจัดการมันอย่างดี…น่าคิดนะครับ)
ส่งท้าย
Basecamp เป็นเพียง Collaborate Tools เท่านั้นนะครับ สุดท้ายแล้วจะเหมาะ หรือไม่เหมาะมันก็อยู่ที่ Culture ขององค์กรเรานั่นแหละ เราคุยกันอย่างไร เราสื่อสารกันอย่างไร เรามีความเข้าใจที่ตรงกันหรือไม่ อันนี้อยู่ที่เราล้วนๆ Excel สัก Sheet หรือ Trello สักบอร์ดก็เพียงพอครับ แต่ที่เราขาดไม่ได้เลยคือ การพร้อมรับความเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็ว ยิ่งทีมเราเล็กยิ่งต้องเปลี่ยนให้เร็ว ยิ่งเล็กยิ่งต้องคล่องตัว อย่าให้ขนาดมาเป็นอุปสรรคในการสรรค์สร้างสิ่งดีๆครับ
Cupcode เองในอนาคตก็อาจจะมีรูปแบบการ Standup Meeting ที่แปรเปลี่ยนไปบ้างในกระบวนการ แต่เป้าหมายยังคงเดิมครับ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ณ ปัจจุบัน
ขอบคุณที่ติดตามอ่านครับ
ลุงขวดขาว
