Nejčastější problémy evaluačních zakázek pohledem dodavatele
Po minulém článku o chybách, kterých se v nabídkách nejčastěji dopouštějí dodavatelé, nastal čas podívat se i na druhou stranu barikády, tedy na zadavatele. Cílem článku není kritizovat, ale spíše nabídnout zpětnou vazby zadavatelům z pohledu dodavatele (která není často vyžadována ani poskytována) a vyvolat na některá témata diskuzi.
Soutěžení na cenu
Evergreen, který se ve veřejném prostoru skloňuje dlouho. Dlužno říci, že situace se postupně určitě zlepšuje a evaluačních zakázek (ale i zakázek na jiné typy studií, analýz apod.), které nejsou soutěženy pouze na cenu, stále přibývá. Stále ještě je ale možné se setkat s názorem, že soutěžení na cenu je riskantní (ne-li takřka zakázané) a pro zadavatele představuje kromě rizika i nepřiměřenou práci navíc. Někdy pak člověk (zvláště v médiích) zaslechne i názor, že soutěžit kvalitu neumožňuje zákon o veřejných zakázkách, což už je úplně mimo mísu.
Samozřejmě existují zakázky, kde je předmět tak jasně daný a dodavatel nemá tolik šancí přinést do zakázky přidanou hodnotu, že soutěžit pouze na cenu je vhodné. Troufnu si ale tvrdit, že v našem prostředí je takových zakázek opravdu minimum. Proto je vhodné, a všechny v poslední době vydané příručky, metodiky i doporučení to akcentují, hodnotit nějakým způsobem i necenová kritéria.
Za sebe mohu rozhodně říci, že raději strávím nějakým čas psaním metodiky, než s přivřenýma očima kalkulovat cenu na úroveň nákladů a pak se modlit, aby se zakázka dala ekonomicky zvládnout.
Nevhodně nastavené hodnocení realizačního týmu
Výše zmíněné hodnocení necenových aspektů nabídky samozřejmě není jednoduché a nese s sebou spoustu nástrah. V poslední době velmi oblíbené hodnocení kvality týmu, které umožňuje zákon o zadávání veřejných zakázek, se zdá být ideálním a pro zadavatele relativně jednoduchým řešením, ale samo o sobě nemusí vést ke kýženému výsledku.
V případě, že zadavatel zvolí jako kritérium cenu a kvalitu realizačního týmu, je důležité se velmi dobře zamyslet nad požadovanými parametry členů týmu. Pokud budou požadavky příliš mírné a je velmi pravděpodobné, že jej splní všichni potenciální uchazeči na maximální míru, dostává se zadavatel prakticky opět na hodnocení pouze dle ceny. Proto bych doporučoval využít dosavadních zkušeností zadavatele a jeho znalosti obvyklých soutěžících pro nastavení parametrů tak, aby byla šance se opravdu kvalitními členy týmu odlišit.
S tím bohužel souvisí riziko popsané v předchozím článku Jany Drlíkové, a sice zařazení velmi zkušených pracovníků do nabídky, kteří se však reálně zakázky účastnit nemohou. Jako dodavatelé se samozřejmě budeme snažit získat maximální počet bodů, je tedy i na zadavateli, aby si účast hlavních osob v zakázce pohlídal. Ideálně ne pomocí stanovování pevných procent účasti na zakázce nebo vyplňováním timesheetů, ale spíše transparentní komunikací a např. požadavkem na účast klíčových expertů na vybraných jednáních. Proto je z mého pohledu vhodné hodnotit spíše odborné role, než např. osobu vedoucího týmu.
Velmi nízká flexibilita
Častým problémem zejména většiny zakázek financovaných z evropských fondů je velmi nízká, až nulová flexibilita v jejich plnění. Zde těžko vinit samotné zadavatele, kteří jsou často pod tlakem řady kontrolních orgánů nad nimi a právního oddělení. Nicméně důraz na dodržení každého parametru smlouvy, nabídky dodavatele, zadávací dokumentace a veškerých příloh může průběh zakázky značně komplikovat a vést ke spoustě úsilí, vynaloženého na obou stranách neefektivně.
Zvlášť, pokud je pravděpodobné, že zakázku ovlivní některé vnější vlivy, je vhodné ve smlouvě počítat s určitou flexibilitou, ať již se jedná o termín plnění (např. se posune termín daný Evropskou komisí) nebo předmětu plnění (některé části plnění se mohou změnit nebo přestanou být relevantní). Není to určitě jednoduché k prosazení, ale příklady tohoto přístupu je možné mezi zadavateli najít.
Stejně tak může být problematické stanovování fixních termínů (tj. na konkrétní datum) pro dodání plnění. U větších zakázek, kde je hodnocena kvalita metodiky a vyskytne se více uchazečů, je hodnocení otázkou klidně i více měsíců a další týdny pak může zabrat administrativa okolo podpisu smlouvy. Jako dodavatelé jsme pak najednou postaveni před značně zkrácenou dobu plnění, která zdaleka neodpovídá našim racionálním očekáváním vzhledem k termínu podání nabídky.
Marginálností, která ale může zbytečně otravovat život oběma stranám, je pak požadavek na formu dodání výstupů. Již při tvorbě zadávací dokumentace bychom zadavatelům doporučovali zamyslet se nad tím, v jaké formě budou výstupy opravdu potřebovat. Zda je v dnešní době opravdu nutné tisknout výstupy třikrát (zejména ty průběžné), když je zadavatel obvykle pouze založí do šanonu pro případnou kontrolu. Případně zda předání na CD opravdu není možné nahradit nějakým jiným způsobem, více odpovídajícím pokroku v oblasti digitalizace.
