Pourquoi vous n’arrivez pas à être plus productif

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Si vous êtes entrepreneur ou que vous avez envie de créer votre entreprise, vous faites surement face à un problème qui nous touche tous : le manque de temps. Tous les soirs vous allez vous coucher en étant frustrés de ne pas avoir fait tout ce que vous aviez prévu de faire le matin. Et ça, ça vous démotive complètement parce que vous vous dites que vous n’êtes pas assez productif pour être capable de créer et gérer votre propre business.

Alors face à cette frustration, vous avez sûrement déjà adopté l’une de ces deux solutions :

• Soit vous vous êtes laissé décourager par tous les obstacles qui se sont présentés à vous et qui vous séparent de votre objectif de devenir libre et indépendant.
• Soit, ce qui qui est plus probable puisque vous regardez cette vidéo, vous vous êtes lancés dans une multitude de recherches sur internet pour apprendre comment devenir plus productif et accomplir 10x plus de choses en une journée.

Et vous êtes forcément tombés sur des conseils comme

• “lève toi à 6h du matin”
• “écris tous tes objectifs dans un carnet”
• “bois du Red Bull, ça améliorera les performances de ton cerveau”

Le problème des solutions miracles

Mais le problème c’est que, bien que ces méthodes puissent avoir un impact sur votre productivité, elles ne prennent en compte qu’une partie de l’équation.

Car elles partent seulement de l’hypothèse que si vous n’arrivez pas à développer votre business aujourd’hui, c’est uniquement parce que vous n’avez pas assez de temps ; autrement dit, comme on a tous des journées qui durent 24 heures, que vous n’êtes pas assez rapides pour accomplir telle ou telle tâche.

Du coup, la plupart des solutions que vous allez trouver pour augmenter votre productivité, ce sont des méthodes qui vont tant bien que mal essayer de vous apprendre à rester concentré plus longtemps, et travailler plus.

Mais ces méthodes ne vont jamais vraiment résoudre votre problème car celui-ci n’est pas de manquer de temps, mais plutôt de ne pas travailler intelligemment.

Travailler moins, travailler intelligemment

Pour comprendre ce que j’entends par “travailler intelligemment”, laissez-moi vous raconter une histoire.

C’est l’histoire de deux bucherons qui sont tous les deux en compétition et qui doivent abatre le plus d’arbres possible en 4 heures. Ils arrivent tous les deux en même temps dans la fôret mais seul l’un d’entre eux se met à donner des coups de hache.

Etonné, le premier bucheron jete un oeil au deuxième qui lui est toujours assis au loin, et ne semble pas dépenser autant d’énergie que lui pour abatre le plus d’arbres. Sans se poser plus de questions, il continue à donner des coups avec toujours plus de force.

Mais au bout des 4 heures, le deuxième bûcheron qui avait passé au moins la moitié de son temps assis, avait finalement abatu deux fois plus d’arbres que le premier. Le premier bûcheron, alors énervé en constatant le résultat, demande au deuxième bûcheron comment il a pu abatre 2x plus d’arbres en restant assis aussi longtemps. Et le deuxième lui répond alors “Donne moi 4 heures pour abatre un arbre, j’en passerai 3 à affuter ma hache”.

La morale de l’histoire, c’est que la productivité ne se mesure pas aux coups de hache données, au nombre de lignes de code écrites ou encore au temps passé devant l’ordinateur.

Capitaliser sur des systèmes

Pour augmenter votre productivité, vous devez capitaliser sur des tâches qui semblent à première vue inutiles mais qui vous feront gagner énormément de temps, comme mettre en place un système ou une méthode bien particulière qui marche pour vous.

Ces systèmes peuvent être plus ou moins complexes en fonction de vos besoins et peuvent vous prendre une heure, une demie journée voire même 1 semaine à mettre en place.

Mais si c’est bien fait, ces systèmes porteront leurs fruits dans un avenir proche. Donc concrètement, quel système vous pouvez mettre en place pour augmenter votre productivité ?

Là bien sûr, ça dépend de ce que vous faites au quotitien. Mais prenons l’exemple d’un développeur freelance qui a des factures créer, à envoyer, des clients à rappeler quand ils mettent du temps à payer : ça devient vite chronophage et on s’y perd complètement…

Il faut donc mettre en place un système qui automatise la création et l’envoie de factures, la réception des paiements et le rappel des clients si besoin.

Mais automatiser des tâches répétitives et procédurales ne suffit pas.

La loi de Parkinson

Maintenant que vous avez libéré une partie de votre temps, vous devez vous concentrer sur la création de valeur.

Si vous êtes développeur free-lance, la gestion de vos clients n’est qu’une conséquence de la valeur que vous produisez. Alors comment faire pour être productif dans ce genre de tâche qui demande beaucoup d’efforts et de concentration ?

Pour comprendre comment fonctionne notre cerveau et comment on peut l’aider à se concentrer plusieurs heures sur le développement d’une app ou la rédaction d’un rapport par exemple, on va se s’appuyer sur la loi de Parkinson.

En 1914, Henry Ford a voulu faire une expérience pour augmenter la productivité des employés dans ses usines.

A l’époque, les ouvriers travaillaient 6 jours sur 7. Ford qui voulait réduire les coûts de fabrication de ses voitures a donc réduit le temps de travail de chacun des employés à des journées de 8 heures, 5 jours sur 7.

Et il s’est rendu compte d’une chose : en améliorant la qualité de travail de ses ouvriers et en réduisant le temps qu’ils avaient pour effectuer une même charge de travail, ils étaient aussi productifs en un lapse de temps plus court.

Cet exemple nous aide à comprendre la loi de Parkinson :

Un travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

Concrètement, ça signifie que si vous prévoyez une semaine pour développer une nouvelle fonctionnalité dans votre application, pour créer une vidéo YouTube ou pour envoyer un devis à un client, ça sera fait en une semaine, pas moins.

Une tâche, c’est un liquide. Et votre calendrier, c’est le récipient dans lequel vous allez verser votre tâche.

Que le récipient soit fin ou large, le liquide se répendra pour occuper toute la surface disponible.

Et vous l’avez sûrement déjà vécu durant vos études : combien de fois on s’est dit à propos d’un revois à rendre : “Oh tranquille, j’ai une semaine pour le faire, je vais m’avancer”.

Jusqu’à la veille de la date limite, où on n’avait toujours pas commencé…

La règle des 80 / 20

C’est ce qu’explique aussi bien la règle des 80 / 20 qui nous dit que 80 % de nos résultats proviennent de 20 % de nos actions.

Et ça, c’est vrai dans quasiment tous les domaines :

• 20 % de vos clients vous rapportent 80 % de votre chiffre d’affaire.
• 20 % du temps que vous passez devant l’ordinateur concentre 80 % de ce que vous produisez (que ce soit du code, de la photographie ou encore de l’écriture).

Si vous réussissez à accomplir une tâche en une journée, il y a de forte chance que 20 % de cette journée aurait suffit à accomplir 80 % de cette même tâche.

C’est donc pour ça qu’il est primordial de plannifier sa journée avant même de l’avoir commancée, que ce soit sur un carnet, une app de prise de note ou un calendrier.

Le problème avec la planification…

…c’est que des fois le liquide déborde. Pour ceux d’entre vous qui ont l’habitude de plannifier leurs journées, vous savez de quoi je parle.

Alors comment faire pour plannifier sa journée de manière intelligence et ne pas ruiner sa productivité avec un calendrier trop chargé ?

Pour répondre à cette question, on faut comprendre la différence entre un maker’s schedule et un manager’s schedule. Autrement dit : un planning de maker et un planning de manager.

Pourquoi faire cette différence entre les deux types d’emploie du temps ?

Le rôle d’un manager, c’est de coordiner une équipe, de vérifier qu’une organisation fonctionne correctement et qu’il n’y a pas de cayou dans l’engrenage. Donc son emploie du temps très fragmenté, il est composé d’une multitude de réunions généralement d’une heure.

Le problème c’est que cette façon d’organiser ses journées à travers des tâches d’une heure, c’est devenu presque une norme. On le constate dans toutes les applications de calendrier où on nous force presque à s’organiser ainsi.

Mais un emploie du temps de manager n’est pas du tout adapté à un maker, autrement dit quelqu’un qui créé. C’est le cas d’un programmeur, d’un designer ou d’un photographe.

Et le problème c’est que quand on créé sa boite, peu importe qu’on soit déjà entrepreneur ou encore étudiant avec seulement les week-ends de libres, on doit principalement se concentrer sur la création de valeur, et donc adapter un emploie du temps principalement de maker.

Concrètement, ça signifie que toutes les fois où vous prévoyez de travailler sur quelque chose qui demande un procéssur créatif, vous allez devoir prévoir non pas des plages horaires d’une heure, mais d’une demie journée au minimum.

Mais si vous désactiver toutes vos notifications, que vous vous mettez en mode avion et que vous vous rendez indisponibles pendant une demie journée voire une journée complète, comment gérer les imprévus et les clients qui vous envoient des mails sans arrêt ?

C’est justement là qu’intervient l’automatisation de tâches dont on a parlé au début de cet article. Automatiser certaines tâches vous permettra d’avoir un planning moins fragmenté par plein de petites choses qui vous demandent peu de temps mais qui sont obligatoires.

Cela va ainsi vous libérer l’esprit, vous faire gagner du temps, et vous rendre plus efficace sur les tâches qui demandent beaucoup de concentration et qui sont souvent celles qui vous font défaut quand il faut être productif.

Conclusion

Donc pour résumer :

• Le manque de temps n’est pas ce qui vous empêche de créer ou de faire grossir votre entreprise
• La vraie solution est de travailler intelligemment et de capitaliser sur des tâches qui vous feront gagner du temps par la suite
• Appliquer la loi de Parkinson et la règle des 80 / 20 pour accomplir autant en un temps plus restreint
• Et adoptez un emploie du temps de maker quand vous devez travailler sur des tâches créatives

Vous obtiendrez alors un système qui vous permet de multiplier par 5 votre productivité (d’après la règle des 80 / 20) et de vous concentrer sur la création de valeur — primordial quand vous voulez créer un business rentable sur le long terme et vivre de votre passion.