Como fizemos um dashboard em tempo real do RD Station
(e você também pode)
Índice
O problema
Um dos (vários) desafios que quem trabalha com Inbound Marketing enfrenta é a dificuldade para fazer análises sobre o perfil e o comportamento de seus leads.
Isso afeta sua empresa mesmo nas análises mais cotidianas, como aquelas que seu chefe pede “rapidinho” antes de uma reunião, mas que requerem que você exporte bases, espere pelo seu envio e trate os dados antes de responder, por exemplo, a taxa de qualificação da última Landing Page que vocês lançaram.
E mesmo quando você não está correndo contra o relógio, muitas vezes as bases exportadas não contam toda a história necessária para uma análise mais parruda, como a que a Social Miner queria fazer…
Sim, o time de Marketing queria (e precisava) ter uma visibilidade mais rápida e intuitiva sobre seus leads, mas, mais do que isso, queria entender a jornada que eles percorrem desde que se tornam Novos leads, viram Leads Qualificados, Oportunidades até se tornarem SQLs.
A solução
Com essa necessidade em mente e aproveitando a hackathon interna anual da Social Miner fizemos (em 24 horas, diga-se de passagem) um dashboard de visualização de dados da RD em tempo real com direito a uma base de dados que reflete a nossa estratégia.
E como se isso não fosse suficiente, a integração que alimenta a base de dados do dashboard é feita sem usar ferramentas de integração como Zapier e Pluga, ou seja, é totalmente de graça e, na verdade, economiza uma grana que gastávamos mensalmente com essas ferramentas.
Isso permitiu que o time de Marketing acompanhasse métricas importantes mais rapidamente e de forma automática, além de possibilitar análises que antes eram muito mais chatas, como:
- Quais conversões estão no começo, meio e final da jornada do lead (e entender de verdade o que é um conteúdo de topo ou fundo de funil pra nossa realidade)
- Que LPs estavam qualificando menos e precisavam de fluxos de automação para coletar mais informações ou engajar o lead
- Analisar as fontes de tráfego que funcionam melhor para cada material ou estão ficando saturadas e precisam ser trocadas
Mas que jeito melhor de entender o que fizemos do que ver o dashboard em ação?
Clique aqui pra acessar um dashboard de demonstração no Data Studio
Curtiu? Como fazer um pra sua empresa
Pra fazer um dashboard como esse você precisa de:
- Plano Pro do RD Station para enviar os dados via webhook usando…
- Google Apps Script para uma…
- Planilha do Google Sheets que será o banco dados do seu dashboard no…
- Google Data Studio
Todas as ferramentas 0800, grátis, free.
Resumo da ópera
O RD Station Pro tem uma funcionalidade em seus fluxos de automação que envia os dados do lead para uma URL de integração.
Tá, mas o quê eu faço com isso?
Usando o Google Apps Script para estender as funcionalidades de serviços do Google, como o Sheets, podemos criar uma URL para receber esses dados, interpretá-los e escrevê-los numa planilha.
Se isso soa parecido com o Zapier é porque é.
No nosso caso, criamos fluxos para cada etapa que queremos identificar e registramos os leads que passam por elas em cada aba da planilha. Clica aqui pra ver uma planilha de demonstração.
Agora você pode usar essa planilha como fonte de dados no Data Studio ou na plataforma de visualização que você preferir para conferir os dados agregados em tempo real. Quer fazer um pra sua empresa? É só seguir os passos da próxima seção :)
Agora pro passo a passo:
Pra facilitar, criei uma pasta com uma planilha com dados fake e os scripts prontinhos pra você fazer um dash integrado igual ao da demonstração pra sua empresa. Dá uma olhada!
Passo 1: criar o dashboard e conectar ao Google Sheets
- Clique aqui e acesse a pasta com a planilha e os scripts
- Selecione os arquivos e faça uma cópia deles
- P.S.: os arquivos serão copiados na pasta geral do seu Drive, mas você pode mudar os arquivos pra pasta que preferir - Acesse o dashboard de demonstração e também crie uma cópia dele
- O Data Studio pedirá para você adicionar os Data Sources do seu dashboard, para isso você terá que criar uma fonte de dados para cada aba da planilha que você copiou.
E pronto! Você tem um dash sem nenhuma informação relevante (ainda).
Passo 2: criar a integração RD Station/Google Sheets (sem Zapier)
Dica: GIF no final pra salvar o passo a passo.
- Vá para os arquivos que você copiou no primeiro passo e copie seu código identificador.
É o código meio aleatório no final do link, por exemplo: “https://docs.google.com/spreadsheets/d/1J1Sg6Y89LPSoaa549Z4pX6O90e4QRXN1U4jTryIsPN4/” - Ainda nos arquivos copiados ache os três projetos de Google Apps Script, aqueles com o nome “Integração RD + nome da etapa”. São eles que receberão os dados do RD e enviarão pra planilha.
Entre em cada um deles e troque o texto “CÓDIGO IDENTIFICADOR” na linha 4 pelo código da sua planilha. - Agora você vai botar seu script no ar, é só clicar em “Publish” > “Deploy as web app…”. Nas permissões, use seu usuário para autorizar o script e selecione que qualquer usuário pode acessar o app, mesmo um usuário anônimo, para que o RD Station consiga se conectar com o script.
Uma tela de autorização aparecerá, similar à de login com o Google, e depois de autorizado seu web app gerará uma URL pública que será a ponte entre o RD Station e seu app.
Quer entender como esse script funciona tim-tim por tim-tim? Você pode acessar esse post do Henrique Freitas que é super completo e gostaria de ter conhecido quando fiz essa integração a primeira vez.
Último passo: criar as regras de envio no RD Station
- Agora fica mais fácil, vá para o RD Station e crie um fluxo de automação paralelo com as regras que a sua empresa acha relevantes para cada etapa.
No caso da nossa planilha de demonstração você pode usar a segmentação padrão “Leads (estágio no funil)” para popular a primeira aba. - Use a ação “Enviar para a URL (Integração)” e insira a URL pública do seu app e pronto! Assim que um lead entrar nesse fluxo de automação seus dados serão enviados para a planilha. Se tiver alguma dúvida você pode consultar esse artigo da Resultados Digitais.
Faça o mesmo para cada etapa. - Outra maneira de enviar dados de leads é pela página de Integrações, de forma similar ao Zapier/Pluga essa página permite enviar dados do lead quando ele converte numa LP ou, o mais legal, quando ele é marcado como oportunidade (muito útil para a terceira aba).
Novamente, você pode saber mais consultando esse artigo da RD.
Agora é só esperar alguns dias para sua base ter dados de alguns leads, MQLs e Opps (uma semaninha já deve ser suficiente para ter uns insights legais) e você terá em suas mãos um dashboard para analisar sua estratégia e um banco de dados em tempo real feito com a sua empresa em mente, porque a RD é boa, mas ninguém conhece seu negócio como você.
Tem alguma dúvida ou sabe como melhorar esse dashboard? Envia um comentário ou faça um pull request no GitHub do projeto, com certeza ainda tem muita coisa que pode ser melhorada! 🎲
