Comment Power Automate peut accroître la productivité des entreprises africaines ?

Vous êtes une entreprise africaine, votre processus d’approbation d’une nouvelle commande fournisseur implique que vous transmettiez un formulaire qui circulera de bureau en bureau pour obtenir votre approbation ? Vous devez chaque matin vous connectez à un site Web pour trouver des
chiffres quotidiens qui doivent être ensuite renseignés dans un autre système ? Ou encore vous téléchargez fréquemment des pièces jointes pour alimenter votre base de données ? Power Automate peut vous aider.

Power Autonome fait partie des quatre (04) solutions composant Microsoft Power Platform*. Anciennement appelé Microsoft Flow, Power Automate sert à automatiser les processus d’entreprise répétitifs. Il permet à toute personne connaissant le processus de l’entreprise de créer un flux reproductible qui, lorsqu’il est déclenché, passe à l’action et exécute le processus. Aucune interaction humaine n’est nécessaire.

Au-delà des flux de travail simples, Power Automate peut envoyer des rappels sur les tâches échues, déplacer les données métier entre les systèmes selon un calendrier, parler à plus de 275 sources de données ou à n’importe quelle API disponible publiquement, et même automatiser les tâches sur l’ordinateur local comme les données informatiques dans Excel. Tout cela peut être réalisé par des utilisateurs professionnels de tout niveau technique ou par le service informatique, car Power Automate est une plateforme sans code/à faible code.

Voyons ensemble quelques cas d’usage que les entreprises africaines pourraient implémenter.
1. L’approbation d’une commande fournisseur
Dans de nombreuses entreprises, l’obtention d’une approbation est nécessaire pour la validation d’une commande fournisseur, de documents, de congés ou l’insertion en base de données lorsqu’un fichier Excel est modifié… Cette procédure peut être difficile et prendre énormément de temps. Les approbations sont un excellent processus à créer dans Power Automate. Et le scénario peut être le suivant :

Un utilisateur démarre le processus en accédant à une application Power Apps et en créant une demande de commande fournisseur. Une fois qu’il a soumis la demande, les informations sont envoyées à un flux Power Automate.
Le flux peut être créé pour évaluer la demande, puis acheminer la demande en fonction de critères tels que l’utilisateur qui l’a envoyée et le montant de la demande. La première action peut consister à envoyer la demande au responsable de l’utilisateur. Une fois que le responsable a reçu l’approbation et l’approuve, le flux peut fournir une logique conditionnelle. En règle générale, elle peut être par exemple : si la demande de commande fournisseur est supérieure par exemple à 10 000 $, l’envoyer au Directeur Général, sinon approuver automatiquement la commande fournisseur.

2. La notification

Le second cas d’usage intéressant et assez simple à créer est le tag et la notification sur téléphone lorsqu’un mail particulier arrive. Cela peut être très utile pour ne manquer aucun mail ou communication de votre entreprise par exemple. Sur les captures ci-dessous, l’action est déclenchée lorsqu’un mail est reçu du site Web. Le collaborateur est alors « flaggué » pour être sûr de le traiter en plus d’envoyer une notification sur le téléphone.

3. La programmation de rapports avec les flux planifiés

Le dernier cas d’usage porte sur les flux planifiés. Les flux planifiés sont des actions automatisées qui vont s’exécuter à intervalles réguliers. Cela peut être très pratique pour les rapports et indexations. Les choix de planification s’étendent du mois jusqu’à la seconde. Quelques exemples d’utilisation en vrac:
- Générer un rapport mensuel à partir d’une base de données
- Un rappel annuel d’un événement d’entreprise
- Un process d’indexation de base de données tous les matins
Un exemple assez intéressant pour le département commercial d’une entreprise, pourrait être que chaque matin, les contacts ajoutés la veille sont récupérés, insérés dans un tableau Excel vierge, puis envoyés dans un fichier en pièce jointe à l’équipe marketing.

Conclusion
Comme on le voit, Power Automate est un outil puissant qui peut répondre à de nombreux besoins et faire gagner en productivité. Son adoption par les entreprises africaines pourrait leur permettre d’automatiser un nombre important de tâches. Cela peut être un excellent moyen pour eux
d’économiser un temps précieux, de réduire les erreurs humaines et de rationaliser les processus.

Vous êtes une entreprise africaine ? Vous souhaitez démarrer votre transformation numérique en adoptant Power Automate ? Vous cherchez une structure pour vous accompagner ? data354, cabinet de conseil en data science basé à Abidjan et à Paris est en mesure de vous guider dans cette
évolution.

*Microsoft Power Platform est un ensemble de solutions composé de 4 applications (Power Apps, Power Automate, Power BI et Power Virtual Agents) avec un but commun: rendre la donnée accessible.

Sources :
1. https://docs.microsoft.com/fr-fr/learn/modules/introduction-power-automate/
2. https://blog.devensys.com/automatiser-des-taches-avec-power-automate/
3. https://www.lecfomasque.com/nouvelle-formation-sur-power-automate-et-power-apps/
4. https://www.dunforce.com/fr/comment-lautomatisation-ameliore-le-bien-etre-au-travail/