Como criar um escritório virtual com Trello
Em dias de quarentena e home office vivemos uma nova realidade. Estamos aprendendo novamente a nos comunicar, a criar novas rotinas e principalmente a manter a saúde mental.
Eu também estou nesse processo, como Agilista que sou, busco novas formas de manter as pessoas engajadas e colaborando nesse novo contexto de trabalho.
Inspirada em ferramentas como o Sococo, tive uma ideia simples que pode auxiliar na criação de um ambiente virtual, simulando um escritório com suas salas de reunião, espaço aberto e até o cafezinho.
Criei um quadro no Trello com esses setores. Veja o link para o board público: https://trello.com/b/fpA3we4F/homeoffice-ambiente-virtual
Cada coluna representa um espaço físico presente no escritório, no primeiro card incluí uma ilustração para o espaço (pode ser uma foto também). Dentro desse card, coloquei o link para a sala de videoconferência que pode ser a ferramenta da sua preferência, como ZOOM, Whereby, Webex entre outras.
Importante entender que para cada espaço simulado deve ser criada uma sala diferente na ferramenta.
Para saber quem está em cada ambiente virtual, todos devem criar um card contendo o nome e avatar. Para inserir o avatar, clique em “ingressar no cartão” que a sua foto já ficará visível.
Em momentos que todos estão distantes, é legal trazermos mais dinamismo no nosso escritório virtual. Que tal utilizar os stickers para representar o nosso humor? Inserir é bem simples, no lado superior direito clique em “Mostrar Menu” -> “Stickers”. Lá, você consegue pesquisar vários gifs e figurinhas legais. É só escolher o seu e arrastar até o seu card. =)
Na última coluna registrei os acordos que criamos para a comunicação com o time distribuído ou qualquer outra informação que seja importante explicitar. Alguns exemplos que criamos para o time:
- Use os Stickers para mostrar como você está hoje!
- Use os links das salas de teleconferências que estão dentro dos cartões de cada espaço.
- Queremos ver seu rostinho, se puder ligue a câmera!
- Nas chamadas quando você não estiver falando, deixe no mudo please! =)
- Só coloque o cartão no espaço (café e salas de reunião) se você estiver na sala virtual.
- Sugestão de ferramentas que são legais para nosso dia a dia no homeoffice.
A intenção não é controlar e sim aproximar as pessoas e prover transparência em relação a disponibilidade dos membros do time (e criar um espaço legal como um café pra gente trocar ideias).
Antes de implementar, converse com o seu time e entenda se faz sentido. Se fizer convide-os a testar por uma semana e compartilhe comigo como foi!
Não se esqueça de lavar bem as mãos e se cuidar, logo isso tudo vai passar!
Um abraço virtual!! :)
Obs.: Para quem precisa de um toolkit básico e free para realizar dinâmicas entre outras, fica a dica no post do Thiago Boschese com várias ferramentas para vocês utilizarem nesse dia a dia: Toolkit 0800.
Sobre a autora
Camila Rocha é consultora agilista na DBSP com o propósito de apoiar pessoas e empresas na busca de resultados através de práticas que valorizam a colaboração, transparência e melhoria contínua. Amante da natureza e de conversas profundas, é podcaster do Lentes Podcast na tentativa de trazer mais empatia para o mundo atual.
Sobre a DBSP e a Formação In Company BAXP
Na DBSP, estamos em constante movimento procurando inovações de dentro para fora da empresa para que possamos melhorar a qualidade do trabalho dos nossos clientes (Partners) através das habilidades sistêmicas de nossos colaboradores (Peers). Para que sua equipe ganhe mais habilidades ágeis e faça parte da transformação digital, experimente o BAXP (Business Agility Experience), treinamento on-line e ao vivo para líderes e equipes que estão à procura de resolver seus desafios através de práticas e frameworks ágeis, como o Scrum.
