Dicas para Reuniões Efetivas — Modelo Zappos

Rara foto retratando a alma e a disposição dos participantes de reuniões

Pare o que você está fazendo agora e dê um alt+tab para o seu Outlook. Quantas reuniões você tem hoje? Se o resultado foi cinco ou menos, você pode se considerar uma pessoa de sorte! Segundo o Productivity Trends Report, o executivo médio está presente em 26 reuniões por semana, com um aumento projetado de 69.7% reuniões considerando modelos full remotos ou híbridos, nos estágios tardios da pandemia. Se está difícil agora, acredite: vai piorar.

Tantas reuniões precisam ser produtivas, caso contrário, não só nosso tempo de trabalho é dragado em discussões que correm atrás do próprio rabo, mas principalmente a nossa motivação ao ver tanta energia desperdiçada é brutalmente atacada, desfocando nossa atenção nas atividades que ocorrem fora das reuniões. É a fórmula mágica do fracasso corporativo.

Para aprendermos como gerenciar reuniões efetivas, vamos apresentar aqui o modelo da Zappos, a gigante de logística responsável por todo o comércio de sapatos e roupas da Amazon. Inspirado em um modelo de gestão chamado Holacracia, a Zappos revolucionou a forma com que reuniões são geridas e decisões são tomadas. Desde boas práticas pré reunião, com convites e reforços, até locais formalizados para o registro do pós reunião, a Zappos procedimentou e organizou todos os passos para uma boa reunião. Aqui, vamos explodir o coração de uma reunião, explicando como acontecem os seus processos centrais: entendimento, exploração e tomada de decisão.

Vamos a eles:

Entendimento

A etapa de entendimento é fundamental para que o pragmatismo da reunião seja respeitado. Ao invés de acelerarmos indo direto para a solução, dedicamos um tempo para aprender sobre o problema e ganhamos vários bons minutos mais para frente evitando discussões descontextualizadas.

Para um bom entendimento, os passos são os seguintes:

1. Apresentação do problema:
Um porta-voz tenta descrever o problema da forma mais objetiva possível, trazendo exemplos e dados que o contextualize.

2. Perguntas de esclarecimento:
São feitas perguntas de esclarecimento sobre o problema, em rodadas. Abaixo explico o que são rodadas e por que usá-las. As perguntas de esclarecimento são diferentes de sugestões. Este é o momento de entender, não sugerir!

3. Checagem:
Todos da reunião precisam evidenciar que entenderam o ponto da pauta, em uma checagem visual rápida. Com a checagem, encerra-se a etapa de entendimento e abre-se a etapa de exploração.

Exploração

É na etapa de exploração que ideias sobre o que fazer acerca da situação entendida anteriormente são construídas com o grupo. A busca é para evitar o ambiente caótico onde todos gritam propostas e quem for mais eloquente ganha. Busca-se um espaço estruturado de sugestões, em rodadas. Ideias trazidas por um são acrescidas de elementos por outros, com contribuições individuais, mas que pertencem ao coletivo.

A exploração / ideação avança de forma organizada nas seguintes etapas:

Tomada de Decisão

Uma vez realizada a exploração, quem trouxe o problema refinará e criará uma proposta final de ação. O espaço de construção da solução já acabou, portanto o que for proposto será aceito, salvo se algum grande item tenha sido descartado sem justificativa ou se a proposta ensejar um risco grande para algum valor organizacional. Se não, apenas registra-se a decisão e move-se para o próximo item da pauta.

As atividades são:

Com estes 5 passos, uma tomada de decisão efetiva nascerá na reunião. Veja que no começo, tudo poderá parecer mais burocratizado, complexo, travado até. E tudo bem. Tente fazer suas reuniões umas boas 3 ou 4 vezes dessa forma e compare com os resultados de uma reunião sem essa estrutura. Eu garanto que bons aprendizados irão aparecer sobre como tornar nosso tempo de reunião mais efetivo.

Veja abaixo alguns conceitos e um exemplo que pode ajudar a aprofundar o entendimento.

Papéis em uma reunião.

Uma reunião verdadeiramente efetiva tem 3 papeis presentes:

1. Facilitador. Geralmente esse papel é energizado por quem está mais por dentro do problema, ou por quem é um bom conhecedor de processos de grupo. O Facilitador cuida para que os passos de uma reunião efetiva sejam cumpridos, não deixando que o foco se perca no meio do caminho.
2. Timekeeper: é quem cuida para que o resultado esperado seja atingido no tempo determinado. Se uma reunião de uma hora tem 3 assuntos, o Timekeeper deve acelerar a discussão pra que cada tópico caiba em 20 minutos. Alertar o time e puxar o assunto pra frente é o que cabe ao Timekeeper fazer para gerar valor.
3. Redator: muitas vezes feito também pelo facilitador, é quem anota o que está sendo produzido de inteligência na reunião. Tenta fazer de uma forma fluida e aberta à colaboração, sem perder a clareza do que foi dito. Muitas vezes precisa interromper o fluxo da reunião para anotar corretamente o que foi proposto.

A importância de fazer rodadas

Quanto mais pudermos usar rodadas, mais pragmática será a condução da reunião. Ao contrário da pipoca, onde fala quem quer (com mãos levantas ou sem, não importa), as rodadas dão cadência e permitem que os tímidos tenham sua vez de falar garantida, gerando contribuições de onde eventualmente, em ambientes mais coléricos, elas não viriam. É como uma rotatória. Todo mundo sabe a sua vez de ir, sem precisar atropelar ninguém.

Exemplo de reunião seguindo os fundamentos da Holacracia:

Um exemplo de reunião poderia muito bem ser assim:

Estão na reunião Roberta, Carlos, Alceu e Joaquim. A pauta contém vários itens e o primeiro é sobre como iremos ativar um conteúdo importante nas redes da companhia.

Inicia-se a Apresentação do Problema:

[Roberta] Nosso engajamento está em 22% e precisamos crescer para pelo menos 34% conforme nossos OKRs. O conteúdo é bom, mas estamos usando apenas um canal de comunicação, e não temos autorização da área de comunicação corporativa para usar os demais. Vamos fazer uma rodada perguntas de esclarecimentos.

Rodada 1:

[Joaquim] Sem perguntas.

[Alceu] Por que não podemos usar os demais canais?

[Roberta] Para não ter comunicados demais. Eles são restritos a comunicados estratégicos de altíssimo poder apenas. O nosso não é considerado.

[Carlos] Entendido.

Na rodada 2, se faz uma checagem:

[Roberta] Alguém ainda tem alguma dúvida?

[Joaquim] Sem perguntas

[Alceu] Sem perguntas

[Carlos] Tudo ok

[Roberta] Beleza, uma vez que todos entenderam o problema, vamos pra etapa de Exploração.

Passa-se então para a Exploração:

[Roberta] Bom, vamos começar colhendo todas as ideias do que podemos fazer. Vou começar anotando uma minha aqui. Eu já tinha pensado em criar um card mais bacana no Canva para divulgar o conteúdo. Vou registrar aqui. O que vocês acham?

[Todos] Polegares pra cima sinalizando uma boa impressão da ideia.

[Joaquim] Podemos escolher uma pessoa mais popular e mencionar no artigo, com uma piada inofensiva. Isso pode gerar mais buzz. O que acham?

[Alceu] Eu tenho uma objeção. E se a pessoa não gostar de ter sido mencionada?

[Joaquim] Podemos pedir autorização antes e só assim incluir no texto.

[Alceu] Ah, então assim eu retiro minha objeção.

[Alceu] Podemos republicar o artigo, pelo menos duas vezes. Pega algum incauto que não teve tempo de ler na primeira publicação e duas vezes apenas não chega a ser uma chateação. Como isso soa pra vocês?

[Todos] Polegares pra cima sinalizando uma boa impressão da ideia.

[Carlos] Eu não tenho mais ideias. Essa não é minha praia.

[Roberta] Pois é, acho que as ideias que temos na mesa já são o bastante para testarmos e ver como a repercussão fica. Sem mais ideias.

[Joaquim] Sem mais ideias.

[Alceu] Tou de boa também.

[Carlos] Fechou.

Com o encerramento da etapa de contribuições, formaliza-se a Decisão:

[Roberta] Bom, então ficou assim: eu vou publicar o artigo duas vezes e vou editar o texto pra incluir uma piadinha com o Rafael da contabilidade. Acho que vai gerar um buzz legal. Alceu, você fala com ele pra ver se tudo bem? Também vou fazer um card mais bacana no Canva pra chamar mais atenção.

[Alceu] Me manda a piadinha que eu alinho com ele, pode deixar.

[Roberta] Beleza, combinado. Registrei já aqui no Jira. Podemos pular pro próximo item da pauta.

Dicas rápidas

Olhando de forma mais abrangente essas são as etapas recomendadas:

Sobre o autor:

Daniel Fernandes é líder do Escritório de Design da DBSP. Busca encontrar a coerência entre o que está sendo desenvolvido e a real necessidade dos usuários, e defendê-la arduamente. Joga RPG, gosta de mobilização social, trabalha com facilitação de grupos e acredita que o custo de não fazer é sempre maior.

Sobre o Escritório de Design DBSP:

O Escritório de Design da DBSP cria soluções digitais viáveis que somam o desejo dos usuários com as necessidades de negócio das organizações. Aplicamos técnicas de Design Thinking, Lean Startup e Métodos Ágeis, oferecendo um olhar sistêmico para analisar os desafios de inovação e transformações digitais.