災難!簡報在重要演講前夕故障

做好這 5 件事,就算意外發生你也無所畏懼

林鼎淵
Dean Lin

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今天,我有一場 2 小時的企業內訓,預計會有數百名學員。

結果昨晚打開線上簡報準備練習時,螢幕上顯示兩個大大的字:「喔!不。」

一開始以為是網路問題,所以我試著重新整理頁面。

但畫面依舊頑強地顯示:「喔!不。」

看到這個結果後我狂冒冷汗,因為這幾乎代表簡報已經沒救了…

然後我嘗試了各種手段祈禱能恢復:

  • 重新命名檔案
  • 把檔案複製一份後開啟
  • 用無痕頁面重新登入
  • 邀請其他人共筆編輯
  • 聯繫客服

但奇蹟沒有發生,上面的方案全部行不通,客服到今天都還沒回我訊息。

▋不要讓自己沈浸在負面情緒

在簡報故障當下,我心情非常糟。

因為過去已經花了 2 週時間備課,有種努力完全失去意義的感覺。

但當我想到隔天有數百名學員等著上課,我瞬間就清醒了。

抬頭看了一下時間,晚上 9 點。

而課程安排在明天下午 2 點,我告訴自己:「一切還來得及!」

▋還有什麼方法可以挽救?

冷靜下來後,我並沒有馬上重做簡報。

而是思考還有沒有其他開啟簡報的方式,並給自己一個時限:「半小時。」

如果時間內找不到解決方案,我就認命重做。

在嘗試的過程中,突然想到早上做完課前測試後,有傳一個「僅供檢視」的簡報連結給主辦單位。

我不抱希望的點開連結,結果發現居然可以順利檢視!!!

最終只花了半個多小時做資料移轉,並在今天順利完成企業內訓。

▋簡報故障後我學到的 5 件事

這次意外給了我一個警鐘:「不要預設線上服務都能順利運行,你永遠要有一個以上的備案。」

  1. 任何線上服務都有風險,僅管線上簡報很好用,但出問題時,你根本求助無門。
  2. 人遇到意外時難免沮喪,但別忘記只有做出行動才能解決問題。
  3. 若要嘗試救援,請訂下「時限」,因為不是每次運氣都這麼好。
  4. 如果你還是要使用線上簡報軟體,請記得下載可以離線瀏覽的版本(PDF、PPT)。
  5. 建議將圖片素材備份到自己電腦,否則雲端出問題時你很難救回來。

現在回想起來,要是我沒有在前一晚打開簡報練習,今天應該會在企業內訓的現場爆掉。

儘管我們沒辦法預知未來,但做好事前準備就能將傷害降到最小。

那些我走過的路與故事

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林鼎淵
Dean Lin

職涯中培育過多名工程師,🧰 目前在外商公司擔任 Software Specialist |✍️ 我專注寫 (1)最新技術 (2)團隊合作 (3)工程師職涯的文章,出版過 5 本專業書籍|👏🏻 如果對這些主題感興趣,歡迎點擊「Follow」來關注我~