在過去的文章中有提到,為了提高團隊成員在 Scrum 的參與度,我們改成輪流擔任 Scrum Master 的機制,但這樣真的有效果嗎?而且 Scrum Master 跟 PM 的工作高度重疊,要如何區分兩者的權力與責任呢?
這篇文章將與您分享我們是如何調整,以及調整後發生哪些改變。
本文提及之專案、人物、事件純屬虛構,如有雷同,實屬巧合,請勿對號入座。
大綱ㄧ、調整的目的是什麼?二、定義 Scrum Master 跟 PM 的權限
➤ Scrum Master
➤ PM三、調整後發生哪些改變
➤ 成員對專案、團隊有更深刻的認知
➤ Scrum 參與度提升
➤ 回顧時發表更踴躍四、總結
ㄧ、調整的目的是什麼?
明明跑的是 Scrum,卻沒有團隊合作的感覺。
每間公司跑 Scrum 的方式與目的不同,有些 Scrum 跑起來更像是傳統的工作匯報;即使在身處在同一個會議中,卻只有主管跟 PM 關心每個人的工作內容。
如果團隊成員不關心彼此的工作內容,單獨匯報或是用紙本報告其實更加省時;開 Scrum 的目的是希望大家了解彼此的任務,確認是否有需要調整的地方,避免任務的先後順序、優先度搞錯,導致專案進度延宕。
但如果只是口頭上說希望大家積極參與,實際效果就跟老師要學生好好聽課一樣,因此想透過流程來進行改善。
而我們選擇的方案是 — 讓團隊成員輪流擔任 Scrum Master。
二、定義 Scrum Master 跟 PM 的權限
我們希望在提升成員參與度的同時,盡可能不要增加負擔。
因為 Scrum Master 的工作內容與 PM 高度重疊,如果沒區分好彼此的界線,勢必會導致其他成員的困惑,比如:
- 開單要找誰?
- Sprint Planning 的規劃由誰負責?
- 需求規格由誰來寫?
所以我們做了如下區分:
➤ Scrum Master
- 主持 Daily Scrum Meeting:了解每個人工作的進度、預計要做的事、以及遇到的問題。
- 主持 Sprint Review、Retrospective 會議:讓大家報告在這個 Sprint 中做了什麼,有哪些好的可以繼續保持,有哪些壞的要進行調整。
- 參與 Sprint Planning 會議:了解下個 Sprint 要完成的事項。
➤ PM
- 專案管理:追蹤成員的進度、討論需求、協調資源…原則上工作內容不變,只是部分工作交由 Scrum Master 主持。
- 輔助 Scrum Master:儘管已經簡化許多 Scrum Master 的工作,但因為部分成員並沒有接觸過敏捷開發,因此需要幫忙拾漏補遺。
- 規劃 Sprint Planning:無論是規劃要完成的工作,還是與每位工程師確認工時,都是需要花費不少心力的任務,因此主要還是由 PM 專職處理。
之所以這樣設計,是希望成員在擔任 Scrum Master 的同時,儘可能不影響到他的本職工作,我們期待這樣的流程可以讓每位成員更融入專案,而不是取代 PM 的工作。
三、調整後發生哪些改變
目前實行了 3 個 Sprint,成員的接受度還算高(希望不是敢怒不敢言 😅)。
➤ 成員對專案、團隊有更深刻的認知
不管是否願意,主持 Daily Scrum 時一定要了解每個人具體的狀況;原本專注在自己任務的人,也會因為主持 Sprint Review、Retrospective 而強迫了解整個專案,並更加認識團隊。
➤ Scrum 參與度提升
因為 Scrum Master 是輪流的,如果我今天不給你面子好好聆聽跟報告,下次換我當 Scrum Master 時可能大家會不理我;同儕間的心理因素會讓參與度變得更高(但這個情形未必適用在每個團隊身上)。
➤ 回顧時發表更踴躍
由成員來做 Sprint Retrospective 時,大家相對來說更敢發表意見;這就跟同學分組討論時比較熱絡,但當老師問同學有沒有問題時,台下直接靜音的道理一樣。
四、總結
花的時間越多,就會越認真投入。
其實並不是每位成員在剛開始的時候都願意跑 Scrum 的,因為他們覺得這是在浪費時間、單純走一個形式、對專案沒有幫助…
因此初期更像是每天集合匯報工作,直到要輪流當 Scrum Master 時,因為無法拒絕,所以每位成員都一定要有所了解,而這個過程促使團隊往好的方向發展(應該 🤔)。
當然還要更多時間來驗證,相信每次的 Sprint Retrospective 都能讓原本的流程更加完善。
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