Guia de produtividade para quem deixou pra depois do Carnaval!

O ano começou e muita gente correu para colocar as metas e os planos do ano no papel com aquele sentimento de esperança que diz — “este ano eu faço diferente”. Durante os primeiros dias, até mesmo primeiras semanas, as coisas vão funcionando. Mas aí surge um impedimento aqui, uma mudança na rotina ali e a empolgação vai se esvaindo e não dura o primeiro mês — “depois do Carnaval a gente arruma”, pensa a alma esperançosa. Mas a gente sabe que nada muda, que todo ano é a mesma coisa. E por que isso acontece? Infelizmente, nossa produtividade está diretamente relacionada com nossa confiança — e o planejamento de uma vida nova sempre traz consigo um gás na confiança, mas que não se sustenta por muito tempo (esse é o motivo pelo qual os livros de autoajuda parecem tão eficazes nos primeiros meses — e ganham milhões de seguidores e evangelistas nesse período, mas suas práticas se esvaziam após um tempo).

A nossa rotina recomeça, a procrastinação reaparece e tudo que gostaríamos de completar parece se tornar mais distante, e, assim, passamos a ignorar as metas desenhadas e só tentar sobreviver ao peso das prioridades e urgências do dia-a-dia. Apesar disso, alguns colegas parecem conseguir alcançar essa produtividade e nós ficamos nos perguntando sobre o porquê de sermos tão diferentes e improdutivos. E foi para isso que nós, da Wylinka, resolvemos escrever este texto: destacar algumas boas práticas que têm demonstrado algum resultado durador com empreendedores da nossa rede ou até mesmo pessoas da nossa equipe. Essas boas práticas se dividem em três grandes tópicos, então vamos a eles!

#1: organizando a priorização com os quadrantes

Em 1954, o então presidente americano Dwight Eisenhower cunhou, em um discurso, o seu princípio que é altamente replicado por especialistas em produtividade: “Eu tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. Os urgentes geralmente não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”. Isso nos traz a um dos principais erros das pessoas improdutivas: não conseguir preencher o “tempo livre de trabalho” com atividades importantes. Geralmente a rotina improdutiva é composta por momentos em que se apaga incêndios e momentos em que não se faz nada (nada = instagram, netflix e outras procrastinações). Para evitar essa espiral negativa da angústia de não fazer nada e da angústia de ter que apagar incêndios, um bom caminho é utilizar o quadrante do urgente-importante criado a partir do Princípio de Einenhower — matriz de coisas urgentes x importantes, que propõe os seguintes quadrantes:

  • Quadrante 1 — importante e urgente: são os incêndios do dia-a-dia, desafios de curto prazo que são, às vezes, inevitáveis, e, às vezes, evitáveis. Aqui, é importante saber delegar para não centralizar os problemas e nunca conseguir se atentar a atividades de longo prazo. Geralmente, pessoas que possuem muitas atividades centradas no quadrante 1 têm problemas ou com excesso de centralização (sempre vai haver incêndios em uma organização, e é importante deixar que outras pessoas aprendam a lidar com eles) ou com falta de organização com prazos e rotinas, deixando acumular atividades por não ter estudado/trabalhado antes quando havia tempo livre.
  • Quadrante 2 — importante e não urgente: aqui é onde as pessoas produtivas mais se concentram: são as atividades de longo prazo, estratégicas e que geram “juros compostos”. É uma leitura diária, um hábito saudável e o cumprimento de tarefas cujo horizonte de entrega está ainda distante; comumente atividades que são deixadas em segundo plano — muitas delas sequer têm a atenção necessária da pessoa e ficam esquecidas. Aqui reforçamos a mensagem: produtividade depende do que você faz quando tem tempo livre no trabalho. Construir uma rotina em torno do quadrante dois é fundamental para o cumprimento de grandes metas, e esse será o quadrante ao qual atentaremos nos próximos passos.
  • Quadrante 3 — urgente e não importante: é o quadrante das pessoas sem foco, o quadrante das interrupções. Não há como fugir de interrupções, mas é importante colocar limites. Às vezes são conversas de escritório, pequenas atividades burocráticas, mensagens que chegam no celular e outras tarefas que precisam ser controladas, senão passam a nos controlar. Existem pessoas que passam o dia inteiro ocupadas não fazendo nada, e esse é o traço do quadrante 3: atividades que em nada agregam, mas que ocupam muito do dia. O segredo aqui é colocar um fone de ouvido, desligar as notificações e só trabalhar — como colocado uma vez pelo grande escritor Ernest Hemingway: “tudo que você precisa fazer é sentar em frente ao teclado e se deixar sangrar”.
  • Quadrante 4 — não urgente e não importante: o playground dos improdutivos, mas profundamente mal interpretado. Muitas pessoas vivem nesse espaço, o espaço da procrastinação, e não percebem que não é somente preguiça ou um momento de relaxamento, mas uma fuga perigosa que pode ser sinal de depressão (links no fim do texto). A vida no quadrante 4 carrega uma mensagem inconsciente que poucos têm coragem de encarar: a sensação de que é pequeno demais, incapaz demais, para realizar tal tarefa ou objetivo — e esse sentimento de inferioridade, que acaba sendo mascarado por diversos mecanismos das distrações, é altamente destrutivo. Não que o “descanso dos justos” não seja válido ou necessário, pois ele é essencial, mas é importante atentar aos momentos em que estamos nos enganando e vivendo em uma rotina perigosa de procrastinação justificada.

O grande segredo da matriz urgente-importante é saber dosar, entendendo que boa parte da sua energia deve estar no quadrante 2, sendo os quadrantes 1 e 3 inevitáveis, mas administráveis, e o quadrante 4 um espaço perigoso da improdutividade. O desafio é como se manter no quadrante 2, que pode ser muito bonito no planejamento, mas nunca presente na rotina — e é por isso que vamos aos próximos dois passos agora.

#2: garantindo uma rotina produtiva.

Se o quadrante 2 é sobre saber priorizar e dar atenção ao longo prazo no dia-a-dia, como conseguir uma rotina eficaz? Uma grande inspiração é essa resposta no Quora sobre hacks de produtividade utilizados por CEO’s de startups, que podem ser resumido por três grandes elementos: remova o barulho; empacote e foque; escreva e vença:

  • Remover o barulho: desligar notificações (preferencialmente colocando o celular no modo avião), se colocar em um ambiente mais isolado (seja em um local vazio, uma sala individual ou usando um headphone) e se concentrar somente na tarefa a ser feita, sem distrações. Às vezes você poderá parecer mal-educado(a), mas é importante demonstrar que sua educação também mora em um trabalho bem feito, e que você precisa desses momentos de total concentração e isolamento.
  • Empacotar e focar: é interessante ter “pacotes de tarefas” para serem realizados nesses momentos sem barulho. No Quora, o autor aponta para a criação de pacotes diários de 1 ou 1,5 hora, nos quais você mergulha em tarefas a serem realizadas sem interrupção. É importante a questão de um tempo ininterrupto — estudos mostram que uma pausa para olhar as redes sociais faz com que precisemos de cerca de meia hora para voltar ao estado de concentração anterior — logo, esses pacotes de produção ajudam a aprofundar o foco e realizar as tarefas com maior velocidade.
  • Escrever e vencer: aqui é sobre listas de tarefas. Para garantir um bom empacotamento, é importante ter listas bem definidas. Uma estratégia interessante é fazer sempre uma lista semanal e começar o dia olhando para a grande lista e fazendo uma lista diária. Muitos preferem papel pela sensação de riscar a atividade quando realizada (traz um senso de realização que aumenta a confiança para as tarefas seguintes). Também existe a sugestão de começar pela tarefa mais fácil, pois permite entrar no “modo produtividade” rapidamente. Terminar o dia anterior com tarefas mais fluidas em aberto também é apontado como um bom caminho, por exemplo: um projeto está fluindo bem? não encerre o dia somente quando acabar o projeto, mas deixe-o em aberto para começar o dia seguinte com uma tarefa simples de ser iniciada. Fazer listas de tarefas não é uma habilidade trivial. Com o tempo você vai aprendendo a dimensionar corretamente uma lista que não seja nem muito fácil para deixar espaços improdutivos, nem muito difícil para te desanimar. O importante aqui é que as listas permitem você considerar as atividades do quadrante 2 com mais consciência. E sempre que estiver indo se entregar a alguma distração, você pode olhar para elas e ver que há alguma pequena tarefa que pode ser realizada e que contribuirá com seu longo prazo.

Quer uma rotina mais produtiva? Tenha boas listas de tarefa (sem exageros), gerencie seus empacotamentos de produção, desligue o barulho e vá para cima! :)

#3: o poder das pequenas coisas.

Uma leitura rápida diária, um alongamento, beber 2,5 litros de água diariamente — todos esses são pequenos hábitos saudáveis que não tomam quase nada do nosso tempo, mas que sempre são deixados de lado. Para isso um acompanhamento de hábitos diários é chave (colocaremos nos links abaixo um guia sobre como construir um monitor de hábitos). O aconselhável é pegar uma folha quadriculada e fazer uma lista de hábitos importantes em uma coluna, colocando os dias do mês em uma linha. Diariamente, você revisa quais hábitos conseguiu ou não cumprir. Essa revisão diária dos hábitos faz com que no dia seguinte estejamos mais atentos aos hábitos perdidos, e os pequenos hábitos passam a ser incorporados à rotina com maior consistência. Aqui vale a máxima de Bruce Barton: “quando reflito sobre as tremendas consequências que resultam das pequenas coisas, fico tentado a pensar que não existem pequenas coisas”. A atenção aos pequenos hábitos é o que alguns chamam de afinar/afiar o instrumento, resgatando a história do lenhador que estava se desgastando muito tentando cortar uma árvore e, ao ser questionado sobre por que não afiava o machado, respondeu: “eu não posso, estou muito ocupado cortando essa árvore”.

Muitas pessoas não conseguem esses pequenos hábitos por se colocarem ocupadas demais, geralmente caindo no grande erro dos improdutivos: ser refém da Lei de Parkinson. Por mais que o nome remeta à Doença de Parkinson, a Lei de Parkinson não tem nada a ver com isso. Segundo essa lei, “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”. Ou seja: se você tiver 4 horas para fazer uma atividade que poderia levar 2h, enrolará de modo a preencher as 4h sem sequer perceber. Por isso é bom ter listas de tarefas, empacotá-las e ficar atento aos intervalos sem atividades. Aproveite esses intervalos para fazer as pequenas tarefas e vá vendo sua rotina absorver esses hábitos de uma maneira muito legal :)

Conclusão

Esperamos que esse tenha sido um guia de produtividade funcional para aqueles que já estão cansados de guias de produtividade. E por que um guia para quem já está cansado de guias de produtividade? Porque, no fim do dia, guia nenhum funciona quando você não se atenta à influência do seu emocional na produtividade. É preciso entender que as primeiras semanas milagrosas de toda nova prática de produtividade só são assim devido ao ganho de confiança que se tem ao ganhar uma nova ferramenta, e não pela ferramenta em si. Os pontos que trouxemos aqui são ótimos orientadores, mas não servirão de nada se não forem acompanhados por um profundo autoexame sobre o que realmente impede sua produtividade. Por fim, e para não ficar no superficial de pequenas práticas milagrosas de todo guia de produtividade, separamos alguns conteúdos legais que embasaram a criação desse post:

1. Sobre o impacto do emocional na produtividade:

2. Sobre bons hábitos e disciplina:

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Para conhecer mais os trabalhos da Wylinka, é só conferir em: www.wylinka.org.br / www.facebook.com/wylinka

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