Photo by Adrián Tormo on Unsplash

Ett år etter…

Om hvorfor vi valgte å skifte biblioteksystem.

12. oktober 2016 hoppet vi i det. Vi skiftet biblioteksystem — hele vår digitale infrastruktur. Vi forlot Bibliofil (som vi hadde brukt i 28 år), og tok i bruk et sett med nye systemer, som til sammen danner et nytt biblioteksystem. Vi valgte å basere oss på noe allerede eksisterende programvare (Koha, Elasticsearch) og noe som vi utviklet fra grunnen av. Hvorfor gjorde vi det?


Det handler om brukerne. Hovedgrunnen til å gjøre som vi gjorde bunner i et ønske om å lage bedre tjenester til brukerene våre. Dersom vi skal klare å bygge tjenester som treffer brukernes behov og endrer seg i takt med deres endrede vaner, så er det en del grunnleggende forutsetninger som måtte løses først.

  1. Brukerne må prioriteres.
  2. Økt eierskap til systemer, tjenester og data.
  3. Større frihet til å gjøre ting selv og bytte leverandører.
  4. Fra ett stort system til flere små.
  5. Bedre metadata.

Brukerne først. Bibliotekene var i sin tid raskt ute med å ta i bruk datamaskiner (eller EDB som det het da), men er i dag ikke lenger i føringa når det kommer til bruk av teknologi. Vi har for lenge vært opptatt av biblioteksystemet som et internt arbeidsverktøy for oss bibliotekarer. Videreutvikling har fokusert på stadig flere funksjoner som er nyttig for intern drift, men har ført til få gevinster for bibliotekbrukerne. Vi må skifte tankesett, og flytte fokuset over på det som gir merverdi for våre brukere. Om vi samtidig kan effektivisere interne arbeidsprosesser så er det perfekt!

Skal vi få til dette skiftet så må vi ha gode utviklingsprosesser der vi hele tiden jobber med brukerne, både i faser knyttet til behov og konsept, og faser knyttet til design/implementering (teste tidlig og hele tiden). De som utvikler må sitte så nær brukerne som mulig slik at veien fra behov til ferdig tjeneste er så kort som mulig.

Økt eierskap. Eierskap handler om eierskap til kildekode, data og tjenester, men det handler også om å ta eierskap over organisasjonens prosesser knyttet til digitalisering og tjenesteutvikling.

I dag eier Deichman både kildekode og alle data knyttet til biblioteksystemet. Det gir oss mange flere muligheter når det kommer til hvilke tjenester vi kan utvikle. I utgangspunktet står vi nå fritt til å utvikle akkurat hva vi vil. Og vi kan utveksle data mellom de ulike systemene våre. På sikt gir det oss store muligheter til å dytte innhold fra biblioteksystemet ut i andre kanaler en søket. Nye titler kan for eksempel dyttes til infoskjermer, utstillinger, nyhetsbrev, Facebook-poster osv.

Dersom vi skal endre oss i takt med brukerne så kan vi ikke flagge ut all IT-ekspertise til eksterne leverandører. Vi må selv ta styringen over IT-systemene våre. Vi har valgt å gjøre det ved bruk av fri programvare, og egenutviklede applikasjoner. På den måten “eier” vi alle systemer, og kan fritt endre de. Og vi eier all data i systemene (metadata, persondata, statistikk-data osv.).

Andre velger å gjøre det på sin måte. Uansett handler digitalisering i dag om å gjøre hele organisasjonen i stand til å ta i bruk IT for å tilby bedre tjenester og effektivisere egen drift. Og den jobben er for viktig til å outsource eller delegere til IT-avdelingen.

Større frihet. Dersom du ikke er fornøyd med husforsikringen så kjøper du ikke nytt hus. Du bytter bare forsikringsselskap. Tenk om det samme hadde vært mulig når det kom til biblioteksystem. At du kunne bytte leverandør av drift/videreutvikling uten å bytte biblioteksystem. Med fri programvare kan vi det. Foreløpig driver vi stort sett alt av drift og utvikling internt, men vi kan velge å sette ut både drift og videreutvikling i markedet dersom vi ønsker det.

Med fri programvare står vi også fritt til å dele det vi lager, og vi tar i bruk det andre har laget og videreutvikler på det. I en bransje der vi stort sett har de samme behovene for tjenester, gir det mening å dele på det som utvikles på tvers av bibliotekene. Sammen kan vi få til mye mer enn om vi sitter på hver vår tue.

På Github finner du alt vi har utviklet.

En moderne systemarkitektur. Som bibliotek er vi vant til å kjøpe alt i en pakke. Biblioteksystemet med stor B, er løsningen på alle våre bibliotek-behov. 
Låne ut ebøker? Ja, visst! 
Levere statistikk? Ja, visst! 
Levere søk og min side? Ja, visst! 
Levere hele nettsider? Ja, visst! 
Sende nyhetsbrev — ja visst!

Selvsagt er det behagelig, men er det bærekraftig? Nei, sannsynligvis ikke. For det første er det ikke sikkert at biblioteksystemet ditt er det beste alternativet når du for eksempel skal sende ut nyhetsbrev. Det finnes mange andre systemer som gir deg mye bedre nyhetsbrev. For det andre. Dersom du bygger inn alt av funksjonalitet i ett og samme system, så er det veldig vanskelig å bytte ut deler av det, og det er helt forferdelig å bytte biblioteksystem siden det er så omfattende.

Vi har valgt å prøve å dele opp biblioteksystemet i noen komponenter som gjør det forholdsvis enkelt å bytte ut deler av systemet, uten å endre på resten. Mer om dette i denne bloggposten.

Bedre data. Skal vi klare å bygge smarte tjenester som leverer verdi utover katalogsøk og medielogistikk, så trenger vi moderne metadataformat som lar oss utnytte mulighetene som ligger i alle de dataene vi sitter på. For oss falt valget på lenkede data. Et format som lar oss jobbe med masse-endringer i en helt annen skala enn før, og som på sikt vil gjøre det mulig å trekke inn eksterne data i våre tjenester. Vi produserer i dag metadata direkte som RDF (lenkede data), uten å gå veien om marc. Vi kan fortsatt generere marc-poster til bruk både internt og eksternt, men vi har forlatt marc som produksjonsformat. Kanskje det er på tide for resten av bransjen å forlate kortkatalogenes tid for godt?


12. oktober 2016 hoppet vi i det, og ett år senere lever vi i beste velgående med vårt nye biblioteksystem. Det har ikke vært lett, og vi er på ingen måte i mål. Mange av de mer interessant og nyttige tjenestene ligger fortsatt foran oss, men vi er godt i gang…

Interessert i å lære mer om vårt biblioteksystem? På denne bloggen kommer vi til å dele det vi jobber med knyttet til biblioteksystem: tanker, ideer, tips, spørsmål, piloter, erfaringer, produkter, kode og så videre. Legg gjerne igjen kommentarer og spørsmål under denne posten.

Like what you read? Give Jonas Svartberg a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.