Digital plukkliste — fra papirlapper og blyant til en interaktiv oversikt.

Alt man trenger for å bruke digital plukkliste er et nettbrett, en strekkodescanner og gode laderutiner.

Plukking av reservert materiale som står på hylla er en sentral del i Deichmans daglige drift. I dag går de ansatte fra hylle til hylle med en papirbunke som de krysser av med blyant etter hvert som de plukker. Etter at alt materiale har blitt plukket, eller når tiden nærmer seg en annen arbeidsoppgave, tas materialet med tilbake til skranken. I skranken blir materialet registrert som plukket i systemet og sendt dit låneren ønsker å hente det. At vi ikke registrerer materialet som plukket før plukkerunden er over, fører til en del «bomplukk». Dette vil si at reserveringen knyttet til materialet allerede har blitt oppfylt før den ansatte har fått registrert den som plukket. Det er på tide å bringe plukkeprosessen på Deichman inn i den digitale tidsalder.

Det er ikke lenge til Deichman er klare for å erstatte plukkliste på papir med en “digital plukkliste”, en interaktiv plukkliste der reservasjoner oppfylles etter hvert som materialet blir plukket ned fra hylla.

Etter at boka er plukket, scannes strekkoden og boka forsvinner fra plukklista.

Hva er nytt med digital plukkliste?

  • Den vises på skjerm, og oppdateres ofte.
  • Den er direkte koblet mot systemet.
  • Ved hjelp av en strekkodescanner kan man koble eksemplaret man plukker til reserveringen med én gang man plukker boka. Reservasjonen forsvinner fra alle lister med det samme.
  • Alle avdelinger som har det reserverte materialet på hylla vil få det opp på sin plukkliste.
  • Vi kan sortere plukklista etter de reglene som fungerer best for vår inndeling av samlingen.

Disse egenskapene påvirker våre arbeidsrutiner positivt ved at vi får luket vekk noen tidstyver:

  • Vi sikrer at de ansatte alltid plukker med en oppdatert liste.
  • Det vil ikke lenger være fare for at man plukker materiale til reservasjoner som allerede er oppfylt.
  • Muligheten for å lage regler for sortering selv, gjør at vi kan få en mer effektiv plukkerute uten å måtte vimse frem og tilbake mellom hyllene.
  • Det vil være mulig å sortere ut reserveringer som bare kan oppfylles av den avdelingen man er på. Da blir det lettere for de større avdelingene å prioritere hva som må plukkes først.

Med mer effektive arbeidsprosesser og et bedre utgangspunkt for å prioritere riktig i en travel hverdag, håper vi å redusere tiden som går fra et eksemplar er bestilt til det står på hentehylle og venter på låner.

Hvis vi ser den digitale plukklisten i sammenheng med smart hyllerydder, åpner det seg enda flere muligheter for å effektivisere arbeidsprosessene i biblioteket:

  • Ansatt kan få beskjed av hyllerydderen om hvilken hylle plukkingen bør starte på. Dersom en hylle har reserveringer som har ventet lenger enn andre, vil plukklista sammen med hyllerydderen dytte denne opp i køen.
  • Informasjon fra oppsetting med hyllerydder vil fortelle deg hvor materialet står, ikke hvor det egentlig skulle stått. Det vil føre til mindre leting etter materiale som står feil, og at materiale som står ved siden av hverandre på den fysiske hylla også blir plassert sammen på plukklista, uavhengig av hvilken hyllesignatur de har.
  • Ved oppsetting av bøker kan en sveip over hyllene med en hyllerydder satt i plukkemodus gi deg beskjed om hvilke bøker du bør ta med deg tilbake. Dette smelter sammen to arbeidsprosesser som hittil har vært atskilt. Samme person som setter opp kan også plukke reserveringer underveis i oppsettingen.
Visste du at:
På hovedbiblioteket alene skriver vi ut 30–40 sider plukklister hver dag. I løpet av et år vil digital plukkliste spare oss for ca 11000 A4-ark på hovedbiblioteket alene. Da har vi ikke regnet med de gangene man skriver ut plukkliste flere ganger om dagen, eller om man velger liggende format. Som miljøfyrtårn er dette en velkommen bieffekt av å gå over fra analog til digital plukkliste.
Like what you read? Give Kjersti Steien a round of applause.

From a quick cheer to a standing ovation, clap to show how much you enjoyed this story.