BIG Tricks, Traps 4 BIG Workshops
Benim de gönüllü bir üyesi olmaktan gurur duyduğum Agile Turkey ekibinin düzenlediği, 2019'un son Agile Talks etkinliğinde Yemeksepeti’nde edindiğim Workshop’lara dair ipuçlarını “Workshop yolculuğum nasıl başladı?”, “Workshop öncesi neler yapıyorum?”, “Workshop sırasında neler yapıyorum?” ve “Workshop sonrasında neler yapıyorum?” şeklinde dört bölümle paylaşmaya çalıştım.
Workshop yolculuğum nasıl başladı?
10 yıllık geliştiricilik geçmişim ve Doğuş Yayın Grubu’nda NTV ve NTV Spor’da iki seneyi aşkın Scrum Master’lık görevinden sonra, yaklaşık 1.5 yıldır Yemeksepeti’nde Agile Coach’luk yapıyorum.
Agile Coach ne yapar?
Agile Coach’luk yavaş yavaş yaygınlaşan bir iş olduğu için, tanımı ve sorumlulukları şirketten şirkete değişiyor. Ben neler yaptığımı anlatayım önce.
Şu an Yemeksepeti’nde Bilgi Teknolojileri(BT) 19 takım ile 6 departmanın projelerini geliştirmeye destek veriyor. 19 takımın 14'ü Scrum takımı, 2 ‘si Kanban takımı, diğer destek takımları da ticket sistemi ile çalışıyor. Her takımın kendi içinde bir Scrum Master’ı ve 14 takımla birlikte çalışan 9 Product Owner’ımız var. Product Owner’larımız 50'den fazla paydaşla iletişim halinde.
Ben de hepsinin ortasındayım:) Tek başıma bütün takımlara yetişemeyeceğim için önceliğim Scrum Master’ların yetkinliğini artırmak. Onlara eğitim veriyorum, facilitation yöntemlerini anlatıyorum ve uygulamalarına yardımcı oluyorum ve toplantılarda gözlemleyip geri bildirimler veriyorum.
Takımların Agile olgunluk seviyesini artırmak için her takımda 4–5 Sprint üst üste toplantılarına girip iyileştirme alanlarını belirleyip onlarla paylaşıyorum ve hayata geçirmelerine yardımcı oluyorum.
Takımın paydaşlarla yaşadığı sıkıntılarda farkındalık çalışmaları yapıyorum.
BT’ye yeni katılan tüm arkadaşlara ve paydaşlarımıza Agile&Scrum eğitimleri veriyorum.
Tüm bunların ortasında olmanın en güzel yanı büyük resme bakabilmek :)
Gözlemlerim sonucu farkettiğim şey, yaşanan en büyük sorunların kaynağının iletişim eksikliğinden kaynaklandığını görmek.
Bir takımın şikayet ettiği şeyin yanıtı bir başka takımda ya da birbirinden şikayet eden iki takımın çözümü birbirlerinde ya da şikayet edilen paydaşın davranışının çözümü birlikte belirleyeceğimiz yolda...
Benim yaptığım şeyse gördüğüm sorunların çözümlerini doğrudan kişilere söylemektense, doğru kişilerle bir araya gelmelerini sağlayıp konuşup çözüm bulmalarını kolaylaştırmak. Bunu yapmak için de toplantı yapmak yerine Workshop yapmayı tercih ediyorum.
Neden toplantı yapmıyorum da Workshop tercih ediyorum?
Benim için toplantı, çoğunlukla bir kaç kişinin baskın çıkıp kararlarını belirlediği, başkalarına fikir belirtme şansı bırakmayan, karara dahil olmayanın çözüme de yanaşmadığı, sıkılanların telefonlarına sarıldığı, çokça zamanı verimsiz geçirmeye sebep olan, bazen kaç saat süreceğini bile kestiremediğimiz bir şey.
Workshop ise, herkesin çözümün bir parçası olduğu, deneyim yaşatan, empatiyi artıran, daha çeşitli fikirlerin duyulmasına sebep olan, etkisi yüksek, zamanı belli ve sınırlı olan bir çalışma. Bununla birlikte kararlar birlikte alındığı için uyulması da daha mümkün hale geliyor.
Şimdiye kadar nasıl Workshop’lar düzenledim?
Büyük Workshop’lar benim için 3–8 saat arasında değişen, çoklu katılımcının olduğu etkinlikler.
Paydaşlarla iletişimi artırmak için “Talep Oluşturma”, takımların çıktıları konusunda ortak bir dil oluşturabilmesi için “Definition of Done Belirleme”, büyük projelerin herkes için anlaşılır hale gelmesi için “User Story Mapping”, yeni kurulan takımların çalışma yönetimini belirlemek için “Takım Kurulum etkinlikleri”, takım içi ya da takımlar arası beklentilerin ifade edilmesi için “Roles&Expectations”, bir departmanın yıllık hedefini belirlemek için “North Star Metric Belirleme”, Scrum Master’ların yetkinliğini artırmak için “Scrum Master Empowerment Programı”, takımlar arası sorunların çözülmesi için “Büyük Retrospective”, bir projeye başlarken herkesin aynı noktada olmasını sağlamak için “Project Kick-off” workshoplarını örnek olarak sayabilirim.
Bu çalışmalar sonrası edindiğim tecrübelere gelince…
Workshop öncesi neler yapıyorum?
Amacımı netleştiriyorum
Amacım ne?
Bilgi paylaşımı yapılmasını sağlamak mı? Aksiyonlar alıp hayatımızı kolaylaştırmak mı? Farkındalık yaratmak mı? Ortak bir dil oluşturmak, aynı sayfaya gelmek mi?Bu çalışmayı neden yapmak istiyorum?
Amacımı bilirsem, planlamamı da buna uygun aktivitelerle yapabilirim.
Doğru kişileri davet etmeye özen gösteriyorum
Konuyla ilgisiz kişiler hem kendi sıkılıyor hem de başkalarının dikkatinin dağılmasına sebep olabiliyor. Kimsenin vaktini boş yere harcamak da istemem. Amaca bizi ulaştıracak kişileri bir araya getirmeye çalışıyorum ki herkes çözümün bir parçası olsun.
Farklı öğrenme aktivitelerini birleştiriyorum
Herkesin öğrenme/anlama eğilimi farklı yönde. Kimisi görerek, kimisi duyarak, kimisi not alarak-konuşarak, kimisi fiziksel olarak hissederek, kimisi neden sonuç ilişkisi kurarak kimisi de sosyalleşerek bir konuyu kavrıyor. Bu sebeple herkesin öğrenme yöntemine hitap edecek aktiviteler planlamaya çalışıyorum.
Araçlarımı zenginleştiriyorum
Ne kadar çok teknik öğrenirsem kendimi o kadar rahat hissediyorum.
Bunun için de en çok Liberating Structures, Tasty Cupcakes, Retromat ve Management3.0'dan faydalanıyorum.
Öğrendiğim teknikleri etkinliğin amacına göre harmanlayıp bir akışa oturtuyorum.
Yapılacaklar listesi hazırlıyorum
Workshop anında ihtiyacım olacak her şeyin listesini henüz etkinlikleri planlarken not almaya başlıyorum.
Böylece bir şeyleri unutmuş olduğum için telaşa kapılmıyorum.
Mekana ve onu nasıl kullanacağıma karar veriyorum
Yemeksepeti toplantı odası sayısı, büyüklüğü ve çeşitliliği açısından zengin bir yer. Bu yüzden şanslıyım. Seçim yaparken kişi sayısını ve seçtiğim aktiviteleri dikkate alıyorum. Küçük gruplarla çalışma yapacaksam birbirlerinden etkilenmeyecek ve rahatsız olmayacak kadar uzak, ama toplu etkinlik yaptığımızda dahil olabilecekleri kadar yakın olmalarına özen gösteriyorum.
Zihinsel ve fiziksel olarak kendimi hazırlamaya çalışıyorum
Büyük Workshop’lar büyük dikkat ve enerji gerektiriyor. Çoğunlukla ayakta oluyorum, katılımcıların arasında dolaşıyorum. Bu yüzden mümkünse etkinlik öncesi esneme hareketleriyle kendimi güne hazırlamaya çalışıyorum.
Bunun yanında gün boyu hem benim hem de katılıcıların ihtiyacı olacak malzemeleri de hazır ediyorum. Buna kağıt kalem, basılı malzemeler ve atıştırmalıklar da dahil. Kimseyi açken kararlar almak zorunda bırakmak istemem :)
Workshop sırasında neler yapıyorum?
Katılımcıları karşılıyorum
Katılımcıları genelde kapıda karşılamaya çalışıyorum, evime gelen misafirleri karşılar gibi:) Rahat hissettirmeye çalışıyorum elimden geldiğince.
Sıcak ve enerjik bir karşılama için “Party Time!” adını verdiğim bir şarkı listem var. Etkinlikten önce müziği açıp katılımcıları bekliyorum. Müziği duyduğu anda dansederek odaya girenleri görmenin tadından yenmiyor:)
Ajandayı paylaşıyorum
Uzun süren ve gündemi belirsiz bir etkinlik kaos sebebi olabilir.
Hangi etkinlikleri yapacağımı, amaçlarının ne olduğunu, ne çıktı beklediğimi ve sürelerini paylaşarak gündemimizin ne olduğunun anlaşılmasını sağlıyorum.
Ice Break oyunu oynatıyorum
Kişisel olarak oyun sevmekle beraber bir grup insana oyun oynatmayı daha çok seviyorum. Kimisi “koca koca insanız, ne oyunu?” tepkisi gösterse de etkisi bambaşka. Güne oyunla başlamanın, sonraki etkinliklerde kişilerin daha kolay katılımcı olmasını, daha rahat konuşmasını, grup içinde birbirini tanımayan kişiler varsa aradaki barikatın kalkmasını sağlayan ve güveni tazeleyen bir etkisi var. Kimi oyunda konuşmak, kimi oyunda hareket, kimi oyunda yazmak/çizmek ön planda. Burada dikkat ettiğim şey gruptaki kişilerin seveceğini tahmin ettiğim oyunu seçmek.
Yönergeleri açık tutmaya çalışıyorum
Çünkü doğru yönerge hayat kurtarır!
Hangi etkinliğe geçtiysek, uygulanacak adımları açıkça ifade etmeye çalışıyorum. Adımları atlamamak için de kendime notlar alıyorum. Etkinliğe başladığım anda ise aralarda dolaşıp doğru anlaşılıp anlaşılmadığını kontrol ediyorum. Açık olmayan yönerge etkinliğin gruplar arasında farklı anlaşılmasına, farklı sonuçlar doğurmasına ve zaman kaybına yol açıyor.
Doğru soruları sormaya çalışıyorum
Fotoğraftaki koca duvar sadece sorduğum 4 soru ile doldu :)
Hali hazırda olan bir özelliği değiştirmek istiyordu paydaşlar. Bu isteklerinin altında yatan nedenleri, neyi yapmakta zorlandıklarını, bağımlılığımız olan konuları, mevcut yapıda korumak istedikleri özellikleri anlayarak yapacağımız işler için kolları sıvadık.
Katılımcıların aynı yere odaklanıp çözüm üretebilmesi için ucu açık, fikir üretmeye zemin hazırlayan sorular sormak bizi amaca ulaştırıyor. Ne soracağımdan emin değilsem de etkinlik öncesi bir kaç kişiyle fikir alışverişi yapıp sorunların nerelerde olduğunu anlayıp onu bir soruya çevirmeye çalışıyorum.
Katılımcıları gözlemliyorum
Çoğunlukla daha önce birlikte zaman geçirdiğim kişiler için bu Workshop’ları düzenlemeye çalışıyorum. Karakterleri ve grup dinamiklerini bildiğim için onlara uygun etkinlikler seçmeye çalışıyorum. Ancak bazen bu tahminleri tutturamıyorum. Bu yüzden sürekli gözlem halindeyim. Konuşmaktan utanan/sıkılan ya da çok fazla konuşup başkalarına izin vermeyen kişiler varsa o an etkinliğe minik kurallar ekleyebiliyorum.
Bir başka konu da “zor” insanlar. Şiddetsiz İletişim sever biri olarak bildiğim şeyse “zor” insan yok, “ihtiyacı karşılanmamış” insan var. Etkinliklerde sinirlenen, “zaten hep aynı şeyleri konuşuyoruz” diyenler bir şekilde zamanında ihtiyacını dile getirmiş ama bu konuda gelişme yaşamamış kişilerden oluşuyor. Bu organizasyonel bir sorun olabilir, kişilerle yaşadığı bireysel sıkıntılar olabilir. Bu durumda benim tercih ettiğim yöntem “Tamam bu konuda bir gelişme kat edemiyor olabiliriz ama şu şu konular da var. Sence orada ne yapabiliriz?” şeklinde yeni iyileştirme alanları bulmaya çalışmak. Her soruna çözüm bulamayabiliriz ama küçük gelişim alanları bile büyük etkilere sebep olabilir.
Timebox’ları belirliyorum ve paylaşıyorum
Timebox , bir etkinliğin belirli bir zamanda tamamlanması için belirlenen en uzun süre demek.
Faydası da, zamanı daha etkin bir şekilde yönetmek.
Ancak Workshop planlarken doğru timebox belirlemek bazen bir mucizeyken bazen de kabusa dönüşebiliyor. Çünkü konunun konuşabileceği kadar uzun ancak dikkatin de dağılmayacağı kadar kısa bir süre belirlemek bazen zor olabiliyor. Özellikle de herkesin toplu olarak tek bir karara varması gereken ve tartışmanın uzadığı durumlarda. Yapılacak bir kaç şey kalıyor böyle zamanlarda. Tartışmanın uzun süreceğini hissettiğim zamanlarda Timebox’ı biraz daha yüksek tutabilirim, süre bittiği zaman söz kimdeyse son cümlelerini söyleyip bitirmelerini isteyebilirim ya da “x dakika daha veriyorum” şeklinde süreyi uzatıp konuşmanın tamamlanmasını sağlayabilirim.
Bir başka pratiğim etkinlikleri modüler planlamak ve Timebox’ları ile paylaşmak.
Böylece katılımcılar ne zaman neyle karşılaşacağını biliyor. Aynı zamanda akışa, grubun enerjisine göre etkinlik sıralarını değiştirip daha akıcı hale getirmeye çalışıyorum.
Odanın koşulları el veriyorsa Timebox’ı herkese görünür kılıyorum.
Mümkün değilse de arada “x dakika kaldı” şeklinde uyarılarda bulunuyorum.
Yaptığım bir başka şeyse etkinlik boyunca notlar almak. Planladığım neydi/gerçekte ne oldu?
Bu notlar sonraki etkinlikleri planlarken bana çok yardımcı oluyor.
Kuralları yıkıyorum ve biraz kendi sosumdan ekliyorum;)
Uygulayacağım adımları sıra sıra not alsam da bazen gidişe göre farklı uygulamalar yapmam gerekebiliyor. Bakıyorum ki konuşmayı planladığım bir etkinlikte kişiler hiç konuşmaya katılmak istemiyor, o zaman yazmalarını rica ediyorum. Ya da biri çok uzun süre konuşma eğiliminde “hadi herkesin 2dk süresi olsun” diyorum.
Görselleştiriyorum
Gün boyu konuştuğumuz her şeyi post-it’lerle, çizimlerle, birlikte alınıp karar verilmiş cümlelerle görselleştirmeye çalışıyorum. Böylece tüm gün yaptıklarımızı somutlaştırmış ve daha kolay hatırlanır hale getirmiş oluyoruz.
Sadece gerektiğinde konuşmaya dahil oluyorum
Bu Workshop’larda benim görevim süreci kişiler için kolaylaştırmak, ajandaya sadık kalınmasını sağlamak, herkesin katılımcı olmasını sağlamak. Diğer yandan ben de bir insanım, fikirlerim, görüşlerim, deneyimlerim var. Bazen bir konu tartışılırken söze giresim, fikir bildiresim geliyor. Benim belirteceğim bir görüş taraf olmama sebep olabilir ve etkinliğin gidişatını değiştirebilir. Bu yüzden bunu yapmaktan çoğunlukla kaçınıyorum. Çünkü o an, oradaki katılımcılara ait.
Tam bu noktada öz farkındalık devreye giriyor ve bunu geliştirmek için çaba sarfediyorum. Peki hiç mi konuşmuyorum? Tabii ki konuşuyorum ama sadece gerekli olduğunda :) “Ne gibi?” derseniz, Agile yaklaşım dışı bir konuyu savunmaya geçildiyse, tartışmalar kişileri hedef almaya başladıysa, zaman konusu çok esnediyse…
Molalar veriyorum
Genelde aralarla birlikte her oturumu birer saat planlamaya çalışıyorum ki ilgi en üst seviyede olsun. Araları genelde 15 dk veriyorum ancak kalabalık ekiplerle çalıştığımda bu süre genelde aşılıyor. Süre dolmaya yakın odaya bir kişi geliyor diğer arkadaşlarının gelmediğini görüp çıkıyor, ikinci bir kişi geliyor kimsenin gelmediğini görüp çıkıyor böyle böyle bir süre tekrar toparlanmakla geçiyor. Bunun psikolojide bir adı vardır bence :) Bu durumlar için de şöyle bir “buddy” yöntemi geliştirdim, günün başında iki kişilik gruplarla bir çalışma yaparsam diyorum ki “eşinize sahip çıkın gün boyu o sizin Buddy’niz olacak, gün içinde aralarda döndüğünüzde gelmemişse size soracağım”. Aralardan dönünce odaya girdiğimizde “herkesin Buddy’si burada mı?” diye soruyorum. Toparlamışsak sonraki etkinliğe başlıyorum.
Eğleniyorum
Tüm bu Workshop’lar sırasında hem kendim eğlenmeye hem de katılımcıları eğlendirecek etkinlikler seçmeye çalışıyorum.
Enerjimiz yüksek olunca çok daha keyifli sonuçlar ortaya çıkıyor.
Geri bildirimleri topluyorum
Etkinlik boyunca duvara astığım posterde geri bildirimleri topluyorum. Böylece atladığım, kaçırdığım bir şeyler, memnuniyetsizlik ya da yapmaktan mutlu oldukları şeyler varsa katılımcıların gözünden öğrenme fırsatı yakalıyorum.
Ancak her geri bildirimi de olduğu gibi değerlendirmiyorum.
Bazı etkinliklerde oturumlar arası not alması için katılımcılara 5 dakika süre veriyorum. Fotoğraftaki örnekte, not alınabilmesi için ayırdığım süreye gelen, birbirinin zıttı yazılmış iki yorum yer alıyor. Bu tip durumlarda faydalı olduğunu düşündüğüm bir uygulamaysa yapmaya devam ediyorum ya da iki yorumun arasında bir yere gidebilirsem onu tercih ediyorum. Örneğin bu etkinlik sonrası not alma süresini 2 dakikaya indirdim. Bu sayede oturumlar arası geçişlerde kişilerin konuyu sindirmesini ve özet halinde düşünmesini öte yandan boşa zaman gidiyor gibi hissetmemelerini sağlıyorum.
Workshop sonrasında neler yapıyorum?
Odayı temizleyip bırakıyoruz
Gün boyu yazılıp çizilmiş Post-it’ler, duvarlarda notlar, sağda solda kalemler, karton bardaklar oluyor.
Katılımcılardan beraber toplamak konusunda yardım istiyorum, hep beraber çöplerimizi/geri dönüşümlerimizi kaldırıp etrafta yazılı bir şey bırakmamaya çalışıyoruz. Bu sayede hem bizden sonra odayı kullanacaklara temiz bir alan bırakmış oluyoruz hem de ekip için gizlilik içeren bir bilgi varsa ortalıkta bırakmamış oluyoruz.
Arşivleme yapıyorum
Etkinlik boyunca farklı anların fotoğrafını çekip bunları Google Photos üzerinden arşivliyorum.
Bu arşiv bana, hangi ekiple hangi çalışmayı yaptığımı kolayca hatırlatıyor.
Akışları arşivliyorum
Workshop’ları planlamaya başlarken Trello’da akışları oluşturuyorum. Bu akışların içinde her kartta yapacağım çalışmayı, süresini, yönergelerini saklıyorum.
Bu bana, sonraki çalışmalar için yeni akışı hazırlarken inanılmaz bir kolaylık sağlıyor.
Çıktıları paylaşıyorum
Workshop bittiğinde herkes aynı noktada olsun diye aldığımız kararları, etkinlik fotoğraflarını, çıktılarımızı paylaşıp ortak bir hafıza yaratmaya çalışıyorum.
Teşekkür ederim
Agile Turkey ekibine bu güzel etkinliğe ev sahipliği yaptıkları, konuşmacılara dolu dolu içerikleri ve güzel havada bir cumartesi gününü bize dinlemeye ayırdıkları için gelen herkese teşekkür ederim. Bir başka etkinlikte görüşmek üzere…
Sunumum tamamına aşağıdan ya da Slideshare üzerinden erişebilirsiniz.
