Evden Çalışıyoruz

Biz Yemeksepeti ailesi olarak artık evden çalışıyoruz. Bu zamana kadar, çoğunlukla yüz yüze sürdürdüğümüz çalışmalarımızı bir anda online platformlara geçirmek ve çalışma alışkanlıklarımızı bu kadar hızlı değiştirmek bizde bir çok soru işareti oluşturdu. Agile Koçlar olarak bu sürece elimizden geldiğince yardımcı olmak için bir araştırma sürecine girdik ve takımlara destek olduk. Bugün tam bir haftamızı tamamladık ve süreç düşündüğümüzden daha akıcı ilerledi.

Bu yazıda sizlerle, bu süreçte neler yaptığımızı ve nelere önem verdiğimizi paylaşmak istedim. Yazıya ayrıca bireysel çalışma sistemimle ilgili de bir kaç madde ekledim. Herkesin aynı dertten muzdarip olduğu bir dönemde, belki işinize yarayacak bir kaç madde olur ve birbirimize yardımımız dokunur.

Bireysel olarak günümü düzenlerken nelere dikkat ettiğimi anlatarak başlamak istedim.

• Aynı mesai saatleri gibi, evde çalışırken de belirli bir saatte işe başlamak ve bitirmek. Hem çalışma saatlerinde işime odaklanabilmemi, hem de evde olduğum için sürekli iş başında olmamamı sağladı. Aynı şekilde öğle yemeği için de belirli bir saati belirledim.
• Her sabah işe gider gibi giyinmek ve kahve/ çay / kahvaltı düzenimi oturtmak.
• Saatlerini belirlediğim kısa aralar vermek ve bu araları mutlaka uygulamak.

Henüz uygulayamadığım ama kendime not aldığım bir diğer madde ise hareket etmek ile ilgili. Her gün belirli saatlerde evde yapabileceğim egzersizleri belirlemek ve bunları da diğer ev üyeleriyle birlikte yapabilmek istiyorum. Başarılı olursam ileriki zamanlara belki bununla da ilgili paylaşımlar yapabilirim.

Agile Koç olarak neler yaptıklarımıza gelince;

• Yukarıda maddelendirdiğim rutinden takımlara da bahsettik. Toplantı ve çalışma saatlerini yeni düzene göre düzenlemelerini önerdik. Ayrıca öğle yemek saatini belirlemenin ve kahve/çay molaları vermelerinin takımın verimliliği için önemini paylaştık.
• Yemeksepeti IT takımlarının self-organize olabilme yetkinliklerinin ne kadar yüksek olduklarını gördüğümüz bir dönem oldu. Evde çalışma haberiyle beraber, tüm takımlar kendi aralarında çeşitli araçları kullanarak organize oldular. Koştukları sprintlere ara vermeden devam ettiler ve toplantılarını aksatmadan yaptılar.
• Kullandıkları araçlar genel olarak Slack ve Hangouts oldu. Ekran kullanımı açısından Slack’in daha verimli kullanıldığını gördük. Hangouts ise zaten google calendar kullanan ekipler, başka herhangi bir grup oluşturmaya gerek kalmadan doğrudan link üzerinden toplanabildikleri için pratik görüldü. Buna ek olarak yaptığımız uluslararası toplantılarda Zoom kullanıldı. Kendi fikrimi sorarsanız sıralamayı Slack- Zoom-Hangouts olarak yaparım.
• Daily’leri her takım farklı araçlar kullanarak yaptı. Bizim ise her birine önerimiz her gün görüşmelerini görüntülü yapmaları yönünde oldu. Bir arada ofiste olamasak da, en azından yüz yüze görüşmeye en yakın olabileceğimiz yol bu. Ekran paylaşımı ile de JIRA’daki boardları güncelleyebilmeleri ve böylece senkronize olabilmeleri konusunda bilgilendirdik.
• Sprint Review’ler yukarıda bahsettiğim araçları kullanıp, ekrana JIRA’da kullandıkları board’ları yansıtarak ilerledi.
• Sprint Retrospective’ler için Funretro önerdik. Alışması bir hayli hızlı ve pratik bir araç olduğunu düşünüyorum. Toplantıya ilgi çekmek açısından da farklı bir araç kullanılması verimli oldu.

• Retrospective sonunda 10 dakika süren kısa oyunlar oynadık. Kahoot kullanarak, farklı oyunlar düzenleyebilir ve takımlarla oynayabilirsiniz. Nispeten daha yoğun geçen Planning toplantılarından önce takımın keyfini yerine getirdi.

• Sprint Planning toplantılarını takımlar bu hafta yine JIRA board’larını ekrana yansıtarak Slack üzerinden yaptılar. Fakat takımlara Miro kullanımını da önerdik.

• Miro, bir çok ihtiyaca cevap verebilen bir araç. En önemli özelliklerinden biri Jira ile beraber çalışabiliyor olması. Diğer özelliklerine erişebilmeniz için de başlık başlık şu şekilde özetledim.

— Daily’ler için online whiteboard kullanımı mevcut; https://miro.com/online-whiteboard/

— Planning’ler için; https://miro.com/blog/sprint-planning-playbook/

— Retro’lar için; https://miro.com/blog/distributed-team-sprint-retrospective/

— Offline bazı özellikler de mevcut; https://miro.com/blog/how-to-integrate-realtimeboard-into-your-agile-workflow/

— Remote Meetings’ de de kendinize uygun bir kaç Miro özelliği de seçebilirsiniz; https://miro.com/blog/remote-meetings-software-tips/

• Son olarak da her gün bir kere düzenlediğimiz coffee break’lerden bahsetmek istiyorum. Tüm IT departmanına bir mail attık. Mailde herkesi açtığımız Slack kanalından ve toplanma saatinden haberdar ettik. Kanalımızın adı “geyik”. İsminden de anlaşılabileceği gibi, her birimizin evde kaldığı bu günlerde, iş dışında sosyalleşebilmemiz adına kurulmuş bir kanal. Amacımız ofiste geçirdiğimiz bir iş günü sırasında kahve/ çay içerken ettiğimiz sohbetleri devam ettirebilmek. Bu kanal aracılığıyla oyunlar oynuyoruz ve eğlenceli paylaşımlar yapıyoruz. Elimizden geldiğince “geyiği” devam ettirmeye çalışıyoruz.

İlk haftanın sonunda paylaşacaklarım bu kadar. Verimli bir hafta geçirdiğimizi söyleyebilirim fakat genel olarak ofisi de özlediğimiz bir gerçek. Umarım en kısa zamanda sağlıklı ve beraber çalışacağımız günler gelir. O zamana kadar da #evdekalalım.

Eylül