Grand Retro

Merhabalar,

Bugün sizinle kısa bir süre önce Agile Coach olarak çalışmaya başladığım Yemeksepeti’nde uyguladığımız bir çalışmadan bahsetmek istiyorum. İsmine Grand Retro diyoruz. Özetle, Scrum içinde her Sprint sonu takım içi yapılan Retrospektif toplantılarının, farklı takımlar ya da departmanlar arasında yapılmış hali diyebiliriz.

Benim deneyimleyip anlatmak istediğim çalışma da, bir IT takımı ile paydaş ekibinin ortak Retrospektif toplantısı.

Grand Retro’ya hazırlık sürecinde bana yön veren 3 önemli madde vardı.

1- İki ekibin farklı departmanlarda çalışıyor olması ve bu sebeple çalışma alışkanlıklarının farklılıklar gösteriyor olması.

2- IT takımının Scrum uygulayıp, paydaş ekibin uygulamıyor olması.

3- Takımlar arası belirli bir iletişim eksikliğine bağlı aksaklıklar yaşanmış olması.

Bu maddeleri de göz önüne alarak hazırlığımı yaptım ve ekipleri Grand Retro tarihi ve yeri ile ilgili bilgilendirdim.

İlk belirlediğimiz tarihte toplantıda önemli rol oynayacağını düşündüğümüz bir kaç arkadaşımız son anda katılamayacaklarını bildirdiler. Bu da benim toplantıyı başka bir tarihe almama neden oldu. Neyse ki, ikinci gün herkes katılımı sağlayabilmişti.

Etkinlik öncesi neler yaptım?

Etkinlik öncesi, toplantı odasında biraz erken bulunarak, akışımıza en elverişli oturma düzeninin hazırlandığından emin olmak istedim.

Bu düzeni seçmemin iki sebebi vardı. Birincisi herkes birbirini rahatlıkla görebiliyor, ikincisi ise ayakta yapmayı planladığım aktiviteleri mümkün kılacak geniş bir orta alan yaratıyor olmasıydı.

İkinci olarak, hazırladığım ajandayı herkesin görebileceği bir yere yerleştirerek, akıştan herkesin haberdar olmasını sağladım.

Son olarak da, kapının üzerine küçük bir “feedback wall” oluşturdum. Özellikle çalışmaya yeni başladığım dönemde, benim için alacağım her bir geri bildirim çok önemliydi.

2 Gerçek 1 Yalan — 20 dakika

Backbone & Satış ekibinin Grand Retro’suna herkesin kendisi ile ilgili küçük bilgiler paylaşıp, aynı zamanda da eğlenebileceği “2 Gerçek 1 Yalan” oyunu ile başladım. Herkes kendisi hakkında 2 gerçek 1 yalan toplam 3 cümle düşündü ve diğer arkadaşlarıyla paylaştı. Hangisinin yalan olduğunu bulmaya çalışırken bir hayli eğlendik (Örneğin; bazı arkadaşlarımızın göbeğini hareket ettirebildiğini öğrendik :))

Burada öngöremediğim küçük bir detayı paylaşmak isterim. 3 cümlenin kolaylıkla akılda tutabileceğini varsaydığımdan, katılımcılara öncesinden kağıt-kalem dağıtmamıştım. Fakat oyuna başladığımızın ilk dakikasında üst üste kağıt kalem istekleri olduğundan, bunu yapmış olmamın faydalı olacağını farkettim. Bir dahaki sefer için de kendime not düştüm.

Impromptu Networking — 15 dakika

Kısa bir ısınma etkinliğinden sonra, geniş orta alanı kullanacağım aktiviteye sıra geldi. Impromptu Networking çokça kullanılan bir Liberating Structures yöntemi. Benim uyguladığım versiyonu ise şu şekilde oldu;

Öncelikle IT ve paydaş ekiplerinin odanın farklı kenarlarına geçmelerini istedim. Daha sonrasında da, diğer takımdan rastgele bir arkadaşlarının yanına gitmelerini ve ekrana yansıttığım soruları birbirlerine sorarak yanıtlamalarını istedim. Aldıkları cevapları da, öncesinde dağıttığım küçük kağıtlara “keyword” şeklinde not etmelerini istedim. Toplam 4 dk verdim ve her 4 dk sonunda zil çalarak, yeni bir eş bulmalarını sağladım.

Ekrana yansıttığım sorular ise;

• Birlikte çalıştığımız ….. noktalarda seni / sizi çok takdir ediyorum.
• Birlikte çalışırken en çok zorlandığım şey ….

Bir yandan takdir eden, bir yandan da geliştirilmesi gereken noktaları sorgulayan sorular seçmeye dikkat ettim. Bunun sebebi zorlandıkları alanları tartışırken, birbirlerinde beğendikleri özelliklerinin de farkında olmalarını istemem oldu.

Min Specs — 20 dakika

Aldıkları küçük notları değerlendirip, çözüm önerilerini çıkarmalarını da yine bir başka Liberating Stuctures tekniği olan Min Specs kullanarak sağladım.

Önce iki takımdan alfabetik sıraya geçmelerini istedim, sonrasında da her iki sıranın en başından 2 kişi olmak üzere 4 kişilik gruplara ayrılmalarını sağladım.

Her grubun, aldığı notları da göz önünde bulundurarak, “Birlikte daha iyi çalışabilmemiz için gerekli olan ihtiyaçlarımızı karşılamak için neleri yapmalıyız?” sorusuna cevap vermesini istedim. Liste oluşturmaları için 10 dk ayırmıştım fakat grupların ortak isteğiyle timebox 15 dakikaya çıktı.

15 dakika sonunda da “Hangilerini yapmazsak, birlikte daha iyi bir şekilde çalışmamız mümkün olmaz?” sorusunu cevaplayarak, listelerini kısaltmalarını istedim. Öncelikli her bir maddeyi de post-it’lere yazarak duvara yapıştırdılar.

Grup çıktıları ve Oylama

Küçük bir ara verdikten sonra, grubun kendi içinden seçtiği biri, yapıştırdıkları maddeleri neden önemli gördüklerini açıkladı. Her bir grup için 3 dakika gayet yeterli oldu.

Grup çıktıları paylaşıldıktan sonra da her bir katılımcıdan önem sırasına göre 1'den 3'e kadar maddeleri oylamalarını istedim. Burada 3'ün en önemliyi, 1'in en önemsizi ifade ettiğini belirtmek önemli.

Aksiyonlar

Elimizde en çok oylanan 3 madde kaldı. Bu maddeleri de sırayla tartışmaya açtım. Amacım tartışmalarının yanı sıra, ürettikleri çözüm önerilerini somut aksiyonlara çevirmekti. Grup tartışmasını da bu yönde yönlendirdim. Tartışma sonunda çıkan aksiyon maddelerini de duvara listeledim.

Burada kendime düştüğüm bir diğer not da timebox ile ilgili oldu. 40 dakika verdiğim tartışma bölümü, yaklaşık 20 dk uzadı. Bunun sebebini sorguladığımda ise, uzayan bazı tartışmalara yeteri kadar müdahale edemediğim sonucuna vardım. Takımlarla çalışmaya yeni başlamam ve onları az tanımamın buna yol açtığı çıkarımını yaptım. Bunu aşmak için de takımla daha çok beraber olup, toplantılarına daha sık katılma kararını kendimce aldım. Böylelikle takım için önemli ve tartışmalı konulara daha kolay hakim olabileceğimi düşünüyorum .

Agile Coach olarak Yemeksepeti’ndeki ilk izlenimlerim bu şekilde. Umarım atık Medium’da daha sık görüşeceğiz.

Sevgiler,

Eylül